Shoeboxed Сканування квитанцій та відстеження витрат

Що таке сканування квитанцій Shoeboxed та відстеження витрат?

Сканування квитанцій та відстеження витрат Shoeboxed - це хмарна служба, яка перетворює безладні паперові квитанції, електронні рахунки, журнали пробігу та візитні картки на структуровані цифрові записи. Вона спрямована на фрілансерів, малі бізнеси та бухгалтерів, які втомилися від мішків та папок, заповнених квитанціями.

Користувачі захоплюють документи за допомогою мобільного додатку, пересилають електронну пошту, завантажують файли або використовують спеціальні конверти для відправки. Shoeboxed потім читає кожну квитанцію, видобуває ключові деталі, такі як постачальник, дата, загальна сума та податок, і зберігає їх у організованому списку витрат. Все є доступним для пошуку та може бути згруповане за категоріями, що відповідають тому, як бізнес відстежує витрати. Результат - це єдиний архів для документації витрат, який спрощує бухгалтерський облік, підготовку податків та підтримку аудитів без необхідності створення складних електронних таблиць або ручних систем.

Які ключові функції має сканування квитанцій та відстеження витрат Shoeboxed?

• Сканування квитанцій та видобуток даних
  Користувачі фотографують або завантажують квитанції, а Shoeboxed автоматично видобуває ключові поля у структуровані записи витрат. Це зменшує кількість ручного введення та допомагає зберігати записи узгодженими серед сотень або тисяч квитанцій.

• Обробка “конвертів” для відправки
  Для великих куп паперу користувачі можуть надсилати квитанції в спеціальних конвертах для сканування та обробки. Це корисно для очищення заборгованостей або бізнесів, які збирають багато дрібних квитанцій у повсякденній роботі.

• Захоплення електронних та цифрових квитанцій
  Квитанції з онлайн-покупок можна переслати на спеціальну електронну адресу або імпортувати автоматично з електронної пошти, тож цифрові рахунки зберігаються поряд з фізичними квитанціями в одній системі.

• Відстеження пробігу
  Вбудовані журнали пробігу дозволяють користувачам відстежувати ділові поїздки, розраховувати відстані та прикріплювати пробіг до звітів про витрати для відшкодування або податкових вирахувань.

• Цифрування візитних карток
  Візитні картки можна сканувати та перетворювати на структуровані контакти, що допомагає користувачам перетворити фізичні картки на шуканий список контактів замість купи на столі.

• Категоризація, теги та звітність
  Витрати можна категоризувати, тегувати та фільтрувати за датою, постачальником, проектом або типом. Користувачі можуть генерувати звіти для бухгалтерії, податкової подачі або внутрішнього аналізу витрат.

• Інтеграції та експорт
  Shoeboxed підтримує експорт у звичних форматах та підключається до основних бухгалтерських інструментів, дозволяючи даним про витрати без проблем переходити в існуючі бухгалтерські системи без повторного введення всього вручну.

Які випадки використання найкраще підходять для сканування квитанцій та відстеження витрат Shoeboxed?

• Фрілансери та самостійні підприємці
  Ідеально підходить для людей, які змішують особисті та ділові витрати та потребують чітких записів витрат, які підлягають вирахуванню, підписок та витрат, пов'язаних з клієнтами. Shoeboxed підтримує чистий слід, не змушуючи їх ставати бухгалтерами на повний робочий день.

• Малі бізнеси з кількома витратниками
  Команди, у яких кілька співробітників роблять покупки, можуть централізувати всі квитанції в одному обліковому записі. Кожна особа подає квитанції через додаток або електронну пошту, а менеджери пізніше переглядають і експортують консолідовані звіти.

• Бухгалтери та бухгалтерські фірми
  Фірми можуть використовувати Shoeboxed як хаб для прийому, куди клієнти надсилають як фізичні, так і цифрові квитанції. До моменту, коли бухгалтер перегляне дані, вони вже будуть оцифровані, категоризовані та готові до перенесення в бухгалтерське ПЗ.

• Торгові представники та польові працівники
  Люди, які постійно в дорозі, можуть швидко фотографувати квитанції та фіксувати пробіг на місці, замість того, щоб зберігати зморщені папери в автомобілях або кишенях. Це значно спрощує звітування наприкінці місяця та відшкодування.

• Операції з великою кількістю паперів або застарілі системи
  Бізнеси, які все ще сильно покладаються на папір – такі як торгівля, події чи малі роздрібні магазини – можуть відправляти документи оптом, отримувати їх у оцифрованому вигляді та нарешті перейти на шуканий онлайн-архів.

Які переваги пропонує сканування квитанцій та відстеження витрат Shoeboxed?

Shoeboxed зменшує час та розчарування, пов'язані з управлінням витратами. Автоматизація видобутку даних знижує ймовірність людської помилки, відсутніх квитанцій або неповних записів. Це безпосередньо підтримує кращу податкову відповідність, плавні аудити та більш точну фінансову звітність.

Ця служба також перетворює хаотичну, нерегулярну поведінку на відтворювальний потік: захоплюйте квитанції будь-яким зручним способом, дозвольте Shoeboxed їх обробити і працюйте з чистими даними пізніше. Це звільняє час для реальної роботи замість адміністративних завдань. Для малих команд це також покращує прозорість, оскільки всі витрати відстежуються в одному місці і можуть бути перевірені на відповідність бюджетам чи політикам.

Який досвід користувача з скануванням квитанцій та відстеженням витрат Shoeboxed?

Досвід користувача побудований навколо простого циклу: захоплення, перегляд, організація, експорт. На мобільному пристрої користувачі швидко фотографують квитанцію або починають журнал пробігу. У веб-дашборді вони бачать оцифровану квитанцію, видобуті дані та призначену категорію. Якщо щось виглядає неправильно, це можна відредагувати перед тим, як зафіксувати в звітах.

Пошук за датою, постачальником, сумою або тегом є простим, тому знаходити стару квитанцію для конкретної транзакції швидко. Варіанти експорту спрощують передачу даних бухгалтеру або імпорт в бухгалтерське програмне забезпечення. Для користувачів, які обирають конверти для відправки, багато роботи зникає зовсім: вони надсилають папір один раз і пізніше знаходять всі предмети акуратно оцифрованими та організованими. Загалом, сканування квитанцій та відстеження витрат Shoeboxed зосереджується на тому, щоб зробити документацію витрат нудною, передбачуваною та контрольованою, а не безладною та останньою хвилиною.

Почати безкоштовно