Bill.com – Geschäftszahlungen einfach automatisieren

Was ist Bill.com und wie funktioniert es?

Bill.com ist eine cloudbasierte Plattform für Finanzprozesse, die kleinen und mittelständischen Unternehmen hilft, ihre Kreditorenbuchhaltung (AP), Debitorenbuchhaltung (AR) und Ausgabenverwaltung zu automatisieren. Sie ersetzt manuelle Abläufe, Papierdokumente und Banküberweisungen durch einen zentralen Workflow, in dem Rechnungen, Zahlungen und Freigaben digital abgewickelt werden.

Die Plattform ist direkt mit führenden Buchhaltungssystemen wie QuickBooks, Xero, NetSuite und Sage Intacct verbunden und sorgt für eine automatische bidirektionale Synchronisierung. Bill.com verfügt außerdem über ein großes Netzwerk von Lieferanten, das elektronische Zahlungen per ACH, Kreditkarte, virtueller Karte oder Scheck ermöglicht.

Der Hauptvorteil liegt in der Transparenz und Kontrolle – jeder Schritt im Zahlungsprozess wird dokumentiert, nachverfolgt und ist revisionssicher. Damit eignet sich Bill.com besonders für wachsende Unternehmen, die ihre Buchhaltungsabläufe effizienter gestalten und ihren Cashflow besser steuern möchten.

Welche Hauptfunktionen bietet Bill.com?

• Automatisierte Kreditorenbuchhaltung (AP)
  Rechnungen können per E-Mail weitergeleitet oder hochgeladen werden. Bill.com extrahiert die Daten automatisch, leitet sie zur Genehmigung weiter und führt Zahlungen per ACH, Scheck oder internationale Überweisung durch – mit vollständiger Audit-Historie.

• Debitorenbuchhaltung (AR)
  Unternehmen erstellen und versenden gebrandete Rechnungen, akzeptieren Online-Zahlungen, versenden automatische Zahlungserinnerungen und gleichen Zahlungseingänge ab. Alle Daten werden in Echtzeit mit der Buchhaltung synchronisiert.

• Ausgaben- und Kostenkontrolle
  Virtuelle oder physische Firmenkarten können ausgegeben, Budgets und Limits festgelegt und Ausgaben pro Mitarbeiter oder Abteilung überwacht werden. Automatisierte Reports sorgen für klare Übersicht.

• Nahtlose Integrationen
  Direkte Anbindung an QuickBooks, Xero, NetSuite und andere ERP-Systeme. CSV-Importe und API-Schnittstellen bieten Flexibilität für individuelle Unternehmensprozesse.

• Cashflow-Transparenz
  Ein Dashboard zeigt alle offenen und bezahlten Rechnungen sowie Zahlungseingänge in Echtzeit an, um die Liquiditätsplanung zu verbessern. Prognosen helfen, Zahlungen optimal zu terminieren.

• Multi-Entity-Management und Benutzerrechte
  Ideal für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Tochtergesellschaften. Rollen und Berechtigungen lassen sich detailliert steuern, um Sicherheit und Kontrolle zu gewährleisten.

In welchen Anwendungsfällen wird Bill.com eingesetzt?

• Wachsende kleine und mittlere Unternehmen
  Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, Reduzierung manueller Arbeit und einheitliche Genehmigungsprozesse.

• Buchhaltungs- und Steuerkanzleien
  Verwaltung mehrerer Mandanten über ein Dashboard mit automatischer Synchronisierung der Buchhaltungsdaten.

• Dienstleistungsunternehmen und Agenturen
  Schnelle Abwicklung von Zahlungen an Freelancer, Lieferanten oder Subunternehmer – inklusive automatischer Abrechnung und Ausgabenkontrolle.

• Unternehmen mit mehreren Standorten
  Einheitliche Finanzverwaltung mit dezentralen Freigaben und zentraler Kontrolle.

• Non-Profit-Organisationen und Förderprojekte
  Transparente Nachverfolgung von Ausgaben, automatisierte Genehmigungen und genaue Budgetzuordnung.

Welche Vorteile bietet Bill.com?

• Weniger manuelle Arbeit
  Durch Automatisierung von Dateneingaben, Genehmigungen und Zahlungen wird der Zeitaufwand um bis zu 70 % reduziert.

• Höhere Genauigkeit und weniger Fehler
  Automatische Datenerkennung und intelligente Zuordnung verringern Eingabefehler und stellen korrekte Buchungen sicher.

• Verbesserte Liquiditätssteuerung
  Aktuelle Daten zu fälligen Rechnungen, Zahlungen und offenen Posten unterstützen präzise Cashflow-Prognosen.

• Stärkere Kontrolle und Compliance
  Revisionssichere Protokolle, Genehmigungshierarchien und Benutzerrechte sorgen für klare Verantwortlichkeiten und Sicherheit.

• Bessere Beziehungen zu Kunden und Lieferanten
  Schnellere Zahlungen und flexible Zahlungsmethoden fördern Vertrauen und Kooperation.

• Skalierbarkeit für Wachstum
  Bill.com wächst mit dem Unternehmen – von Startups bis zu Konzernen mit mehreren Einheiten.

Wie erleben Nutzer Bill.com im Alltag?

Die Bedienoberfläche ist übersichtlich und intuitiv. Rechnungen können per E-Mail weitergeleitet oder hochgeladen werden, das System liest die Daten automatisch aus. Genehmiger erhalten Benachrichtigungen und können Rechnungen mit wenigen Klicks freigeben.

Im Debitorenprozess werden Rechnungen aus Vorlagen erstellt, digital verschickt und der Zahlungsstatus in Echtzeit verfolgt. Alle Transaktionen werden automatisch mit der Buchhaltung synchronisiert.

Das Dashboard bietet eine klare Übersicht über alle Zahlungen, offenen Posten und Freigaben – ideal für Buchhalter und Finanzleiter, die jederzeit Transparenz benötigen.

Die mobile App ermöglicht schnelle Genehmigungen und Zahlungen unterwegs. Nach einer kurzen Einarbeitungszeit berichten die meisten Anwender von deutlich höherer Effizienz und weniger Fehlern.