VeriClock – Urmărirea timpului angajaților și gestionarea forței de muncă

Ce este VeriClock și cum funcționează?

VeriClock este o platformă de urmărire a timpului angajaților și de management al forței de muncă bazată pe cloud pentru afaceri care gestionează personal plătit pe oră, lucrători mobili și echipe în mai multe locații. Aceasta reunește înregistrarea timpului, programarea angajaților, verificarea locației, timpul liber plătit și raportarea pentru pregătirea salariilor.

Angajații își înregistrează orele de lucru printr-un browser web, o aplicație mobilă sau canale telefonice suportate. Înregistrările de timp pot include jobul relevant, articolul de serviciu, note și informații GPS. Managerii revizuiesc activitatea înregistrată, corectează excepțiile, aprobă orele și pregătesc datele pentru sistemele de contabilitate sau salarizare.

Platforma este potrivită pentru organizațiile care trebuie să conecteze înregistrările de prezență cu joburi și locuri de muncă specifice. Un antreprenor, de exemplu, poate aloca lucrători pe un șantier, verifica prezența înregistrată și grupa orele de muncă pentru estimarea costurilor pentru joburi. VeriClock furnizează înregistrările și integrările care susțin pregătirea salariilor; nu procesează salariile în sine.

Care sunt caracteristicile cheie ale VeriClock?

• Capturarea flexibilă a timpului angajaților: Personalul poate să înregistreze intrările și ieșirile folosind aplicații iOS și Android, un browser sau opțiuni SMS și IVR telefonice suportate. Modului de chioșc pe dispozitive partajate îi permite înregistrarea centralizată a prezenței. Managerii pot revizui evenimentele de timp, pot împărți turele, pot urmări pauzele și pot menține o pistă de audit a modificărilor și aprobărilor.
• Verificarea GPS și geofencing: Afacerile pot captura locațiile la intrarea și ieșirea înregistrată, pot defini limitele locului de muncă și pot configura avertizări sau restricții. Urmărirea GPS continuă opțională înregistrează mișcarea în timpul turelor active și se oprește când angajații ies. Cerințele de locație pot fi configurate global sau pentru angajați individuali.
• Programarea angajaților: Managerii pot crea ture, pot folosi șabloane, pot configura programe recurente și pot vizualiza atribuțiile în funcție de angajat sau job. Avertizările de conflict ajută la identificarea turelor care se suprapun. Mementourile și alertele de absență sprijină urmărirea prezenței, în timp ce înregistrarea dintr-o tură programată poate completa informațiile despre job.
• Cereri și acumulări de PTO: Angajații pot solicita timp liber și pot vizualiza soldurile prin acces web sau mobil. Administratorii pot defini categorii plătite sau neplătite, reguli de acumulare, limite de transfer și proceduri de aprobat. Absențele aprobate pot apărea în programe pentru a ajuta managerii să evalueze acoperirea.
• Estimarea costurilor pentru joburi și pregătirea salariilor: Timpul înregistrat poate fi organizat pe angajat, grup, job sau articol de serviciu. Reguli configurabile pentru ore suplimentare și rapoarte exportabile sprijină revizuirea salariilor. Integrările includ QuickBooks Online, QuickBooks Desktop și produsele de contabilitate Sage, permițând ca datele de timp aprobate să se integreze în fluxuri financiare stabilite.

Cum pot afacerile să folosească VeriClock?

• Contractori de construcții și comerț: Atribuie echipele pe șantiere, asociază orele cu proiectele și revizuiesc informațiile despre locație înainte de a aproba timpul. Raportarea la nivel de job sprijină analiza costurilor de muncă în cadrul diferitelor contracte.
• Companii de curățenie și întreținere: Creează ture recurente pentru locațiile clienților, notifică lucrătorii despre atribuții și investighează absențele din înregistrarea timpului. Supraveghetorii pot revizui prezența în diferite locații printr-un cont centralizat.
• Echipe de servicii mobile: Înregistrează timpul pentru joburile clienților, adaugă note de activitate și capturează informații despre kilometraj. Urmărirea opțională a turelor oferă un context suplimentar atunci când managerii trebuie să revizuiască mișcarea legată de muncă.
• Echipe de salarii și administrative: Verifică înregistrările de timp, rezolvă excepțiile, revizuiesc aprobările și exportă rapoarte pentru contabilitate. Înregistrările PTO și categoriile de plată configurate ajută la organizarea informațiilor necesare pentru fiecare perioadă de plată.

Ce beneficii oferă VeriClock?

VeriClock conectează munca programată, prezența înregistrată, informațiile despre job și pregătirea salariilor într-un singur sistem. Acest lucru poate reduce introducerea repetată a datelor și face mai ușor de investigat discrepanțele. Managerii pot revizui înregistrările de suport înainte de a aproba orele, mai degrabă decât să se bazeze exclusiv pe sumele trimise.

Controalele sale de locație sunt utile pentru forțele de muncă distribuite, în timp ce programele configurabile și politicile PTO sprijină deciziile de personal. Afacerile pot folosi telefoane, tablete și computere existente în loc să achiziționeze hardware dedicat pentru înregistrarea timpului.

Care este experiența utilizatorului VeriClock?

Fluxul de lucru documentat combină administrarea bazată pe browser cu accesul mobil pentru angajați. Managerii lucrează cu tablouri de bord, programe, hărți și rapoarte; lucrătorii își înregistrează timpul, vizualizează atribuțiile și solicită concediu. Setările companiei și ale angajaților controlează modul în care funcționează aceste funcții.

VeriClock oferă asistență pentru integrarea în sistem, o demonstrație live și suport prin chat, telefon și email. Configurarea inițială implică definirea angajaților, joburilor, permisiunilor, regulilor de timp și a oricăror conexiuni de contabilitate necesare.