Folderit Облачная система управления документами

Что такое система управления документами Folderit Cloud?

Folderit Cloud Document Management System — это онлайн-платформа для хранения, организации, поиска, обмена и контроля бизнес-документов. Она предназначена для организаций, которым нужна более четкая структура, чем стандартное облачное хранилище, но которые не хотят сложности большой платформы управления контентом для предприятий.

Сервис предоставляет централизованную среду для контрактов, счетов-фактур, политик, записей сотрудников, проектных файлов, технической документации, документов клиентов и материалов по соблюдению норм. Файлы могут быть организованы в папки, обогащены метаданными, искомы по содержимому и защищены детализированными правами доступа.

Folderit Cloud Document Management System также поддерживает рабочие процессы документов, контроль версий, аудит, правила хранения, электронные подписи и сотрудничество с внешними пользователями. Эти инструменты помогают компаниям сократить зависимость от вложений в электронную почту, локальных папок, отключенных общих дисков и ручных процессов утверждения.

Платформа подходит для малых и средних предприятий, распределенных команд, профессиональных сервисных компаний, некоммерческих организаций, государственных учреждений и подразделений, управляющих большими объемами критически важных бизнес-документов.

Какие ключевые функции предоставляет Folderit?

• Централизованное хранилище документов:
  Folderit хранит бизнес-файлы в одном структурированном облачном репозитории. Команды могут организовывать документы по отделам, клиентам, проектам, типам документов, годам, статусам или другой внутренней системе классификации.

• Поиск по полному тексту документов:
  Пользователи могут искать не только по именам файлов, но и по тексту, содержащемуся в поддерживаемых документах. Это помогает сотрудникам находить контракты, счета-фактуры, отчеты и политики, не запоминая их точное местоположение в папках.

• Оптическое распознавание символов:
  Технология OCR делает сканированные документы и PDF-файлы на основе изображений доступными для поиска. Текст с бумажных записей, квитанций, подписанных соглашений и архивных файлов может быть индексирован и найден с помощью поиска.

• Пользовательские метаданные и теги:
  Документы могут быть обогащены полями, такими как имя клиента, номер контракта, дата истечения, код проекта, отдел или статус утверждения. Метаданные создают более гибкую структуру, чем только папки.

• Контроль версий документов:
  Folderit ведет историю версий документов. Пользователи могут просматривать более ранние файлы, отслеживать изменения, восстанавливать предыдущие версии и снижать риск работы с устаревшей информацией.

• Права доступа:
  Администраторы могут определить, кто может просматривать, редактировать, загружать, делиться, утверждать или удалять документы. Права могут быть применены к папкам, файлам, командам, отдельным пользователям и внешним сотрудникам.

• Рабочие процессы утверждения и рецензирования:
  Документы могут быть отправлены через структурированный процесс рецензирования, утверждения, подтверждения или подписания. Каждый участник получает задачу, а менеджеры могут отслеживать прогресс и выявлять задержки.

• Электронные подписи:
  Файлы могут быть направлены для электронной подписи, не покидая среды управления документами. Это полезно для контрактов, политик, соглашений, форм согласия и документов поставщиков.

• Аудит:
  Folderit фиксирует деятельность с документами, такую как загрузка, скачивание, редактирование, утверждение и обмен. Журналы аудита улучшают подотчетность и поддерживают внутренние расследования, контроль качества и проверки соблюдения норм.

• Правила хранения документов:
  Организации могут определить, как долго определенные категории документов должны храниться. Политики хранения помогают управлять финансовыми записями, файлами сотрудников, контрактами и регулируемыми документами.

• Интеграция с Microsoft Office:
  Пользователи могут создавать, открывать и редактировать совместимые документы Office, удерживая файлы в управляемом репозитории документов.

• Подключение через API:
  Folderit можно подключить к системам CRM, ERP, бухгалтерии, интранету, порталам клиентов и другим бизнес-системам через его API.

Какие бизнес-кейсы подходят для Folderit?

• Управление контрактами:
  Компании могут хранить соглашения, отслеживать версии, назначать этапы утверждения, собирать подписи, устанавливать напоминания об истечении и контролировать доступ к конфиденциальным условиям.

• Хранение счетов-фактур и финансовых документов:
  Бухгалтерские команды могут организовывать счета-фактуры, квитанции, выписки и сопроводительные записи по клиентам, поставщикам, датам или финансовым периодам.

• Управление документами сотрудников:
  Отделы кадров могут управлять трудовыми договорами, политиками, сертификатами, документами по адаптации и записями персонала с ограниченным доступом.

• Контроль соблюдения и политик:
  Организации могут поддерживать контролируемые версии политик, процедур, руководств и регулируемых документов, фиксируя подтверждение сотрудниками.

• Документация проекта:
  Команды могут хранить спецификации, отчеты, бюджеты, дизайны, заметки о встречах и утверждения в рамках структуры папок, посвященной проекту.

• Порталы клиентов и поставщиков:
  Внешние пользователи могут получать контролируемый доступ к выбранным документам, не получая видимости в полное хранилище компании.

• Управление качеством:
  Компании могут управлять стандартными операционными процедурами, корректирующими действиями, сертификатами, записями проверок и контролируемой документацией.

• Сотрудничество распределенных команд:
  Сотрудники, работающие удаленно, могут получать доступ к авторизованным файлам из разных мест, сохраняя при этом согласованные версии и контроль безопасности.

• Организация юридических документов:
  Юридические команды могут хранить досье дел, соглашения, доказательства, корреспонденцию и сопроводительные материалы с возможностью поиска, правами доступа и историей активности.

Какие преимущества могут получить организации от Folderit?

Folderit сокращает время, которое сотрудники тратят на поиск файлов в почтовых ящиках, общих дисках, локальных компьютерах и отключенных облачных аккаунтах. Централизованное хранилище и поиск по полному тексту упрощают нахождение и повторное использование документов.

Контроль версий сокращает дублирование и путаницу между несколькими копиями файлов. Команды могут идентифицировать текущую версию, сохраняя более ранние редакции для справки или аудита.

Детализированные права доступа улучшают безопасность документов, ограничивая доступ в зависимости от ролей и обязанностей. Внешнее сотрудничество может быть разрешено без раскрытия нерелевантной внутренней информации.

Автоматизация рабочих процессов создает более последовательные процессы утверждения, рецензирования и подписания. Менеджеры получают возможность отслеживать статус документов, ожидаемые действия и завершенные этапы.

Метаданные, теги и правила хранения поддерживают более сильное управление информацией. Организации могут более точно классифицировать записи, сохранять их на требуемые сроки и поддерживать более четкие доказательства аудита.

Folderit также может сократить административную работу, соединяя процессы документов с другими бизнес-приложениями через интеграции и автоматизацию на основе API.

Каков опыт пользователей Folderit?

Folderit использует привычную структуру папок, что делает платформу более понятной для сотрудников, привыкших к традиционным файловым системам. Пользователи могут перемещаться по папкам, загружать файлы, предварительно просматривать документы, применять метаданные и выполнять поиск из веб-интерфейса.

Сервис сочетает простоту с расширенными контролями документов. Обычные пользователи могут сосредоточиться на поиске, просмотре и обмене файлами, в то время как администраторы могут настраивать права доступа, рабочие процессы, политики хранения, поля метаданных и настройки безопасности.

Уведомления и напоминания помогают пользователям реагировать на задачи с документами, не проверяя статус рабочего процесса многократно. Процессы утверждения и подписания предоставляют четкие действия, уменьшая неопределенность по поводу того, что должно произойти дальше.

Облачная модель поддерживает доступ из разных мест, не требуя от организаций поддерживать собственный сервер документов. Это делает Folderit практичным для гибридных команд, удаленных сотрудников и компаний, работающих с внешними партнерами.

В целом, Folderit Cloud Document Management System предлагает структурированный и доступный опыт для организаций, которым необходимо безопасное хранение документов, эффективный поиск, контролируемое сотрудничество и надежные бизнес-рабочие процессы.