VeriClock – Suivi du temps des employés et gestion de la main-d'œuvre

Qu'est-ce que VeriClock et comment ça fonctionne ?

VeriClock est une plateforme de suivi du temps des employés et de gestion de la main-d'œuvre basée sur le cloud pour les entreprises gérant du personnel horaire, des travailleurs mobiles et des équipes réparties sur plusieurs sites. Elle regroupe la gestion du temps, la planification des employés, la vérification de la localisation, les congés payés et les rapports pour la préparation des paies.

Les employés enregistrent leurs heures de travail via un navigateur web, une application mobile ou des canaux téléphoniques pris en charge. Les saisies de temps peuvent inclure le poste concerné, l'élément de service, des notes et des informations GPS. Les managers examinent l'activité enregistrée, corrigent les exceptions, approuvent les heures et préparent les données pour les systèmes de comptabilité ou de paie.

La plateforme convient aux organisations qui doivent relier les enregistrements de présence à des emplois et des chantiers spécifiques. Un entrepreneur, par exemple, peut assigner des travailleurs à un site, vérifier la présence enregistrée et regrouper les heures de travail pour le calcul des coûts des travaux. VeriClock fournit les enregistrements et les intégrations soutenant la préparation des paies ; elle ne traite pas la paie elle-même.

Quelles sont les principales caractéristiques de VeriClock ?

• Capture flexible du temps des employés : Le personnel peut pointer en entrant et sortant en utilisant des applications iOS et Android, un navigateur ou des options SMS et IVR téléphoniques prises en charge. Le mode kiosque sur appareil partagé prend en charge l'enregistrement centralisé des présences. Les managers peuvent examiner les événements de temps, diviser les quarts, suivre les pauses et conserver une trace des modifications et des approbations.
• Vérification GPS et géorepérage : Les entreprises peuvent capturer les emplacements lors des pointages d'entrée et de sortie, définir les limites des chantiers et configurer des avertissements ou des restrictions. Le suivi GPS continu optionnel enregistre les déplacements pendant les quarts actifs et s'arrête lorsque les employés pointent en dehors. Les exigences de localisation peuvent être configurées globalement ou pour des employés individuels.
• Planification des employés : Les managers peuvent créer des quarts, utiliser des modèles, configurer des horaires récurrents et visualiser les affectations par employé ou par emploi. Les avertissements de conflit aident à identifier les quarts qui se chevauchent. Les rappels et les alertes de non-présentation soutiennent le suivi de la présence, tandis que le pointage à partir d'un quart programmé peut préremplir les informations sur le poste.
• Demandes de congés et accumulations : Les employés peuvent demander des congés et consulter leurs soldes via un accès web ou mobile. Les administrateurs peuvent définir des catégories de congés payés ou non, des règles d'accumulation, des limites de report et des procédures d'approbation. Les absences approuvées peuvent apparaître dans les horaires pour aider les managers à évaluer la couverture.
• Calcul des coûts des travaux et préparation des paies : Le temps enregistré peut être organisé par employé, groupe, emploi ou élément de service. Les règles d'heures supplémentaires configurables et les rapports exportables soutiennent la révision des paies. Les intégrations incluent QuickBooks Online, QuickBooks Desktop et des produits de comptabilité Sage, permettant aux données de temps approuvées de s'intégrer dans des flux de travail financiers établis.

Comment les entreprises peuvent-elles utiliser VeriClock ?

• Entrepreneurs en construction et en commerce : Assigner des équipes à des chantiers, associer des heures à des projets et examiner les informations de localisation avant d'approuver le temps. Les rapports au niveau des emplois soutiennent l'analyse des coûts de main-d'œuvre à travers différents contrats.
• Entreprises de nettoyage et de maintenance : Créer des quarts récurrents pour les sites clients, notifier les travailleurs concernant les affectations et enquêter sur les pointages manquants. Les superviseurs peuvent examiner la présence à travers les sites via un compte central.
• Équipes de service mobile : Enregistrer le temps contre les emplois des clients, ajouter des notes d'activité et capturer les informations de kilométrage. Le suivi des quarts optionnel fournit un contexte supplémentaire lorsque les managers doivent examiner les déplacements liés au travail.
• Équipes de paie et administratives : Vérifier les saisies de temps, résoudre les exceptions, examiner les approbations et exporter des rapports pour la comptabilité. Les enregistrements de congés et les catégories de paiement configurées aident à organiser les informations nécessaires pour chaque période de paie.

Quels sont les avantages offerts par VeriClock ?

VeriClock relie le travail programmé, la présence enregistrée, les informations sur les emplois et la préparation des paies au sein d'un seul système. Cela peut réduire la saisie de données répétées et faciliter l'enquête sur les divergences. Les managers peuvent examiner les dossiers de soutien avant d'approuver les heures plutôt que de se fier uniquement aux totaux soumis.

Ses contrôles de localisation sont utiles pour les main-d'œuvre distribuées, tandis que les horaires configurables et les politiques de congés payés soutiennent les décisions de personnel. Les entreprises peuvent utiliser des téléphones, des tablettes et des ordinateurs existants au lieu d'acheter du matériel de pointage dédié.

Quelle est l'expérience utilisateur de VeriClock ?

Le flux de travail documenté combine une administration basée sur un navigateur avec un accès mobile pour les employés. Les managers travaillent avec des tableaux de bord, des horaires, des cartes et des rapports ; les travailleurs enregistrent leur temps, visualisent leurs affectations et demandent des congés. Les paramètres de l'entreprise et des employés contrôlent le fonctionnement de ces fonctions.

VeriClock propose une assistance à l'intégration, une démonstration en direct et un support par chat, téléphone et email. La configuration initiale implique de définir les employés, les emplois, les permissions, les règles de temps et toute connexion comptable requise.