Rechnungserstellung für die Automatisierung von Rechnung zu Zahlung für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Wofür wird Invoiced verwendet?

Invoiced ist eine Cloud-Plattform für Debitorenteams, die eine Automatisierung vom Rechnungsversand bis zum Zahlungseingang anstelle von manuellem Nachverfolgen wünschen. Es konzentriert sich auf den gesamten Lebenszyklus der Forderungen: Erstellung und Versand von Rechnungen, Zahlungseingang, Durchführung konsistenter Nachverfolgungssequenzen für überfällige Beträge und Sichtbarkeit des Zahlungsstatus sowie der Kundenaktivitäten an einem Ort. Das Ziel ist einfach: schneller bezahlt werden und weniger menschliche Arbeitsstunden für Erinnerungen, Abstimmung von Zahlungen und die Behebung vermeidbarer Fehler aufwenden.

Es eignet sich für B2B-Unternehmen, bei denen Rechnungen häufig sind, die Zahlungsbedingungen je nach Kunde variieren und der Cashflow von disziplinierten Inkassoverfahren abhängt. Es ist auch relevant, wenn eine Organisation bereits ein ERP-/Buchhaltungssystem hat, aber eine stärkere Debitorenmanagement-Schicht für Inkassoworkflows, das Zahlungserlebnis der Kunden und klarere Forderungsberichte benötigt.

Welche Hauptmerkmale umfasst Invoiced?

• End-to-End-Automatisierung des Rechnungs-zu-Zahlung Workflows: Richten Sie wiederholbare Workflows für die Erstellung, den Versand, die Erfassung von Zahlungen und das Tracking ein, damit der Prozess konsistent und skalierbar läuft.

• Automatisierte Inkasso- und Mahnprozesse: Erstellen Sie Inkassocadenz (Zeitpunkt, Ton, Eskalation), die automatisch basierend auf Fälligkeitsdaten, Altersregeln und kundenspezifischer Logik ausgelöst werden.

• Selbstbedienungs-Zahlungsportal für Kunden: Geben Sie den Kunden einen markenspezifischen Ort, um Rechnungen einzusehen, online zu bezahlen, AutoPay zu aktivieren, Belege und Kontoauszüge herunterzuladen und bestimmte Kontodetails zu verwalten.

• Zahlungsermöglichung für schnellere Abwicklung: Reduzieren Sie Reibungsverluste, indem Sie Zahlungsoptionen direkt aus Rechnungen und dem Portal leicht zugänglich machen, um das pünktliche Zahlungsverhalten zu verbessern.

• Unterstützung bei der Zuordnung von Zahlungen und Abstimmungen: Minimieren Sie das Problem „Woher kommt dieses Geld?“, indem Sie Zahlungen mit Rechnungen abgleichen und manuelle Zuordnungsarbeiten reduzieren.

• Berichterstattung und Prognose von Zahlungseingängen: Verfolgen Sie die Leistung der Forderungen und den erwarteten Zeitrahmen für Zahlungen, wodurch Finanzteams mit mehr Vertrauen planen können.

• Buchhaltungs-/ERP-Integrationen: Synchronisieren Sie Rechnungen, Zahlungen und Kundendaten mit beliebten Buchhaltungs- und ERP-Umgebungen, um doppelte Eingaben zu vermeiden und die Systeme aufeinander abzustimmen.

• API und Erweiterbarkeit: Unterstützen Sie benutzerdefinierte Workflows und Integrationen, wenn das Unternehmen etwas über die Standardverbindungen hinaus benötigt.

Welche Anwendungsfälle passen am besten zu Invoiced?

• Hochvolumige B2B-Rechnungsstellung: Wenn das manuelle Versenden von Rechnungen und das Verfolgen von Status bereits schmerzhaft ist und verspätete Zahlungen „normal“ zu werden scheinen.

• Inkasso, das von individuellen Heldentaten abhängt: Wenn Erinnerungen und Nachverfolgungen im Posteingang von jemandem leben und die Ergebnisse je nach Schicht variieren.

• Teams, die DSO senken möchten, ohne einzustellen: Wenn das Unternehmen eine schnellere Cash-Einziehung wünscht, aber die Mitarbeiterzahl nicht nur erhöhen möchte, um mehr E-Mails zu senden.

• ERP-first-Organisationen, die eine stärkere Debitorenmanagement-Schicht benötigen: Wenn das Buchhaltungs-/ERP-System das System der Aufzeichnung ist, aber die Automatisierung des Inkassos und das Zahlungserlebnis der Kunden schwach sind.

• Abonnement- oder wiederkehrende Rechnungsstellungsszenarien: Wenn konsistente Rechnungsstellung und AutoPay-Optionen Zahlungsausfälle und ständiges Hin und Her reduzieren.

• Finanzleiter, die Sichtbarkeit, nicht Geschichten benötigen: Wenn Prognosen und Berichterstattung die Realität widerspiegeln müssen (was fällig ist, was überfällig ist, was wahrscheinlich bald bezahlt wird), nicht Schätzungen.

Welche Vorteile können Teams von Invoiced erwarten?

Der Hauptvorteil ist Geschwindigkeit und Konsistenz. Die Automatisierung vom Rechnungsversand bis zum Zahlungseingang reduziert die Zeit, die für manuelle Nachverfolgungen verloren geht, und hilft, das Inkasso wie ein System und nicht wie ein Durcheinander ablaufen zu lassen. Das führt normalerweise zu verbesserten pünktlichen Zahlungen, weniger überfälligen Beträgen und einer klareren Sicht auf die Gesundheit der Forderungen.

Es verbessert auch die operative Hygiene: weniger Tabellen-Tracker, weniger Fragen wie „Wer hat diesen Kunden zuletzt kontaktiert?“, weniger Abstimmungsfehler und weniger Kontextwechsel zwischen den Tools. Wenn Integrationen gut genutzt werden, bleibt die Datenlage in den Finanzsystemen ausgerichtet, was die versteckten Kosten von doppelter Arbeit und falsch synchronisierten Aufzeichnungen reduziert.

Wie ist die tägliche Benutzererfahrung in Invoiced?

Die tägliche Arbeit wird ausnahmeorientiert. Anstatt jede Rechnung und Nachverfolgung manuell zu bearbeiten, konfiguriert das Team die Workflows einmal, überwacht die Ausführung und konzentriert die Aufmerksamkeit dort, wo es wichtig ist: Streitigkeiten, risikobehaftete Konten, gebrochene Zahlungstrends oder große überfällige Beträge.

Kunden erhalten ebenfalls eine modernere Erfahrung. Ein Selbstbedienungsportal reduziert den E-Mail-Verkehr, indem es ihnen ermöglicht, Rechnungen einzusehen, sofort zu bezahlen, AutoPay einzurichten und Belege sowie Kontoauszüge nach Bedarf abzurufen. Für das Finanzteam bedeutet das weniger wiederholte Anfragen und einen strafferen, vorhersehbareren Debitorenprozess.