VeriClock – Mitarbeiterzeiterfassung und Personalmanagement

Was ist VeriClock und wie funktioniert es?

VeriClock ist eine cloudbasierte Plattform zur Zeiterfassung und Personalverwaltung für Unternehmen, die stundenweise Angestellte, mobile Arbeiter und Teams an mehreren Standorten verwalten. Sie vereint Zeiterfassung, Mitarbeitereinsatzplanung, Standortverifikation, bezahlte Freizeit und Berichterstattung zur Vorbereitung der Gehaltsabrechnung.

Die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten über einen Webbrowser, eine mobile Anwendung oder unterstützte Telefonkanäle. Zeiteinträge können den relevanten Job, den Dienstleistungsgegenstand, Notizen und GPS-Informationen enthalten. Manager überprüfen die erfassten Aktivitäten, korrigieren Ausnahmen, genehmigen Stunden und bereiten Daten für Buchhaltungs- oder Gehaltsabrechnungssysteme vor.

Die Plattform eignet sich für Organisationen, die Anwesenheitsdaten mit spezifischen Jobs und Arbeitsstätten verknüpfen müssen. Ein Auftragnehmer kann beispielsweise Arbeiter einem Standort zuweisen, die erfasste Anwesenheit überprüfen und die Arbeitsstunden für die Kostenrechnung gruppieren. VeriClock liefert die Aufzeichnungen und Integrationen zur Unterstützung der Gehaltsabrechnung; es verarbeitet die Gehaltsabrechnung jedoch nicht selbst.

Was sind die Hauptmerkmale von VeriClock?

• Flexibles Erfassen der Arbeitszeit: Mitarbeiter können sich über iOS- und Android-Apps, einen Browser oder unterstützte SMS- und Telefon-IVR-Optionen ein- und ausstempeln. Der Kioskmodus für gemeinsam genutzte Geräte unterstützt die zentrale Erfassung der Anwesenheit. Manager können Zeitereignisse überprüfen, Schichten aufteilen, Pausen verfolgen und einen Audit-Trail von Änderungen und Genehmigungen aufbewahren.
• GPS-Verifikation und Geofencing: Unternehmen können Standorte beim Ein- und Ausstempeln erfassen, Arbeitsbereichsgrenzen definieren und Warnungen oder Einschränkungen konfigurieren. Die optionale kontinuierliche GPS-Verfolgung erfasst Bewegungen während aktiver Schichten und stoppt, wenn Mitarbeiter ausstempeln. Standortanforderungen können global oder für einzelne Mitarbeiter konfiguriert werden.
• Mitarbeitereinsatzplanung: Manager können Schichten erstellen, Vorlagen verwenden, wiederkehrende Zeitpläne konfigurieren und Zuweisungen nach Mitarbeiter oder Job einsehen. Konfliktwarnungen helfen, überlappende Schichten zu identifizieren. Erinnerungen und Meldungen über Nichterscheinen unterstützen die Nachverfolgung der Anwesenheit, während das Einstempeln von einer geplanten Schicht die Jobinformationen vorausfüllen kann.
• Urlaubsanträge und Ansprüche: Mitarbeiter können Urlaub anfordern und Salden über den Web- oder mobilen Zugang einsehen. Administratoren können bezahlte oder unbezahlte Kategorien, Ansprücheregeln, Übertragungsgrenzen und Genehmigungsverfahren definieren. Genehmigte Abwesenheiten können in Zeitplänen erscheinen, um Managern bei der Einschätzung der Abdeckung zu helfen.
• Jobkostenerfassung und Vorbereitung der Gehaltsabrechnung: Erfasste Zeiten können nach Mitarbeiter, Gruppe, Job oder Dienstleistungsgegenstand organisiert werden. Konfigurierbare Überstundenregeln und exportierbare Berichte unterstützen die Überprüfung der Gehaltsabrechnung. Integrationen umfassen QuickBooks Online, QuickBooks Desktop und Sage Buchhaltungsprodukte, die es ermöglichen, genehmigte Zeitdaten in etablierte Finanzabläufe zu übertragen.

Wie können Unternehmen VeriClock nutzen?

• Bau- und Handelsauftragnehmer: Weisen Sie Teams Jobs zu, verknüpfen Sie Stunden mit Projekten und überprüfen Sie Standortinformationen, bevor Sie die Zeit genehmigen. Die Berichterstattung auf Jobebene unterstützt die Analyse der Arbeitskosten über verschiedene Verträge hinweg.
• Reinigungs- und Wartungsunternehmen: Erstellen Sie wiederkehrende Schichten für Kundenstandorte, benachrichtigen Sie Arbeiter über Zuweisungen und untersuchen Sie fehlende Stempelungen. Aufsichtspersonen können die Anwesenheit an verschiedenen Standorten über ein zentrales Konto überprüfen.
• Mobile Serviceteams: Erfassen Sie Zeiten für Kundenjobs, fügen Sie Aktivitätsnotizen hinzu und dokumentieren Sie Kilometerinformationen. Die optionale Schichtverfolgung bietet zusätzlichen Kontext, wenn Manager arbeitsbezogene Bewegungen überprüfen müssen.
• Gehaltsabrechnungs- und Verwaltungsteams: Überprüfen Sie Zeiteinträge, lösen Sie Ausnahmen, überprüfen Sie Genehmigungen und exportieren Sie Berichte für die Buchhaltung. PTO-Aufzeichnungen und konfigurierte Zahlungsarten helfen, die Informationen für jeden Abrechnungszeitraum zu organisieren.

Welche Vorteile bietet VeriClock?

VeriClock verbindet geplante Arbeiten, erfasste Anwesenheit, Jobinformationen und die Vorbereitung der Gehaltsabrechnung in einem System. Dies kann wiederholte Dateneingaben reduzieren und Abweichungen leichter untersuchen. Manager können unterstützende Aufzeichnungen überprüfen, bevor sie Stunden genehmigen, anstatt sich ausschließlich auf die eingereichten Gesamtsummen zu verlassen.

Die Standortkontrollen sind nützlich für verteilte Belegschaften, während konfigurierbare Zeitpläne und PTO-Richtlinien die Personalentscheidungen unterstützen. Unternehmen können vorhandene Telefone, Tablets und Computer verwenden, anstatt spezielle Zeiterfassungsgeräte zu kaufen.

Wie ist die Benutzererfahrung mit VeriClock?

Der dokumentierte Arbeitsablauf kombiniert browserbasierte Verwaltung mit mobilem Zugang für Mitarbeiter. Manager arbeiten mit Dashboards, Zeitplänen, Karten und Berichten; Mitarbeiter erfassen Zeit, sehen Zuweisungen und beantragen Urlaub. Unternehmens- und Mitarbeitereinstellungen steuern, wie diese Funktionen arbeiten.

VeriClock bietet Unterstützung beim Onboarding, eine Live-Demonstration und Unterstützung per Chat, Telefon und E-Mail. Die erste Konfiguration umfasst die Definition von Mitarbeitern, Jobs, Berechtigungen, Zeitregeln und erforderlichen Buchhaltungsverbindungen.