Shoeboxed مسح الإيصالات وتتبع النفقات

ما هو مسح الإيصالات من Shoeboxed وتتبع النفقات؟

مسح الإيصالات من Shoeboxed وتتبع النفقات هو خدمة سحابية تحول الإيصالات الورقية الفوضوية، والفواتير المرسلة عبر البريد الإلكتروني، وسجلات المسافات، وبطاقات العمل إلى سجلات رقمية منظمة. تستهدف هذه الخدمة المستقلين، والشركات الصغيرة، والمحاسبين الذين سئموا من الحقائب والمجلدات المليئة بالإيصالات.

يقوم المستخدمون بالتقاط الوثائق من خلال تطبيق موبايل، أو إعادة توجيه البريد الإلكتروني، أو تحميل الملفات، أو أظرف البريد الخاصة. بعد ذلك، تقوم Shoeboxed بقراءة كل إيصال، واستخراج التفاصيل الرئيسية مثل البائع، والتاريخ، والمبلغ الإجمالي، والضريبة، وتخزينها في قائمة نفقات منظمة. كل شيء يمكن البحث عنه ويمكن تجميعه في فئات تتناسب مع كيفية تتبع الأعمال للنفقات. والنتيجة هي أرشيف واحد لتوثيق النفقات الذي يبسط المحاسبة، وإعداد الضرائب، ودعم التدقيق دون الحاجة لبناء جداول بيانات معقدة أو أنظمة يدوية.

ما هي الميزات الرئيسية لمسح الإيصالات من Shoeboxed وتتبع النفقات؟

• مسح الإيصالات واستخراج البيانات
  يقوم المستخدمون بالتقاط صور أو تحميل الإيصالات، وتقوم Shoeboxed تلقائيًا باستخراج الحقول الرئيسية إلى إدخالات نفقات منظمة. هذا يقلل من الكتابة اليدوية ويساعد في الحفاظ على سجلات متسقة عبر مئات أو آلاف الإيصالات.

• معالجة "الأظرف" المرسلة بالبريد
  بالنسبة لكميات كبيرة من الورق، يمكن للمستخدمين إرسال الإيصالات في أظرف خاصة ليتم مسحها ومعالجتها لهم. هذا مفيد لتنظيف الأعمال المتراكمة أو للشركات التي تجمع العديد من الإيصالات الصغيرة في العمل اليومي.

• التقاط الإيصالات الرقمية والبريدية
  يمكن إعادة توجيه إيصالات المشتريات عبر الإنترنت إلى عنوان بريد إلكتروني مخصص أو استيرادها تلقائيًا من البريد الإلكتروني، بحيث يتم تخزين الفواتير الرقمية بجانب الإيصالات المادية في نظام واحد.

• تتبع المسافات
  تسمح سجلات المسافات المدمجة للمستخدمين بتتبع الرحلات التجارية، وحساب المسافات، وإرفاق المسافات بتقارير النفقات للحصول على التعويضات أو الخصومات الضريبية.

• رقمنة بطاقات العمل
  يمكن مسح بطاقات العمل وتحويلها إلى جهات اتصال منظمة، مما يساعد المستخدمين على تحويل البطاقات المادية إلى قائمة جهات اتصال قابلة للبحث بدلاً من كومة على المكتب.

• التصنيف، والوسوم، والتقارير
  يمكن تصنيف النفقات، ووضع علامات عليها، وتصفيتها حسب التاريخ، والبائع، والمشروع، أو النوع. يمكن للمستخدمين إنشاء تقارير للمحاسبة، أو تقديم الضرائب، أو تحليل التكاليف الداخلية.

• التكاملات والتصدير
  تدعم Shoeboxed التصدير بصيغ شائعة وتتصل بأدوات المحاسبة الرئيسية، مما يسمح بتدفق بيانات النفقات إلى أنظمة المحاسبة الموجودة دون الحاجة لإعادة إدخال كل شيء يدويًا.

ما هي حالات الاستخدام التي تناسب مسح الإيصالات من Shoeboxed وتتبع النفقات بشكل أفضل؟

• المستقلون ورواد الأعمال الفرديون
  مثالي للأشخاص الذين يمزجون بين الإنفاق الشخصي والعملي ويحتاجون إلى سجلات واضحة للنفقات القابلة للخصم، والاشتراكات، والتكاليف الخاصة بالعملاء. تحافظ Shoeboxed على مسار نظيف دون إجبارهم على أن يصبحوا محاسبين بدوام كامل.

• الشركات الصغيرة ذات العديد من المنفقين
  يمكن للفرق التي لديها عدة موظفين يقومون بالمشتريات مركزية جميع الإيصالات في حساب واحد. يقدم كل شخص الإيصالات من خلال التطبيق أو البريد الإلكتروني، ويقوم المدراء بمراجعة وتصدير التقارير الموحدة لاحقًا.

• المحاسبون ومساعدو المحاسبة
  يمكن للشركات استخدام Shoeboxed كمركز استقبال حيث يرسل العملاء كل من الإيصالات المادية والرقمية. بحلول الوقت الذي يقوم فيه المحاسب بمراجعة البيانات، تكون قد تم رقمنتها، وتصنيفها، واستعدادها للدفع إلى برنامج المحاسبة.

• مندوبي المبيعات والموظفين الميدانيين
  يمكن للأشخاص الذين يتنقلون باستمرار التقاط الإيصالات وتسجيل المسافات في الموقع، بدلاً من الاحتفاظ بأوراق ممزقة في السيارات أو الجيوب. هذا يجعل تقارير نهاية الشهر والتعويضات أسهل بكثير.

• العمليات التي تعتمد على الورق أو العمليات القديمة
  يمكن للشركات التي لا تزال تعتمد بشكل كبير على الورق - مثل الحرف، والفعاليات، أو البيع بالتجزئة الصغيرة - شحن الوثائق بشكل جماعي، والحصول عليها رقميًا، والانتقال أخيرًا إلى أرشيف قابل للبحث عبر الإنترنت.

ما هي الفوائد التي تقدمها خدمة مسح الإيصالات من Shoeboxed وتتبع النفقات؟

تقلل Shoeboxed من الوقت والإحباط المرتبط بإدارة النفقات. إن أتمتة استخراج البيانات تقلل من فرصة الأخطاء البشرية، أو فقدان الإيصالات، أو السجلات غير المكتملة. هذا يدعم مباشرة الامتثال الضريبي الأفضل، والتدقيق السلس، وإعداد التقارير المالية الأكثر دقة.

تحول الخدمة أيضًا السلوك الفوضوي وغير المنتظم إلى تدفق قابل للتكرار: التقاط الإيصالات بأي طريقة مريحة، ودع Shoeboxed يقوم بمعالجتها، والعمل مع بيانات نظيفة لاحقًا. هذا يحرر الوقت للعمل الحقيقي بدلاً من المهام الإدارية. بالنسبة للفرق الصغيرة، فإنه يعزز أيضًا الشفافية، لأن جميع النفقات يتم تتبعها في مكان واحد ويمكن التحقق منها مقابل الميزانيات أو السياسات.

كيف تكون تجربة المستخدم مع مسح الإيصالات من Shoeboxed وتتبع النفقات؟

تُبنى تجربة المستخدم حول دورة بسيطة: الالتقاط، المراجعة، التنظيم، التصدير. على الهاتف المحمول، يقوم المستخدمون بسرعة بالتقاط إيصال أو بدء سجل المسافات. في لوحة المعلومات على الويب، يرون الإيصال الرقمي، والبيانات المستخرجة، والفئة المعينة. إذا بدا شيء ما خاطئًا، يمكن تحريره قبل قفله في التقارير.

البحث بواسطة التاريخ، أو البائع، أو المبلغ، أو الوسم سهل، لذا فإن العثور على إيصال قديم لعملية معينة سريع. تجعل خيارات التصدير من السهل تسليم البيانات إلى محاسب أو استيرادها إلى برنامج المحاسبة. بالنسبة للمستخدمين الذين يختارون الأظرف المرسلة بالبريد، يختفي الكثير من العمل تمامًا: يرسلون الورق مرة واحدة ويجدون لاحقًا جميع العناصر مرتبة ورقمية بشكل أنيق. بشكل عام، يركز مسح الإيصالات من Shoeboxed وتتبع النفقات على جعل توثيق النفقات مملًا، وقابلًا للتنبؤ، ومسيطرًا عليه بدلاً من كونه فوضويًا وفي اللحظة الأخيرة.

ابدأ تجربتك المجانية