Автоматизація обробки рахунків-фактур для дебіторської заборгованості.

Для чого використовується Invoiced?

Invoiced - це хмарна платформа для команд з обліку дебіторської заборгованості, які хочуть автоматизації процесу виставлення рахунків, а не ручного переслідування платежів. Вона зосереджується на повному життєвому циклі дебіторської заборгованості: генерування та доставка рахунків, збір платежів, проведення послідовних нагадувань про прострочені залишки та підтримка видимості статусу платежів і активності клієнтів в одному місці. Мета проста: отримати оплату швидше, витрачаючи менше людських годин на нагадування, погодження платежів та виправлення помилок, яких можна уникнути.

Це підходить для B2B-бізнесів, де рахунки виставляються часто, умови оплати варіюються в залежності від клієнта, а грошовий потік залежить від дисциплінованих зборів. Це також актуально, коли організація вже має систему ERP/обліку, але потребує більш потужного шару A/R для процесів збору, досвіду оплати клієнтів і більш чіткої звітності по дебіторській заборгованості.

Які ключові функції включає Invoiced?

• Автоматизація workflow виставлення рахунків від початку до кінця: Налаштуйте повторювані процеси для створення рахунків, доставки, збору платежів та відстеження, щоб процес працював послідовно в масштабах.

• Автоматизовані збори та дунінг: Створюйте каденції збору (терміни, тон, ескалація), які автоматично спрацьовують на основі термінів платежу, правил старіння та логіки, специфічної для клієнта.

• Портал самообслуговування для оплати клієнтами: Надайте клієнтам брендовий простір для перегляду рахунків, оплати онлайн, активації AutoPay, завантаження квитанцій та звітів, а також управління певними деталями рахунків.

• Підтримка платежів, розроблена для швидшого виконання: Зменшіть тертя, зробивши варіанти оплати легкодоступними безпосередньо з рахунків та порталу, покращуючи своєчасну поведінку при оплаті.

• Підтримка застосування готівки та погодження: Мінімізуйте проблему «звідки ці гроші?» шляхом прив’язування платежів до рахунків та зменшення ручної роботи зі зіставлення.

• Звітність та прогнозування зборів готівки: Відстежуйте показники дебіторської заборгованості та очікуваний термін зборів, допомагаючи фінансовим командам планувати з більшою впевненістю.

• Інтеграції з обліковими системами/ERP: Синхронізуйте рахунки, платежі та дані клієнтів з популярними обліковими та ERP-системами, щоб уникнути подвійного введення та підтримувати системи на одній хвилі.

• API та розширюваність: Підтримуйте кастомні робочі процеси та інтеграції, коли бізнес потребує чогось, що виходить за межі стандартних з'єднувачів.

Які сценарії використання найкраще підходять для Invoiced?

• Виставлення рахунків B2B у великих обсягах: Коли вручну надсилати рахунки та відстежувати статуси вже боляче, а запізнілі платежі починають здаватися «нормальними».

• Збори, що залежать від індивідуальних героїв: Коли нагадування та подальші дії перебувають у комусь в поштовій скриньці, а результати варіюються залежно від того, хто на чергуванні.

• Команди, які намагаються знизити DSO без найму: Коли компанія хоче швидшого збору готівки, але не хоче збільшувати чисельність персоналу лише для того, щоб надсилати більше електронних листів.

• Організації з пріоритетом ERP, яким потрібен більш потужний шар A/R: Коли система обліку/ERP - це система обліку, але автоматизація зборів та досвід оплати клієнтів слабкі.

• Сценарії підписки або повторного виставлення рахунків: Коли постійна виставлення рахунків та опції AutoPay зменшують затримки платежів на кшталт відтоку та постійний обмін повідомленнями.

• Фінансові лідери, яким потрібна видимість, а не історії: Коли прогнозування та звітність повинні відображати реальність (що підлягає оплаті, що запізнилося, що, ймовірно, буде оплачено найближчим часом), а не припущення.

Які переваги можуть очікувати команди від Invoiced?

Головна вигода - це швидкість та стабільність. Автоматизація процесу виставлення рахунків зменшує час, витрачений на ручні нагадування, і допомагає роботі зборів відбуватися як система, а не як плутанина. Це зазвичай перетворюється на покращені своєчасні платежі, меншу кількість прострочених залишків та більш чітке уявлення про стан дебіторської заборгованості.

Це також покращує оперативну гігієну: менше трекерів у електронних таблицях, менше питань «хто востаннє контактував з цим клієнтом?», менше помилок при погодженні та менше переключення контексту між інструментами. Коли інтеграції використовуються правильно, дані залишаються узгодженими в фінансових системах, зменшуючи приховані витрати на дублювання зусиль та невірно синхронізовані записи.

Який день у житті користувача Invoiced?

Щоденна робота стає орієнтованою на винятки. Замість того, щоб вручну пересувати кожен рахунок і нагадування, команда налаштовує робочі процеси один раз, контролює виконання та зосереджує увагу там, де це важливо: спори, високоризиковані рахунки, порушені моделі платежів або великі прострочені залишки.

Клієнти також отримують більш сучасний досвід. Портал самообслуговування зменшує обмін електронними листами, дозволяючи їм переглядати рахунки, платити негайно, налаштовувати AutoPay та отримувати квитанції та звіти, коли вони їм потрібні. Для фінансової команди це означає менше повторюваних запитів і більш стиснутий, більш передбачуваний процес дебіторської заборгованості.