Shoeboxed Skanime e Faturave dhe Ndjekja e Shpenzimeve

Çfarë është skanimi i faturave dhe ndjekja e shpenzimeve në Shoeboxed?

Skanimi i faturave dhe ndjekja e shpenzimeve në Shoeboxed është një shërbim në bazë të re, që kthen faturat e ndyra, faturat e dërguara me email, regjistrat e kilometrave dhe kartat e biznesit në regjistra digjitalë të strukturuar. Ai është i destinuar për freelancerë, biznese të vogla dhe accountantë që janë lodhur nga çantat dhe dosjet plot me fatura.

Përdoruesit kapin dokumentet përmes një aplikacioni celular, dërgimit të emailit, ngarkimeve të skedarëve, ose zarfeve speciale për dërgim me postë. Më pas, Shoeboxed lexon çdo faturë, nxjerr detajet kryesore si furnizuesi, data, totali dhe taksa, dhe i ruan ato në një listë të organizuar shpenzimesh. Çdo gjë është e kërkueshme dhe mund të grupizohet në kategori që përputhen me mënyrën se si një biznes ndjek shpenzimet. Rezultati është një arkiv i vetëm për dokumentimin e shpenzimeve që thjeshton mbajtjen e llogarive, përgatitjen e taksave dhe mbështetje për auditimin pa ndërtuar tabela komplekse ose sisteme manuale.

Cilat janë karakteristikat kryesore të skanimit të faturave dhe ndjekjes së shpenzimeve në Shoeboxed?

• Skanimi i faturave dhe nxjerrja e të dhënave
  Përdoruesit fotografojnë ose ngarkojnë faturat, dhe Shoeboxed automatikisht nxjerr fushat kryesore në hyrjet e strukturuara të shpenzimeve. Kjo redukton shkrimin manual dhe ndihmon në ruajtjen e regjistrave të qëndrueshëm nëpërmjet qindra ose mijëra faturave.

• Përpunimi i “zarfeve” për dërgim me postë
  Për grumbuj të mëdhenj letre, përdoruesit mund të dërgojnë faturat në zarfe speciale për t'u skanuar dhe përpunuar për ta. Kjo është e dobishme për pastrimin e borxheve ose për bizneset që mbledhin shumë fatura të vogla në punën e përditshme.

• Kapja e faturave elektronike dhe digjitale
  Faturat e blerjeve online mund të dërgohen në një adresë të dedikuar emaili ose importohen automatikisht nga emaili, kështu që faturat digjitale ruhen përkrah faturave fizike në një sistem.

• Ndjekja e kilometrave
  Regjistrat e kilometrave të integruar lejojnë përdoruesit të ndjekin udhëtimet e biznesit, të llogarisin distancat dhe t'i lidhen kilometrat raporteve të shpenzimeve për riembursime ose zbritje taksash.

• Digitalizimi i kartave të biznesit
  Kartat e biznesit mund të skanohen dhe të konvertohen në kontakte të strukturuara, duke ndihmuar përdoruesit të kthejnë kartat fizike në një listë kontakte që mund të kërkohet në vend që të jenë një grumbull mbi tryezë.

• Kategorizimi, etiketat dhe raportimi
  Shpenzimet mund të kategorizohen, etiketohen dhe filtrohen sipas datës, furnizuesit, projektit ose llojit. Përdoruesit mund të krijojnë raporte për llogaritë, dorëzimin e taksave, ose analizën e kostove të brendshme.

• Integrimet dhe eksportet
  Shoeboxed mbështet eksportet në formate të zakonshme dhe lidhet me mjetet kryesore të llogaritjes, duke lejuar që të dhënat e shpenzimeve të kalojnë në sistemet ekzistuese të mbajtjes së llogarive pa e kaluar gjithçka me dorë.

Cilat raste përdorimi i përshtaten më së miri skanimit të faturave dhe ndjekjes së shpenzimeve në Shoeboxed?

• Freelancerë dhe sipërmarrës të vetmuar
  Ideal për njerëzit që përzihen shpenzimet personale dhe ato të biznesit dhe kanë nevojë për regjistra të qartë të shpenzimeve të zbritshme, abonimeve dhe kostove specifike për klientët. Shoeboxed mban një gjurmë të pastër pa i detyruar ata të bëhen mbajtës llogarish me kohë të plotë.

• Bizneset e vogla me shpenzues të shumtë
  Ekipet që kanë disa punonjës që bëjnë blerje mund të centralizojnë të gjitha faturat në një llogari. Çdo person dërgon faturat përmes aplikacionit ose emailit, dhe menaxherët më vonë shqyrtojnë dhe eksportojnë raporte të konsoliduara.

• Accountantë dhe mbajtës llogarish
  Firmat mund të përdorin Shoeboxed si një qendër intake ku klientët dërgojnë si faturat fizike ashtu edhe ato digjitale. Deri në momentin kur një accountant shqyrton të dhënat, ato janë tashmë të digitalizuara, të kategorizuara dhe të gatshme për t'u futur në softuerin e llogarive.

• Përfaqësues shitjesh dhe staf në terren
  Njerëzit që janë vazhdimisht në rrugë mund të fotografojnë faturat dhe të regjistrojnë kilometrat në vend, në vend që të mbajnë letra të shqyera në makina ose xhepa. Kjo e bën raportimin dhe riembursimin në fund të muajit shumë më të lehtë.

• Operacione të ngarkuara me letër ose të trashëguara
  Bizneset që ende mbështeten shumë në letër – si tregtia, ngjarjet ose shitjet e vogla – mund të dërgojnë dokumente në masë, t'i digitalizojnë ato dhe përfundimisht të kalojnë në një arkiv online që mund të kërkohet.

Cilat janë përfitimet që ofron skanimi i faturave dhe ndjekja e shpenzimeve në Shoeboxed?

Shoeboxed redukton kohën dhe frustrimin e lidhur me menaxhimin e shpenzimeve. Automatizimi i nxjerrjes së të dhënave ul mundësinë e gabimeve njerëzore, faturave të humbura, ose regjistrave të paplotë. Kjo mbështet drejtpërdrejt një përputhje më të mirë me taksat, auditime më të lehta dhe raportim financiar më të saktë.

Shërbimi gjithashtu kthen sjelljen kaotike dhe të parregullt në një fluks të përsëritshëm: kapni faturat në çdo mënyrë që është e përshtatshme, lejoni që Shoeboxed t'i përpunojë ato, dhe punoni me të dhëna të pastra më vonë. Kjo çliron kohën për punë të vërtetë në vend të detyrave administrative. Për ekipet e vogla, gjithashtu përmirëson transparencën, sepse të gjitha shpenzimet ndiqen në një vend dhe mund të kontrollohen në përputhje me buxhetet ose politikat.

Si është përvoja e përdoruesit me skanimin e faturave dhe ndjekjen e shpenzimeve në Shoeboxed?

Përvoja e përdoruesit është ndërtuar rreth një cikli të thjeshtë: kap, shqyrto, organizo, eksport. Në celular, përdoruesit shpejt fotografiojnë një faturë ose fillojnë një regjistër kilometrash. Në panelin e internetit, ata shohin faturën e digitalizuar, të dhënat e nxjerra dhe kategorinë e caktuar. Nëse diçka duket e gabuar, mund të redaktohet para se të bllokohet në raporte.

Kërkimi sipas datës, furnizuesit, shumës, ose etiketës është i thjeshtë, kështu që gjetja e një fature të vjetër për një transaksion specifik është e shpejtë. Opsionet e eksportit e bëjnë të lehtë dorëzimin e të dhënave te një accountant ose importimin e saj në softuerin e llogarive. Për përdoruesit që zgjedhin zarfe për dërgim me postë, shumë nga puna zhduket plotësisht: ata dërgojnë letër një herë dhe më vonë gjejnë të gjitha artikujt të digitalizuar dhe të organizuar. Në përgjithësi, skanimi i faturave dhe ndjekja e shpenzimeve në Shoeboxed përqendrohet në bëj dokumentimin e shpenzimeve të mërzitshëm, të parashikueshëm dhe nën kontroll në vend të atyre të ndyrë dhe në minutën e fundit.

Start your free trial