Zautomatyzowana faktura do gotówki dla należności.

Do czego służy Invoiced?

Invoiced to platforma chmurowa dla zespołów zajmujących się należnościami, które chcą zautomatyzować proces fakturowania i ściągania należności zamiast ręcznego ścigania. Skupia się na pełnym cyklu należności: generowaniu i dostarczaniu faktur, zbieraniu płatności, prowadzeniu spójnych sekwencji przypomnień dotyczących zaległych sald oraz utrzymywaniu widocznego statusu płatności i aktywności klientów w jednym miejscu. Cel jest prosty: szybciej otrzymywać płatności przy mniejszym nakładzie pracy ludzkiej poświęconej na przypomnienia, uzgadnianie płatności i naprawianie błędów, które można uniknąć.

To rozwiązanie pasuje do firm B2B, w których faktury są częste, warunki płatności różnią się w zależności od klienta, a przepływy pieniężne zależą od zdyscyplinowanych działań windykacyjnych. Jest również istotne, gdy organizacja ma już system ERP/księgowości, ale potrzebuje silniejszej warstwy A/R do procesów windykacyjnych, doświadczenia płatności klientów i jaśniejszego raportowania należności.

Jakie kluczowe funkcje zawiera Invoiced?

• Automatyzacja procesu fakturowania i ściągania należności od początku do końca: Umożliwia ustawienie powtarzalnych procesów dla tworzenia faktur, dostarczania, pozyskiwania płatności i monitorowania, aby proces działał spójnie na dużą skalę.

• Zautomatyzowane ściąganie należności i przypomnienia: Twórz harmonogramy ściągania (czasy, ton, eskalacje), które uruchamiają się automatycznie na podstawie terminów płatności, zasad dotyczących przeterminowania i logiki specyficznej dla klientów.

• Portal płatności samoobsługowych dla klientów: Daj klientom markowane miejsce do przeglądania faktur, dokonywania płatności online, włączania AutoPay, pobierania paragonów i wyciągów oraz zarządzania niektórymi szczegółami konta.

• Umożliwienie płatności z myślą o szybszym zakończeniu transakcji: Zmniejsz opór, ułatwiając dostęp do opcji płatności bezpośrednio z faktur i portalu, co poprawia terminowość płatności.

• Wsparcie w zakresie aplikacji płatności i uzgadniania: Zminimalizuj problem „skąd pochodziły te pieniądze?” poprzez dopasowanie płatności do faktur i redukcję ręcznego dopasowywania pracy.

• Raportowanie i prognozowanie ściągania należności: Śledź wyniki należności i przewidywany czas ściągania, co pomaga zespołom finansowym planować z większą pewnością.

• Integracje z systemami księgowymi/ERP: Synchronizuj faktury, płatności i dane klientów z popularnymi środowiskami księgowymi i ERP, aby uniknąć podwójnego wprowadzania danych i utrzymać zgodność systemów.

• API i rozszerzalność: Obsługuj niestandardowe procesy robocze i integracje, gdy biznes potrzebuje czegoś więcej niż standardowe złącza.

Jakie przypadki użycia najlepiej pasują do Invoiced?

• Fakturowanie B2B o dużej objętości: Gdy ręczne wysyłanie faktur i śledzenie statusów już sprawia ból, a opóźnione płatności zaczynają wydawać się „normalne”.

• Windykacje zależne od indywidualnych bohaterów: Gdy przypomnienia i follow-upy znajdują się w skrzynce odbiorczej kogoś i wyniki różnią się w zależności od tego, kto jest na zmianie.

• Zespoły próbujące obniżyć DSO bez zatrudniania nowych pracowników: Gdy firma chce szybszego ściągania należności, ale nie chce zwiększać liczby pracowników tylko po to, aby wysyłać więcej e-maili.

• Organizacje opierające się na systemach ERP potrzebujące silniejszej warstwy A/R: Gdy system księgowy/ERP jest systemem rejestrującym, ale automatyzacja windykacji i doświadczenie płatności klientów są słabe.

• Scenariusze związane z subskrypcją lub cyklicznym fakturowaniem: Gdy spójne fakturowanie i opcje AutoPay zmniejszają opóźnienia w płatnościach oraz ciągłe wymiany informacji.

• Liderzy finansowi, którzy potrzebują widoczności, a nie opowieści: Gdy prognozowanie i raportowanie muszą odzwierciedlać rzeczywistość (co jest należne, co jest opóźnione, co prawdopodobnie zostanie zapłacone wkrótce), a nie zgadywanie.

Jakie korzyści mogą oczekiwać zespoły od Invoiced?

Główna korzyść to prędkość i spójność. Automatyzacja fakturowania i ściągania należności zmniejsza czas stracony na ręczne przypomnienia i pomaga w działaniu windykacji jak system zamiast chaotycznego procesu. Zwykle przekłada się to na poprawę terminowości płatności, mniej zaległych sald i czystszy widok na stan należności.

Poprawia to również higienę operacyjną: mniej śledzonych arkuszy kalkulacyjnych, mniej pytań „kto ostatnio kontaktował się z tym klientem?”, mniej błędów uzgadniających i mniej przełączania kontekstu pomiędzy narzędziami. Gdy integracje są dobrze wykorzystywane, dane pozostają zgodne w systemach finansowych, co zmniejsza ukryty koszt powielonego wysiłku i niespójnych zapisów.

Jakie jest codzienne doświadczenie użytkownika w Invoiced?

Codzienna praca staje się oparta na wyjątkach. Zamiast ręcznie przesuwać każdą fakturę i przypomnienie, zespół konfiguruje procesy robocze raz, monitoruje ich wykonanie i skupia uwagę tam, gdzie jest to istotne: spory, konta wysokiego ryzyka, zerwane wzorce płatności lub duże zaległe salda.

Klienci również otrzymują nowocześniejsze doświadczenie. Portal samoobsługowy zmniejsza wymianę e-maili, pozwalając im przeglądać faktury, płacić natychmiast, ustawiać AutoPay oraz pobierać paragony i wyciągi, kiedy ich potrzebują. Dla zespołu finansowego oznacza to mniej powtarzających się próśb i bardziej zorganizowany, przewidywalny proces należności.