VeriClock – Παρακολούθηση Χρόνου Εργασίας και Διαχείριση Εργατικού Δυναμικού

Τι είναι το VeriClock και πώς λειτουργεί;

Το VeriClock είναι μια πλατφόρμα παρακολούθησης χρόνου εργαζομένων και διαχείρισης προσωπικού βασισμένη στο σύννεφο για επιχειρήσεις που διαχειρίζονται ωρομίσθιους υπαλλήλους, εργαζόμενους σε κίνηση και ομάδες σε πολλές τοποθεσίες. Συγκεντρώνει τη διαχείριση χρόνου, την προγραμματισμένη εργασία, την επαλήθευση τοποθεσίας, τις άδειες μετ' αποδοχών και την αναφορά για την προετοιμασία μισθοδοσίας.

Οι υπάλληλοι καταγράφουν τις εργάσιμες ώρες τους μέσω ενός προγράμματος περιήγησης, μιας κινητής εφαρμογής ή υποστηριζόμενων τηλεφωνικών καναλιών. Οι εγγραφές χρόνου μπορούν να περιλαμβάνουν την σχετική εργασία, το στοιχείο υπηρεσίας, σημειώσεις και πληροφορίες GPS. Οι διευθυντές αναθεωρούν τη δραστηριότητα που έχει καταγραφεί, διορθώνουν εξαιρέσεις, εγκρίνουν ώρες και προετοιμάζουν δεδομένα για λογιστικά ή μισθοδοτικά συστήματα.

Η πλατφόρμα είναι κατάλληλη για οργανισμούς που χρειάζονται να συνδέσουν τις καταγραφές παρουσίας με συγκεκριμένες εργασίες και χώρους εργασίας. Ένας εργολάβος, για παράδειγμα, μπορεί να αναθέσει εργαζόμενους σε μια τοποθεσία, να ελέγξει την καταγεγραμμένη παρουσία και να ομαδοποιήσει τις ώρες εργασίας για τον υπολογισμό κόστους. Το VeriClock παρέχει τα αρχεία και τις ενσωματώσεις που υποστηρίζουν την προετοιμασία της μισθοδοσίας· δεν επεξεργάζεται η ίδια τη μισθοδοσία.

Ποιες είναι οι βασικές δυνατότητες του VeriClock;

• Ευέλικτη καταγραφή χρόνου εργαζομένων: Το προσωπικό μπορεί να εισέρχεται και να εξέρχεται χρησιμοποιώντας εφαρμογές iOS και Android, ένα πρόγραμμα περιήγησης ή υποστηριζόμενες επιλογές SMS και IVR τηλεφώνου. Η λειτουργία kiosk σε κοινές συσκευές υποστηρίζει την κεντρική καταγραφή παρουσίας. Οι διευθυντές μπορούν να αναθεωρούν τα γεγονότα χρόνου, να χωρίζουν τις βάρδιες, να παρακολουθούν διαλείμματα και να διατηρούν ένα ιστορικό ελέγχου αλλαγών και εγκρίσεων.
• Επαλήθευση GPS και γεωφράκτηση: Οι επιχειρήσεις μπορούν να καταγράφουν τοποθεσίες κατά την είσοδο και έξοδο, να ορίζουν τα όρια των εργοταξίων και να ρυθμίζουν προειδοποιήσεις ή περιορισμούς. Η προαιρετική συνεχής παρακολούθηση GPS καταγράφει την κίνηση κατά τις ενεργές βάρδιες και σταματά όταν οι υπάλληλοι εξέρχονται. Οι απαιτήσεις τοποθεσίας μπορούν να ρυθμιστούν παγκοσμίως ή για μεμονωμένους υπαλλήλους.
• Προγραμματισμός εργαζομένων: Οι διευθυντές μπορούν να δημιουργούν βάρδιες, να χρησιμοποιούν πρότυπα, να ρυθμίζουν επαναλαμβανόμενα προγράμματα και να βλέπουν τις αναθέσεις ανά υπάλληλο ή εργασία. Οι προειδοποιήσεις σύγκρουσης βοηθούν στην αναγνώριση επικαλυπτόμενων βαρδιών. Οι υπενθυμίσεις και οι ειδοποιήσεις μη παρουσίας υποστηρίζουν την παρακολούθηση παρουσίας, ενώ η είσοδος από μια προγραμματισμένη βάρδια μπορεί να προ-συμπληρώσει τις πληροφορίες εργασίας.
• Αιτήματα και σωρευτικές άδειες: Οι υπάλληλοι μπορούν να ζητούν άδεια και να βλέπουν τα υπόλοιπα μέσω διαδικτυακής ή κινητής πρόσβασης. Οι διαχειριστές μπορούν να καθορίσουν κατηγορίες αδειών με ή χωρίς αποδοχές, κανόνες σωρευτικών αδειών, όρια μεταφοράς και διαδικασίες έγκρισης. Οι εγκεκριμένες απουσίες μπορούν να εμφανίζονται στα προγράμματα για να βοηθήσουν τους διευθυντές να εκτιμήσουν την κάλυψη.
• Υπολογισμός κόστους εργασίας και προετοιμασία μισθοδοσίας: Ο καταγεγραμμένος χρόνος μπορεί να οργανωθεί ανά υπάλληλο, ομάδα, εργασία ή στοιχείο υπηρεσίας. Οι ρυθμιζόμενοι κανόνες υπερωρίας και οι εξαγώγιμες αναφορές υποστηρίζουν την αναθεώρηση μισθοδοσίας. Οι ενσωματώσεις περιλαμβάνουν τα QuickBooks Online, QuickBooks Desktop και προϊόντα λογιστικής Sage, επιτρέποντας στα εγκεκριμένα δεδομένα χρόνου να μεταφέρονται σε καθιερωμένες χρηματοοικονομικές ροές εργασίας.

Πώς μπορούν οι επιχειρήσεις να χρησιμοποιήσουν το VeriClock;

• Κατασκευαστές και εργολάβοι εμπορίου: Αναθέτουν ομάδες σε εργοτάξια, συνδέουν ώρες με έργα και επανεξετάζουν πληροφορίες τοποθεσίας πριν εγκρίνουν τον χρόνο. Η αναφορά σε επίπεδο έργου υποστηρίζει την ανάλυση κόστους εργασίας σε διάφορες συμβάσεις.
• Εταιρείες καθαρισμού και συντήρησης: Δημιουργούν επαναλαμβανόμενες βάρδιες για τοποθεσίες πελατών, ενημερώνουν τους εργαζόμενους για αναθέσεις και ερευνούν χαμένες εισόδους. Οι επιβλέποντες μπορούν να αναθεωρούν την παρουσία σε διάφορες τοποθεσίες μέσω ενός κεντρικού λογαριασμού.
• Κινητές ομάδες υπηρεσιών: Καταγράφουν χρόνο για πελατειακά έργα, προσθέτουν σημειώσεις δραστηριότητας και καταγράφουν πληροφορίες χιλιομέτρων. Η προαιρετική παρακολούθηση βαρδιών παρέχει επιπλέον συμφραζόμενα όταν οι διευθυντές χρειάζονται να αναθεωρήσουν την εργασία που σχετίζεται με την κίνηση.
• Ομάδες μισθοδοσίας και διοίκησης: Ελέγχουν τις εγγραφές χρόνου, επιλύουν εξαιρέσεις, αναθεωρούν εγκρίσεις και εξάγουν αναφορές για λογιστική. Τα αρχεία PTO και οι καθορισμένες κατηγορίες πληρωμών βοηθούν στην οργάνωση των πληροφοριών που απαιτούνται για κάθε περίοδο πληρωμής.

Ποια οφέλη προσφέρει το VeriClock;

Το VeriClock συνδέει προγραμματισμένη εργασία, καταγεγραμμένη παρουσία, πληροφορίες εργασίας και προετοιμασία μισθοδοσίας σε ένα σύστημα. Αυτό μπορεί να μειώσει την επαναλαμβανόμενη εισαγωγή δεδομένων και να διευκολύνει την έρευνα ανωμαλιών. Οι διευθυντές μπορούν να αναθεωρούν τα υποστηρικτικά αρχεία πριν εγκρίνουν ώρες αντί να βασίζονται αποκλειστικά σε υποβληθέντα σύνολα.

Οι έλεγχοι τοποθεσίας είναι χρήσιμοι για διανεμημένα εργατικά δυναμικά, ενώ οι ρυθμιζόμενοι προγραμματισμοί και οι πολιτικές PTO υποστηρίζουν τις αποφάσεις στελέχωσης. Οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιούν υπάρχοντα τηλέφωνα, ταμπλέτες και υπολογιστές αντί να αγοράζουν ειδικό υλικό χρονομέτρησης.

Ποια είναι η εμπειρία χρήστη του VeriClock;

Η τεκμηριωμένη ροή εργασίας συνδυάζει τη διοίκηση μέσω προγράμματος περιήγησης με κινητή πρόσβαση για τους υπαλλήλους. Οι διευθυντές εργάζονται με πίνακες ελέγχου, προγράμματα, χάρτες και αναφορές· οι εργαζόμενοι καταγράφουν χρόνο, βλέπουν αναθέσεις και ζητούν άδεια. Οι ρυθμίσεις της εταιρείας και των υπαλλήλων ελέγχουν πώς λειτουργούν αυτές οι δυνατότητες.

Το VeriClock προσφέρει βοήθεια κατά την εκπαίδευση, ζωντανή επίδειξη και υποστήριξη μέσω συνομιλίας, τηλεφώνου και email. Η αρχική ρύθμιση περιλαμβάνει τον καθορισμό υπαλλήλων, εργασιών, αδειών, κανόνων χρόνου και τυχόν απαιτούμενων λογιστικών συνδέσεων.