Shoeboxed Сканирование чеков и отслеживание расходов

Что такое сканирование квитанций и отслеживание расходов Shoeboxed?

Сканирование квитанций и отслеживание расходов Shoeboxed — это облачный сервис, который превращает беспорядочные бумажные квитанции, электронные счета, журналы пробега и визитные карточки в структурированные цифровые записи. Он ориентирован на фрилансеров, малые предприятия и бухгалтеров, которые устали от сумок и папок, полных квитанций.

Пользователи захватывают документы через мобильное приложение, перенаправление электронной почты, загрузку файлов или специальные почтовые конверты. Затем Shoeboxed считывает каждую квитанцию, извлекает ключевые данные, такие как продавец, дата, общая сумма и налог, и сохраняет их в организованном списке расходов. Все можно искать и группировать по категориям, которые соответствуют тому, как бизнес отслеживает расходы. Результат — единый архив для документации расходов, который упрощает бухгалтерский учет, подготовку налогов и поддержку аудита без создания сложных таблиц или ручных систем.

Каковы ключевые функции сканирования квитанций и отслеживания расходов Shoeboxed?

• Сканирование квитанций и извлечение данных
  Пользователи фотографируют или загружают квитанции, а Shoeboxed автоматически извлекает ключевые поля в структурированные записи расходов. Это сокращает ручной ввод и помогает поддерживать согласованность записей по сотням или тысячам квитанций.

• Обработка почтовых «конвертов»
  Для больших стопок бумаги пользователи могут отправлять квитанции в специальных конвертах для сканирования и обработки. Это полезно для очистки накопившихся квитанций или для бизнесов, которые собирают много мелких квитанций в ходе ежедневной работы.

• С захватом электронных и цифровых квитанций
  Квитанции онлайн-покупок можно пересылать на специальный адрес электронной почты или автоматически импортировать из электронной почты, так что цифровые счета хранятся рядом с физическими квитанциями в одной системе.

• Отслеживание пробега
  Встроенные журналы пробега позволяют пользователям отслеживать деловые поездки, рассчитывать расстояния и прикреплять пробег к отчетам о расходах для возмещения или налоговых вычетов.

• Цифровизация визитных карточек
  Визитные карточки можно сканировать и преобразовывать в структурированные контакты, что помогает пользователям превратить физические карточки в searchable контактный список вместо стопки на столе.

• Категоризация, теги и отчетность
  Расходы можно категоризировать, помечать тегами и фильтровать по дате, продавцу, проекту или типу. Пользователи могут генерировать отчеты для бухгалтерии, подачи налогов или внутреннего анализа затрат.

• Интеграции и экспорт
  Shoeboxed поддерживает экспорт в общие форматы и соединяется с основными бухгалтерскими инструментами, позволяя данным о расходах переходить в существующие системы бухгалтерского учета без повторного ввода всего вручную.

Какие случаи использования лучше всего подходят для сканирования квитанций и отслеживания расходов Shoeboxed?

• Фрилансеры и индивидуальные предприниматели
  Идеально подходит для людей, которые смешивают личные и деловые расходы и нуждаются в четких записях вычитаемых расходов, подписок и затрат, связанных с клиентами. Shoeboxed поддерживает чистый след, не заставляя их становиться бухгалтерами на полный рабочий день.

• Малые предприятия с несколькими покупателями
  Команды, в которых несколько сотрудников совершают покупки, могут централизовать все квитанции в одной учетной записи. Каждый человек отправляет квитанции через приложение или электронную почту, а менеджеры позже просматривают и экспортируют сводные отчеты.

• Бухгалтеры и бухгалтеры
  Фирмы могут использовать Shoeboxed в качестве хаба для приема, куда клиенты отправляют как физические, так и цифровые квитанции. К моменту, когда бухгалтер просматривает данные, они уже отсканированы, категоризированы и готовы для передачи в бухгалтерское программное обеспечение.

• Торговые представители и сотрудники на местах
  Люди, постоянно находящиеся в пути, могут делать снимки квитанций и фиксировать пробег на месте, а не сохранять смятые бумаги в автомобилях или карманах. Это значительно упрощает отчетность в конце месяца и возмещение расходов.

• Операции, насыщенные бумагой или устаревшие
  Бизнесы, которые по-прежнему сильно полагаются на бумагу — такие как торговля, мероприятия или мелкая розница — могут отправлять документы в большом объеме, получать их в цифровом формате и, наконец, перейти на поисковый онлайн-архив.

Какие преимущества предлагает сканирование квитанций и отслеживание расходов Shoeboxed?

Shoeboxed снижает время и разочарование, связанные с управлением расходами. Автоматизация извлечения данных снижает вероятность человеческой ошибки, утерянных квитанций или неполных записей. Это напрямую поддерживает лучшее соблюдение налоговых норм, более гладкие аудиты и более точную финансовую отчетность.

Сервис также превращает хаотичное, нерегулярное поведение в воспроизводимый поток: захватываете квитанции любым удобным способом, позволяете Shoeboxed обрабатывать их и работаете с чистыми данными позже. Это освобождает время для реальной работы вместо административных задач. Для маленьких команд это также улучшает прозрачность, поскольку все расходы отслеживаются в одном месте и могут быть проверены на соответствие бюджетам или политикам.

Каков пользовательский опыт работы со сканированием квитанций и отслеживанием расходов Shoeboxed?

Пользовательский опыт построен вокруг простого цикла: захват, обзор, организация, экспорт. На мобильном устройстве пользователи быстро фотографируют квитанцию или начинают журнал пробега. В веб-панели они видят отсканированную квитанцию, извлеченные данные и назначенную категорию. Если что-то выглядит неправильно, это можно отредактировать перед тем, как зафиксировать в отчетах.

Поиск по дате, продавцу, сумме или тегу прост, поэтому найти старую квитанцию для конкретной транзакции быстро. Опции экспорта делают передачу данных бухгалтеру или импорт в бухгалтерское программное обеспечение легким. Для пользователей, которые выбирают почтовые конверты, большая часть работы исчезает полностью: они отправляют бумагу один раз и позже находят все элементы аккуратно отсканированными и организованными. В целом, сканирование квитанций и отслеживание расходов Shoeboxed сосредоточено на том, чтобы сделать документацию расходов скучной, предсказуемой и под контролем, а не беспорядочной и в последний момент.

Начать бесплатно