Shoeboxed Fatura Tarama ve Harcama Takibi

Shoeboxed Fiş Tarama ve Harcama Takibi Nedir?

Shoeboxed Fiş Tarama ve Harcama Takibi, dağınık kağıt fişleri, e-posta ile gönderilen faturaları, kilometre defterlerini ve kartvizitleri yapılandırılmış dijital kayıtlara dönüştüren bulut tabanlı bir hizmettir. Bu hizmet, fiş dolu çanta ve dosyalardan bıkan serbest çalışanlar, küçük işletmeler ve muhasebeciler için tasarlanmıştır.

Kullanıcılar belgeleri bir mobil uygulama, e-posta yönlendirmesi, dosya yüklemeleri veya özel posta gönderim zarfları aracılığıyla yakalar. Shoeboxed, her fişi okur, tedarikçi, tarih, toplam ve vergi gibi anahtar bilgileri çıkarır ve bunları düzenli bir harcama listesinde saklar. Her şey aranabilir ve bir işletmenin harcamaları takip etme şekliyle eşleşen kategorilere gruplanabilir. Sonuç, karmaşık elektronik tablolar veya manuel sistemler oluşturmadan muhasebe, vergi hazırlığı ve denetim desteğini basitleştiren tek bir harcama belgeleri arşividir.

Shoeboxed Fiş Tarama ve Harcama Takibi'nin ana özellikleri nelerdir?

• Fiş tarama ve veri çıkarımı
  Kullanıcılar fişleri fotoğraflar veya yükler ve Shoeboxed otomatik olarak anahtar alanları yapılandırılmış harcama girişlerine çıkarır. Bu, manuel yazmayı azaltır ve yüzlerce veya binlerce fiş arasında kayıtların tutarlı kalmasına yardımcı olur.

• Posta ile "zarflar" işleme
  Büyük kağıt yığınları için kullanıcılar fişleri özel zarflara koyarak taranması ve işlenmesi için gönderebilir. Bu, geri birikmiş temizlik veya günlük işte birçok küçük fiş toplayan işletmeler için faydalıdır.

• E-posta ve dijital fiş yakalama
  Çevrimiçi satın alma fişleri, özel bir e-posta adresine yönlendirilebilir veya otomatik olarak e-postadan içe aktarılabilir, böylece dijital faturalar fiziksel fişlerle aynı sistemde saklanır.

• Kilometre takibi
  Yerleşik kilometre defterleri, kullanıcıların iş seyahatlerini takip etmelerine, mesafeleri hesaplamalarına ve harcama raporlarına kilometre eklemelerine olanak tanır; bu, geri ödemeler veya vergi indirimleri için faydalıdır.

• Kartvizit dijitalleştirme
  Kartvizitler taranabilir ve yapılandırılmış kişiler haline dönüştürülebilir; bu, kullanıcıların fiziksel kartları masa üstünde bir yığın yerine aranabilir bir kişi listesine dönüştürmelerine yardımcı olur.

• Kategorizasyon, etiketler ve raporlama
  Harcama kategorilere ayrılabilir, etiketlenebilir ve tarih, tedarikçi, proje veya tür ile filtrelenebilir. Kullanıcılar, muhasebe, vergi beyannamesi veya iç mali analiz için raporlar oluşturabilir.

• Entegrasyonlar ve dışa aktarma
  Shoeboxed, yaygın formatlarda dışa aktarımları destekler ve ana muhasebe araçlarıyla bağlantı kurar; bu, harcama verilerinin mevcut muhasebe sistemlerine yeniden elle girmeden akmasına olanak tanır.

Hangi kullanım durumları Shoeboxed Fiş Tarama ve Harcama Takibi için en uygundur?

• Serbest çalışanlar ve tek kişilik girişimciler
  Kişisel ve iş harcamalarını karıştıran ve düşürülebilir harcamaların, aboneliklerin ve müşteri spesifik maliyetlerin net kayıtlarına ihtiyaç duyan kişiler için idealdir. Shoeboxed, tam zamanlı muhasebeci olmalarını zorlamadan temiz bir iz sağlar.

• Birden fazla harcayıcıya sahip küçük işletmeler
  Birden fazla çalışanın satın alma yaptığı ekipler, tüm fişleri tek bir hesapta merkezileştirebilir. Her kişi fişleri uygulama veya e-posta aracılığıyla gönderir ve yöneticiler daha sonra toplu raporları gözden geçirir ve dışa aktarır.

• Muhasebeciler ve defter tutucular
  Firmalar, müşterilerin hem fiziksel hem de dijital fişleri gönderebileceği bir alım merkezi olarak Shoeboxed'i kullanabilir. Bir muhasebeci verileri incelediğinde, veriler zaten dijitalleştirilmiş, kategorize edilmiş ve muhasebe yazılımına aktarılmaya hazırdır.

• Satış temsilcileri ve saha personeli
  Sürekli yolda olan kişiler, fişleri yerinde çekebilir ve kilometre kaydedebilir; bu, buruşturulmuş kağıtları araçlarda veya ceplerde tutma yerine geçer. Bu, ay sonu raporlama ve geri ödeme işlemlerini çok daha kolay hale getirir.

• Kağıt ağırlıklı veya eski operasyonlar
  Hala kağıda dayalı olan işletmeler - örneğin, ticaret, etkinlikler veya küçük perakende - belgeleri topluca gönderebilir, dijitalleştirebilir ve nihayetinde aranabilir bir çevrimiçi arşive geçebilir.

Shoeboxed Fiş Tarama ve Harcama Takibi hangi faydaları sunar?

Shoeboxed, harcama yönetimi ile ilişkili zaman ve hayal kırıklığını azaltır. Veri çıkarımını otomatikleştirmek, insan hatası, kaybolan fişler veya eksik kayıtlar olasılığını azaltır. Bu, daha iyi vergi uyumluluğunu, daha sorunsuz denetimleri ve daha doğru mali raporlamayı doğrudan destekler.

Hizmet ayrıca kaotik, düzensiz davranışları tekrarlanabilir bir akışa dönüştürür: fişleri, hangi yöntem uygunsa o şekilde yakalayın, Shoeboxed'in işleme almasına izin verin ve daha sonra temiz verilerle çalışın. Bu, idari görevler yerine gerçek iş için zaman kazandırır. Küçük ekipler için, tüm harcamaların tek bir yerde takip edilmesi ve bütçeler veya politikalarla kontrol edilebilmesi nedeniyle şeffaflığı da artırır.

Shoeboxed Fiş Tarama ve Harcama Takibi kullanıcı deneyimi nasıldır?

Kullanıcı deneyimi, basit bir döngü etrafında inşa edilmiştir: yakala, gözden geçir, düzenle, dışa aktar. Mobilde, kullanıcılar hızlıca bir fiş çeker veya bir kilometre kaydı başlatır. Web panelinde, dijitalleştirilmiş fişi, çıkarılan verileri ve atanan kategoriyi görürler. Bir şey yanlış görünüyorsa, raporlara kilitlenmeden önce düzenlenebilir.

Tarih, tedarikçi, miktar veya etiket ile arama yapmak kolaydır, bu nedenle belirli bir işlem için eski bir fişi bulmak hızlıdır. Dışa aktarma seçenekleri, verileri bir muhasebeciye teslim etmeyi veya muhasebe yazılımına içe aktarmayı kolaylaştırır. Posta ile zarf gönderen kullanıcılar için, işin çoğu tamamen ortadan kalkar: kağıtları bir kez gönderirler ve daha sonra tüm öğeleri düzenli bir şekilde dijitalleştirilmiş ve organize edilmiş bulurlar. Genel olarak, Shoeboxed Fiş Tarama ve Harcama Takibi, harcama belgelerini dağınık ve son dakikada değil, sıkıcı, öngörülebilir ve kontrol altında tutmayı hedefler.

Ücretsiz denemenizi başlatın