أتمتة الفواتير من الفاتورة إلى النقد للحسابات المستحقة للدفع

ما هو استخدام Invoiced؟

Invoiced هي منصة سحابية لفرق الحسابات المستحقة التي ترغب في أتمتة عملية الفواتير إلى النقد بدلاً من المطاردة اليدوية. تركز على دورة حياة المستحقات الكاملة: إنشاء وتسليم الفواتير، جمع المدفوعات، تنفيذ تسلسل متابعة منتظم للأرصدة المتأخرة، والحفاظ على حالة الدفع ونشاط العملاء مرئيين في مكان واحد. الهدف بسيط: الحصول على المدفوعات بشكل أسرع مع تقليل الساعات البشرية المستهلكة في التذكيرات، وتسوية المدفوعات، وإصلاح الأخطاء القابلة للتجنب.

إنها تناسب الأعمال التجارية B2B حيث الفواتير متكررة، وشروط الدفع تختلف من عميل لآخر، وتدفق النقد يعتمد على جمعيات منضبطة. كما أنها ذات صلة عندما تكون لدى المؤسسة بالفعل نظام ERP/محاسبة ولكنها تحتاج إلى طبقة A/R أقوى لعمليات التحصيل، وتجربة دفع العملاء، وتقرير مستحقات أوضح.

ما هي الميزات الرئيسية التي تتضمنها Invoiced؟

• أتمتة سير العمل من الفاتورة إلى النقد من البداية إلى النهاية: إعداد سير العمل القابل للتكرار لإنشاء الفواتير، التسليم، التقاط المدفوعات، والتتبع بحيث تعمل العملية بشكل متسق على نطاق واسع.

• التحصيلات الآلية والتنبيهات: إنشاء تتابعات التحصيل (التوقيت، النغمة، التصعيد) التي يتم تفعيلها تلقائيًا بناءً على تواريخ الاستحقاق، وقواعد الشيخوخة، والمنطق الخاص بالعميل.

• بوابة دفع العملاء ذات الخدمة الذاتية: منح العملاء مكانًا يحمل علامة تجارية للاطلاع على الفواتير، والدفع عبر الإنترنت، وتمكين AutoPay، وتنزيل الإيصالات والبيانات، وإدارة تفاصيل الحساب المحددة.

• تمكين الدفع المصمم لإنجاز أسرع: تقليل الاحتكاك من خلال جعل خيارات الدفع سهلة الوصول مباشرة من الفواتير والبوابة، مما يحسن سلوك الدفع في الوقت المحدد.

• دعم تطبيق النقد والتسوية: تقليل مشكلة "من أين جاءت هذه الأموال؟" من خلال محاذاة المدفوعات مع الفواتير وتقليل العمل اليدوي في المطابقة.

• التقارير وتوقعات جمع النقد: تتبع أداء المستحقات وتوقيت التحصيل المتوقع، مما يساعد الفرق المالية على التخطيط بثقة أكبر.

• تكاملات المحاسبة/ERP: مزامنة الفواتير والمدفوعات وبيانات العملاء مع البيئات المحاسبية وERP الشائعة لتجنب الإدخال المزدوج والحفاظ على توافق الأنظمة.

• API وقابلية التوسع: دعم سير العمل والتكاملات المخصصة عندما يحتاج العمل إلى شيء يتجاوز الموصلات القياسية.

ما هي حالات الاستخدام التي تناسب Invoiced بشكل أفضل؟

• فواتير B2B عالية الحجم: عندما يكون إرسال الفواتير وتتبع الحالات يدويًا مؤلمًا بالفعل، وتبدأ المدفوعات المتأخرة في الشعور بأنها "طبيعية".

• التحصيلات التي تعتمد على بطولات فردية: عندما تعيش التذكيرات والمتابعات في صندوق بريد شخص ما وتختلف النتائج اعتمادًا على من هو في النوبة.

• الفرق التي تحاول تقليل DSO دون توظيف: عندما ترغب الشركة في جمع النقد بشكل أسرع ولكنها لا تريد زيادة عدد الموظفين لمجرد إرسال المزيد من الرسائل الإلكترونية.

• المنظمات التي تفضل ERP وتحتاج إلى طبقة A/R أقوى: عندما يكون نظام المحاسبة/ERP هو نظام السجل، ولكن تكون أتمتة التحصيل وتجربة دفع العملاء ضعيفة.

• سيناريوهات الفوترة المتكررة أو الاشتراكات: عندما تقلل الفوترة المتسقة وخيارات AutoPay من تأخيرات الدفع التي تشبه الفوضى والتردد المستمر.

• قادة المالية الذين يحتاجون إلى رؤية، وليس قصص: عندما يجب أن تعكس التوقعات والتقارير الواقع (ما هو مستحق، ما هو متأخر، ما هو المحتمل أن يتم دفعه قريبًا)، وليس التخمين.

ما هي الفوائد التي يمكن أن تتوقعها الفرق من Invoiced؟

العائد الرئيسي هو السرعة والاتساق. أتمتة الفواتير إلى النقد تقلل من الوقت الضائع في المتابعات اليدوية وتساعد التحصيلات على العمل كنظام بدلاً من الفوضى. عادة ما يترجم ذلك إلى تحسين المدفوعات في الوقت المحدد، وتقليل الأرصدة المتأخرة، ورؤية أوضح لصحة المستحقات.

كما أنها تحسن من النظافة التشغيلية: تقليل تتبع جداول البيانات، وتقليل الأسئلة حول "من اتصل بهذا العميل آخر مرة؟"، وتقليل أخطاء التسوية، وتقليل التحويل بين الأدوات. عندما يتم استخدام التكاملات بشكل جيد، تبقى البيانات متوافقة عبر أنظمة المالية، مما يقلل من التكلفة المخفية للجهد المكرر والسجلات غير المتزامنة.

ما هي تجربة المستخدم اليومية في Invoiced؟

تتحول الأعمال اليومية إلى مدفوعة بالاستثناءات. بدلاً من دفع كل فاتورة ومتابعة يدويًا، يقوم الفريق بتكوين سير العمل مرة واحدة، ويراقب التنفيذ، ويركز الانتباه حيث يكون مهمًا: النزاعات، الحسابات عالية المخاطر، أنماط الدفع المكسورة، أو الأرصدة المتأخرة الكبيرة.

يحصل العملاء أيضًا على تجربة أكثر حداثة. تقلل بوابة الخدمة الذاتية من تبادل الرسائل الإلكترونية عن طريق السماح لهم بالاطلاع على الفواتير والدفع على الفور وإعداد AutoPay وسحب الإيصالات والبيانات عندما يحتاجون إليها. بالنسبة لفريق المالية، يعني ذلك تقليل الطلبات المتكررة وعملية حسابات مستحقة أكثر تماسكًا وتوقعًا.

ابدأ تجربتك المجانية