Σάρωση αποδείξεων και παρακολούθηση εξόδων Shoeboxed

Τι είναι η σάρωση αποδείξεων και η παρακολούθηση εξόδων Shoeboxed;

Η σάρωση αποδείξεων και η παρακολούθηση εξόδων Shoeboxed είναι μια υπηρεσία cloud που μετατρέπει τις ακατάστατες χάρτινες αποδείξεις, τα emailed τιμολόγια, τα ημερολόγια χιλιομέτρων και τις επαγγελματικές κάρτες σε δομημένα ψηφιακά αρχεία. Απευθύνεται σε ελεύθερους επαγγελματίες, μικρές επιχειρήσεις και λογιστές που είναι κουρασμένοι από τσάντες και φακέλους γεμάτους αποδείξεις.

Οι χρήστες καταγράφουν έγγραφα μέσω μιας εφαρμογής κινητού, προώθησης email, μεταφορτώσεων αρχείων ή ειδικών φακέλων αποστολής. Στη συνέχεια, η Shoeboxed διαβάζει κάθε απόδειξη, εξάγει βασικές λεπτομέρειες όπως προμηθευτής, ημερομηνία, σύνολο και φόρο και τις αποθηκεύει σε μια οργανωμένη λίστα εξόδων. Τα πάντα είναι αναζητήσιμα και μπορούν να ομαδοποιηθούν σε κατηγορίες που ταιριάζουν με τον τρόπο που μια επιχείρηση παρακολουθεί τις δαπάνες. Το αποτέλεσμα είναι ένα ενιαίο αρχείο για την τεκμηρίωση εξόδων που απλοποιεί τη λογιστική, την προετοιμασία φόρων και την υποστήριξη ελέγχων χωρίς να χρειάζεται να δημιουργηθούν πολύπλοκα υπολογιστικά φύλλα ή χειροκίνητα συστήματα.

Ποιες είναι οι βασικές δυνατότητες της σάρωσης αποδείξεων και της παρακολούθησης εξόδων Shoeboxed;

• Σάρωση αποδείξεων και εξαγωγή δεδομένων
  Οι χρήστες φωτογραφίζουν ή μεταφορτώνουν αποδείξεις, και η Shoeboxed αυτόματα εξάγει τα βασικά πεδία σε δομημένες εγγραφές εξόδων. Αυτό μειώνει την χειροκίνητη πληκτρολόγηση και βοηθά στη διατήρηση συνεπών αρχείων σε εκατοντάδες ή χιλιάδες αποδείξεις.

• Επεξεργασία "φακέλων" ταχυδρομικώς
  Για μεγάλες σωρούς χαρτιών, οι χρήστες μπορούν να στείλουν αποδείξεις σε ειδικούς φακέλους για να σαρωθούν και να επεξεργαστούν για αυτούς. Αυτό είναι χρήσιμο για την καθαριότητα παλιών υποθέσεων ή επιχειρήσεις που συλλέγουν πολλές μικρές αποδείξεις στην καθημερινή εργασία.

• Καταγραφή ψηφιακών και email αποδείξεων
  Οι αποδείξεις από online αγορές μπορούν να προωθούνται σε μια ειδική διεύθυνση email ή να εισάγονται αυτόματα από το email, έτσι ώστε τα ψηφιακά τιμολόγια να αποθηκεύονται δίπλα σε φυσικές αποδείξεις σε ένα σύστημα.

• Παρακολούθηση χιλιομέτρων
  Οι ενσωματωμένες καταγραφές χιλιομέτρων επιτρέπουν στους χρήστες να παρακολουθούν επιχειρηματικά ταξίδια, να υπολογίζουν αποστάσεις και να επισυνάπτουν χιλιόμετρα σε αναφορές εξόδων για αποζημιώσεις ή φορολογικές εκπτώσεις.

• Ψηφιοποίηση επαγγελματικών καρτών
  Οι επαγγελματικές κάρτες μπορούν να σαρωθούν και να μετατραπούν σε δομημένες επαφές, βοηθώντας τους χρήστες να μετατρέψουν φυσικές κάρτες σε μια αναζητήσιμη λίστα επαφών αντί για μια στοίβα στο γραφείο.

• Κατηγοριοποίηση, ετικέτες και αναφορές
  Τα έξοδα μπορούν να κατηγοριοποιηθούν, να ετικετοποιηθούν και να φιλτραριστούν κατά ημερομηνία, προμηθευτή, έργο ή τύπο. Οι χρήστες μπορούν να δημιουργούν αναφορές για λογιστική, υποβολή φορολογικών δηλώσεων ή εσωτερική ανάλυση κόστους.

• Ενσωματώσεις και εξαγωγές
  Η Shoeboxed υποστηρίζει εξαγωγές σε κοινές μορφές και συνδέεται με κύρια λογιστικά εργαλεία, επιτρέποντας στα δεδομένα εξόδων να ρέουν σε υπάρχοντα συστήματα λογιστικής χωρίς να χρειάζεται να ξαναεισαχθούν όλα χειροκίνητα.

Ποιες περιπτώσεις χρήσης ταιριάζουν καλύτερα στη σάρωση αποδείξεων και την παρακολούθηση εξόδων Shoeboxed;

• Ελεύθεροι επαγγελματίες και μοναδικοί επιχειρηματίες
  Ιδανικό για άτομα που συνδυάζουν προσωπικές και επιχειρηματικές δαπάνες και χρειάζονται σαφή αρχεία εκπεστέων εξόδων, συνδρομών και εξόδων που σχετίζονται με πελάτες. Η Shoeboxed διατηρεί μια καθαρή διαδρομή χωρίς να τους αναγκάζει να γίνουν λογιστές πλήρους απασχόλησης.

• Μικρές επιχειρήσεις με πολλούς δαπανηρούς
  Ομάδες που έχουν αρκετούς υπαλλήλους που κάνουν αγορές μπορούν να κεντρικοποιήσουν όλες τις αποδείξεις σε έναν λογαριασμό. Κάθε άτομο υποβάλλει αποδείξεις μέσω της εφαρμογής ή του email και οι διευθυντές αργότερα ελέγχουν και εξάγουν συγκεντρωμένες αναφορές.

• Λογιστές και λογιστές
  Οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιούν τη Shoeboxed ως κέντρο εισαγωγής όπου οι πελάτες στέλνουν τόσο φυσικές όσο και ψηφιακές αποδείξεις. Μέχρι τη στιγμή που ένας λογιστής ελέγχει τα δεδομένα, είναι ήδη ψηφιοποιημένα, κατηγοριοποιημένα και έτοιμα να μεταφερθούν σε λογιστικό λογισμικό.

• Πωλητές και προσωπικό πεδίου
  Άτομα που είναι συνεχώς στο δρόμο μπορούν να φωτογραφίζουν αποδείξεις και να καταγράφουν χιλιόμετρα επί τόπου, αντί να κρατούν τσαλακωμένα χαρτιά σε αυτοκίνητα ή τσέπες. Αυτό διευκολύνει πολύ την αναφορά και την αποζημίωση στο τέλος του μήνα.

• Επιχειρήσεις που εξαρτώνται από το χαρτί ή κληρονομικά λειτουργούν
  Επιχειρήσεις που εξακολουθούν να βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στο χαρτί – όπως επαγγέλματα, εκδηλώσεις ή μικρές λιανικές πωλήσεις – μπορούν να στείλουν έγγραφα μαζικά, να τα ψηφιοποιήσουν και τελικά να μετακινηθούν σε ένα αναζητήσιμο διαδικτυακό αρχείο.

Ποια οφέλη προσφέρει η σάρωση αποδείξεων και η παρακολούθηση εξόδων Shoeboxed;

Η Shoeboxed μειώνει τον χρόνο και την απογοήτευση που συνδέονται με τη διαχείριση εξόδων. Η αυτοματοποίηση της εξαγωγής δεδομένων μειώνει την πιθανότητα ανθρώπινου λάθους, χαμένων αποδείξεων ή ελλιπών αρχείων. Αυτό υποστηρίζει άμεσα καλύτερη συμμόρφωση με τους φόρους, ομαλότερους ελέγχους και πιο ακριβή οικονομική αναφορά.

Η υπηρεσία μετατρέπει επίσης την χαοτική, ακανόνιστη συμπεριφορά σε μια επαναλαμβανόμενη ροή: καταγράψτε αποδείξεις με όποιον τρόπο είναι βολικός, αφήστε τη Shoeboxed να τις επεξεργαστεί και δουλέψτε με καθαρά δεδομένα αργότερα. Αυτό απελευθερώνει χρόνο για πραγματική εργασία αντί για διοικητικές εργασίες. Για μικρές ομάδες, βελτιώνει επίσης τη διαφάνεια, καθώς όλες οι δαπάνες παρακολουθούνται σε ένα μέρος και μπορούν να ελεγχθούν σε σχέση με προϋπολογισμούς ή πολιτικές.

Πώς είναι η εμπειρία χρήστη με τη σάρωση αποδείξεων και την παρακολούθηση εξόδων Shoeboxed;

Η εμπειρία χρήστη είναι δομημένη γύρω από έναν απλό κύκλο: καταγραφή, αναθεώρηση, οργάνωση, εξαγωγή. Στο κινητό, οι χρήστες φωτογραφίζουν γρήγορα μια απόδειξη ή ξεκινούν ένα ημερολόγιο χιλιομέτρων. Στον ιστό πίνακα, βλέπουν την ψηφιοποιημένη απόδειξη, τα εξαγόμενα δεδομένα και την κατηγορία που έχει ανατεθεί. Αν κάτι φαίνεται εκτός, μπορεί να επεξεργαστεί πριν κλειδώσει σε αναφορές.

Η αναζήτηση κατά ημερομηνία, προμηθευτή, ποσό ή ετικέτα είναι απλή, έτσι ώστε η εύρεση μιας παλιάς απόδειξης για μια συγκεκριμένη συναλλαγή να είναι γρήγορη. Οι επιλογές εξαγωγής διευκολύνουν την παράδοση δεδομένων σε έναν λογιστή ή την εισαγωγή τους σε λογιστικό λογισμικό. Για τους χρήστες που επιλέγουν φακέλους αποστολής, πολλή από τη δουλειά εξαφανίζεται εντελώς: στέλνουν χαρτιά μία φορά και αργότερα βρίσκουν όλα τα αντικείμενα προσεκτικά ψηφιοποιημένα και οργανωμένα. Συνολικά, η σάρωση αποδείξεων και η παρακολούθηση εξόδων Shoeboxed επικεντρώνεται στο να κάνει την τεκμηρίωση εξόδων βαρετή, προβλέψιμη και υπό έλεγχο αντί να είναι ακατάστατη και τελευταία στιγμή.

Ξεκινήστε τη δωρεάν δοκιμή σας