Abacus

Abacus war eine von Investoren unterstützte SaaS-Plattform für das Echtzeit-Ausgabenmanagement, die sich an moderne Finanzteams richtete. Es ersetzte traditionelle monatliche Spesenberichte durch einen kontinuierlichen Workflow, bei dem Mitarbeiter jede Ausgabe sofort einreichten, anstatt am Ende des Monats große Berichte zu erstellen.

Benutzer erfassten Quittungen über das Web oder mobile Geräte, ordneten Kategorien, Projekte und Kostenstellen zu und verbanden Unternehmens- oder Privatkarten. Das System wendete Regeln und vergangenes Verhalten an, um Ausgaben automatisch zu kategorisieren, sie mit den Unternehmensrichtlinien abzugleichen und jedes Element an den richtigen Genehmiger weiterzuleiten. Dies reduzierte manuelle Arbeiten, verkürzte Rückerstattungsverzögerungen und gab der Finanzabteilung einen aktuellen, präzisen Überblick über die Unternehmensausgaben.

Für Controller und CFOs automatisierte Abacus Rückerstattungsabläufe, die Abstimmung von Unternehmenskarten und Exporte in Buchhaltungswerkzeuge wie QuickBooks und NetSuite. Dashboards und benutzerdefinierte Berichte halfen dabei, den Verbrauch, Budgets und Teamtrends nahezu in Echtzeit zu verfolgen. Die Plattform bediente in erster Linie schnell wachsende Startups und mittelständische Unternehmen, die mit Tabellenkalkulationen überfordert waren, aber die herkömmlichen Reise- und Spesenlösungen als zu langsam, starr oder mühsam für den täglichen Gebrauch empfanden. Abacus positionierte sich als eine intelligentere, flexiblere Schicht über bestehenden Finanzsystemen, wobei die Einhaltung von Richtlinien standardmäßig betont, die benutzerfreundliche UX und wirklich zeitnahe Daten anstelle von nachträglichen Berichten hervorgehoben wurden. Es wurde zu einem Referenzpunkt für moderne Ausgabenwerkzeuge.