VeriClock – Tracciamento del Tempo dei Dipendenti e Gestione della Forza Lavoro

Che cos'è VeriClock e come funziona?

VeriClock è una piattaforma basata sul cloud per il tracciamento del tempo dei dipendenti e la gestione della forza lavoro per le aziende che gestiscono personale orario, lavoratori mobili e team in diverse sedi. Riunisce la registrazione delle ore, la programmazione dei dipendenti, la verifica della posizione, il tempo di permesso retribuito e la reportistica per la preparazione della busta paga.

I dipendenti registrano le loro ore di lavoro tramite un browser web, un'app mobile o canali telefonici supportati. Le registrazioni del tempo possono includere il lavoro pertinente, il servizio, note e informazioni GPS. I manager esaminano l'attività registrata, correggono le eccezioni, approvano le ore e preparano i dati per i sistemi contabili o di busta paga.

La piattaforma è adatta a organizzazioni che necessitano di collegare i registri di presenza con lavori e siti specifici. Un appaltatore, ad esempio, può assegnare lavoratori a un sito, controllare la presenza registrata e raggruppare le ore di lavoro per il costo del lavoro. VeriClock fornisce i registri e le integrazioni a supporto della preparazione della busta paga; non elabora direttamente le buste paga.

Quali sono le caratteristiche principali di VeriClock?

• Cattura flessibile del tempo dei dipendenti: Il personale può registrare l'entrata e l'uscita utilizzando app iOS e Android, un browser o opzioni SMS e IVR telefonico supportate. La modalità chiosco su dispositivo condiviso supporta la registrazione centralizzata della presenza. I manager possono rivedere gli eventi di tempo, suddividere i turni, monitorare le pause e mantenere un registro delle modifiche e delle approvazioni.
• Verifica GPS e geofencing: Le aziende possono catturare le posizioni al momento dell'entrata e dell'uscita, definire i confini del cantiere e configurare avvisi o restrizioni. Il tracciamento GPS continuo opzionale registra i movimenti durante i turni attivi e si arresta quando i dipendenti escono. I requisiti di posizione possono essere configurati globalmente o per singoli dipendenti.
• Programmazione dei dipendenti: I manager possono creare turni, utilizzare modelli, configurare programmi ricorrenti e visualizzare le assegnazioni per dipendente o lavoro. Gli avvisi di conflitto aiutano a identificare i turni sovrapposti. Promemoria e avvisi di assenza supportano il follow-up della presenza, mentre la registrazione dell'entrata da un turno programmato può precompilare le informazioni sul lavoro.
• Richieste di PTO e accumuli: I dipendenti possono richiedere tempo libero e visualizzare i saldi tramite accesso web o mobile. Gli amministratori possono definire categorie di permesso retribuito o non retribuito, regole di accumulo, limiti di carryover e procedure di approvazione. Le assenze approvate possono apparire nei programmi per aiutare i manager a valutare la copertura.
• Calcolo dei costi di lavoro e preparazione della busta paga: Il tempo registrato può essere organizzato per dipendente, gruppo, lavoro o servizio. Le regole di straordinario configurabili e i report esportabili supportano la revisione della busta paga. Le integrazioni includono QuickBooks Online, QuickBooks Desktop e prodotti contabili Sage, consentendo ai dati di tempo approvati di trasferirsi nei flussi di lavoro finanziari consolidati.

Come possono le aziende utilizzare VeriClock?

• Appaltatori edili e commerciali: Assegnare squadre a cantieri, associare ore a progetti e rivedere le informazioni sulla posizione prima di approvare il tempo. La reportistica a livello di lavoro supporta l'analisi dei costi della manodopera attraverso diversi contratti.
• Aziende di pulizia e manutenzione: Creare turni ricorrenti per le sedi dei clienti, notificare i lavoratori riguardo alle assegnazioni e indagare su registrazioni di entrata mancanti. I supervisori possono rivedere la presenza nei vari siti tramite un account centrale.
• Team di servizio mobile: Registrare il tempo per i lavori dei clienti, aggiungere note sulle attività e catturare informazioni sui chilometri. Il tracciamento opzionale dei turni fornisce ulteriore contesto quando i manager devono rivedere i movimenti legati al lavoro.
• Team di busta paga e amministrativi: Controllare le registrazioni del tempo, risolvere eccezioni, rivedere le approvazioni ed esportare report per la contabilità. I registri PTO e le categorie di pagamento configurate aiutano a organizzare le informazioni necessarie per ogni periodo di pagamento.

Quali vantaggi offre VeriClock?

VeriClock collega il lavoro programmato, la presenza registrata, le informazioni sul lavoro e la preparazione della busta paga all'interno di un unico sistema. Questo può ridurre l'inserimento ripetuto dei dati e rendere più facili le indagini sulle discrepanze. I manager possono rivedere i registri di supporto prima di approvare le ore, piuttosto che fare affidamento esclusivamente sui totali inviati.

I suoi controlli di posizione sono utili per forze lavoro distribuite, mentre i programmi configurabili e le politiche PTO supportano le decisioni di assunzione. Le aziende possono utilizzare telefoni, tablet e computer esistenti anziché acquistare hardware dedicato per il controllo del tempo.

Com'è l'esperienza utente di VeriClock?

Il flusso di lavoro documentato combina l'amministrazione basata su browser con accesso mobile per i dipendenti. I manager lavorano con dashboard, programmi, mappe e report; i lavoratori registrano il tempo, visualizzano le assegnazioni e richiedono permessi. Le impostazioni aziendali e dei dipendenti controllano il funzionamento di queste funzioni.

VeriClock offre assistenza per l'onboarding, una dimostrazione dal vivo e supporto tramite chat, telefono ed email. La configurazione iniziale prevede la definizione di dipendenti, lavori, autorizzazioni, regole temporali e eventuali collegamenti contabili richiesti.