Shoeboxed Skanowanie paragonów i śledzenie wydatków

Czym jest skanowanie paragonów i śledzenie wydatków w Shoeboxed?

Skanowanie paragonów i śledzenie wydatków w Shoeboxed to usługa w chmurze, która przekształca bałagan z papierowych paragonów, faktur e-mailowych, dzienników kilometrów i wizytówek w uporządkowane dane cyfrowe. Jest skierowana do freelancerów, małych firm i księgowych, którzy są zmęczeni torbami i teczkami pełnymi paragonów.

Użytkownicy przechwytują dokumenty za pomocą aplikacji mobilnej, przesyłania e-maili, przesyłania plików lub specjalnych kopert do wysyłania. Shoeboxed następnie odczytuje każdy paragon, wyodrębnia kluczowe szczegóły, takie jak sprzedawca, data, łączna kwota i podatek, a następnie przechowuje je w zorganizowanej liście wydatków. Wszystko jest przeszukiwalne i można je grupować w kategorie, które odpowiadają sposobowi, w jaki firma śledzi wydatki. Efektem jest jeden archiwum dla dokumentacji wydatków, które upraszcza księgowość, przygotowanie podatków i wsparcie audytowe bez tworzenia skomplikowanych arkuszy kalkulacyjnych lub systemów ręcznych.

Jakie są kluczowe funkcje skanowania paragonów i śledzenia wydatków w Shoeboxed?

• Skanowanie paragonów i wyodrębnianie danych
  Użytkownicy fotografują lub przesyłają paragony, a Shoeboxed automatycznie wyodrębnia kluczowe pola do uporządkowanych wpisów wydatków. To ogranicza ręczne pisanie i pomaga utrzymać spójność zapisów w setkach lub tysiącach paragonów.

• Przetwarzanie kopert do wysyłania
  W przypadku dużych ilości papieru użytkownicy mogą wysyłać paragony w specjalnych kopertach do zeskanowania i przetworzenia. To jest przydatne do porządkowania zaległości lub dla firm, które zbierają wiele małych paragonów w codziennej pracy.

• Przechwytywanie paragonów e-mailowych i cyfrowych
  Paragony z zakupów online mogą być przesyłane na dedykowany adres e-mail lub automatycznie importowane z e-maila, więc cyfrowe faktury są przechowywane obok fizycznych paragonów w jednym systemie.

• Śledzenie kilometrów
  Wbudowane dzienniki kilometrów umożliwiają użytkownikom śledzenie podróży służbowych, obliczanie odległości i przypisywanie kilometrów do raportów wydatków w celu uzyskania zwrotu kosztów lub odliczeń podatkowych.

• Cyfryzacja wizytówek
  Wizytówki mogą być skanowane i przekształcane w uporządkowane kontakty, pomagając użytkownikom przekształcić fizyczne karty w przeszukiwalną listę kontaktów zamiast stosu na biurku.

• Kategoryzacja, tagi i raportowanie
  Wydatki mogą być kategoryzowane, oznaczane i filtrowane według daty, sprzedawcy, projektu lub typu. Użytkownicy mogą generować raporty do księgowości, składania zeznań podatkowych lub analizy kosztów wewnętrznych.

• Integracje i eksporty
  Shoeboxed obsługuje eksport w powszechnych formatach i łączy się z głównymi narzędziami księgowymi, umożliwiając swobodne przesyłanie danych wydatków do istniejących systemów księgowych bez ponownego wprowadzania wszystkiego ręcznie.

Jakie przypadki użycia najlepiej pasują do skanowania paragonów i śledzenia wydatków w Shoeboxed?

• Freelancerzy i samodzielni przedsiębiorcy
  Idealne dla osób, które łączą wydatki osobiste i służbowe i potrzebują jasnych zapisów odliczalnych wydatków, subskrypcji i kosztów specyficznych dla klientów. Shoeboxed utrzymuje czysty ślad bez zmuszania ich do stanie się pełnoetatowymi księgowymi.

• Małe firmy z wieloma wydawcami
  Zespoły, które mają kilku pracowników dokonujących zakupów, mogą centralizować wszystkie paragony w jednym koncie. Każda osoba przesyła paragony za pośrednictwem aplikacji lub e-maila, a menedżerowie później przeglądają i eksportują skonsolidowane raporty.

• Księgowi i rachunkowości
  Firmy mogą korzystać z Shoeboxed jako centrum przyjmowania, gdzie klienci przesyłają zarówno fizyczne, jak i cyfrowe paragony. Zanim księgowy przejrzy dane, są one już zdigitalizowane, skategoryzowane i gotowe do przesunięcia do oprogramowania księgowego.

• Przedstawiciele handlowi i pracownicy terenowi
  Osoby ciągle w trasie mogą na bieżąco fotografować paragony i rejestrować kilometry, zamiast trzymać pogniecione papiery w samochodach lub kieszeniach. To znacznie ułatwia raportowanie na koniec miesiąca i zwrot kosztów.

• Operacje papierowe lub oparte na przestarzałych systemach
  Firmy, które wciąż polegają w dużej mierze na papierze – takie jak rzemiosło, wydarzenia czy mały handel detaliczny – mogą wysłać dokumenty w dużych ilościach, uzyskać ich cyfryzację i w końcu przejść do przeszukiwalnego archiwum online.

Jakie korzyści oferuje skanowanie paragonów i śledzenie wydatków w Shoeboxed?

Shoeboxed redukuje czas i frustrację związane z zarządzaniem wydatkami. Automatyzacja wyodrębniania danych obniża ryzyko błędów ludzkich, brakujących paragonów lub niekompletnych zapisów. To bezpośrednio wspiera lepsze przestrzeganie przepisów podatkowych, płynniejsze audyty i dokładniejsze raportowanie finansowe.

Usługa przekształca również chaotyczne, nieregularne zachowanie w powtarzalny proces: uchwyć paragony w dowolny sposób, który jest wygodny, pozwól Shoeboxed je przetworzyć, a następnie pracuj z czystymi danymi później. To zwalnia czas na prawdziwą pracę zamiast zadań administracyjnych. Dla małych zespołów poprawia to również przejrzystość, ponieważ wszystkie wydatki są śledzone w jednym miejscu i można je sprawdzić pod kątem budżetów lub polityk.

Jakie jest doświadczenie użytkownika w przypadku skanowania paragonów i śledzenia wydatków w Shoeboxed?

Doświadczenie użytkownika opiera się na prostym cyklu: uchwyć, przeglądaj, organizuj, eksportuj. Na urządzeniach mobilnych użytkownicy szybko robią zdjęcie paragonu lub zaczynają dziennik kilometrów. Na pulpicie nawigacyjnym w sieci widzą zdigitalizowany paragon, wyodrębnione dane i przypisaną kategorię. Jeśli coś wygląda nie tak, można to edytować przed zablokowaniem w raportach.

Wyszukiwanie według daty, sprzedawcy, kwoty lub tagu jest proste, więc szybkie znalezienie starego paragonu dla konkretnej transakcji jest łatwe. Opcje eksportu ułatwiają przekazanie danych księgowemu lub zaimportowanie ich do oprogramowania księgowego. Dla użytkowników, którzy wybierają koperty do wysyłania, wiele pracy znika całkowicie: wysyłają papier raz, a później znajdują wszystkie przedmioty starannie zdigitalizowane i zorganizowane. Ogólnie rzecz biorąc, skanowanie paragonów i śledzenie wydatków w Shoeboxed koncentruje się na tym, aby dokumentacja wydatków była nudna, przewidywalna i pod kontrolą, zamiast chaotyczna i ostatniej chwili.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny