Folderit System Zarządzania Dokumentami w Chmurze

Czym jest Folderit Cloud Document Management System?

Folderit Cloud Document Management System to internetowa platforma do przechowywania, organizowania, wyszukiwania, udostępniania i kontrolowania dokumentów biznesowych. Została zaprojektowana dla organizacji, które potrzebują więcej struktury niż standardowe przechowywanie w chmurze, ale nie chcą złożoności dużej platformy zarządzania treścią dla przedsiębiorstw.

Usługa zapewnia zcentralizowane środowisko dla umów, faktur, polityk, akt pracowniczych, plików projektowych, dokumentacji technicznej, dokumentów klientów i materiałów dotyczących zgodności. Pliki można organizować w folderach, wzbogacać o metadane, wyszukiwać według ich zawartości oraz chronić szczegółowymi uprawnieniami dostępu.

Folderit Cloud Document Management System obsługuje również przepływy pracy dokumentów, kontrolę wersji, ścieżki audytowe, zasady przechowywania, podpisy elektroniczne i współpracę z użytkownikami zewnętrznymi. Te narzędzia pomagają firmom zmniejszyć zależność od załączników e-mailowych, lokalnych folderów, odłączonych dysków współdzielonych i ręcznych procesów zatwierdzania.

Platforma jest odpowiednia dla małych i średnich przedsiębiorstw, rozproszonych zespołów, firm świadczących usługi profesjonalne, organizacji non-profit, instytucji publicznych oraz działów zarządzających dużymi ilościami krytycznych dokumentów biznesowych.

Jakie kluczowe funkcje oferuje Folderit?

• Centralne przechowywanie dokumentów:
  Folderit przechowuje pliki biznesowe w jednym, uporządkowanym repozytorium w chmurze. Zespoły mogą organizować dokumenty według działu, klienta, projektu, typu dokumentu, roku, statusu lub innego wewnętrznego systemu klasyfikacji.

• Wyszukiwanie dokumentów pełnotekstowe:
  Użytkownicy mogą wyszukiwać nie tylko nazwy plików, ale także tekst zawarty w obsługiwanych dokumentach. To pomaga pracownikom znaleźć umowy, faktury, raporty i polityki bez konieczności pamiętania o ich dokładnej lokalizacji w folderze.

• Optical character recognition:
  Technologia OCR umożliwia wyszukiwanie zeskanowanych dokumentów i plików PDF opartych na obrazach. Tekst z papierowych dokumentów, paragonów, podpisanych umów i archiwalnych plików może być indeksowany i lokalizowany za pomocą wyszukiwania.

• Custom metadata and tags:
  Dokumenty można wzbogacić o pola takie jak nazwa klienta, numer umowy, data ważności, kod projektu, dział lub status zatwierdzenia. Metadane tworzą bardziej elastyczną strukturę niż same foldery.

• Kontrola wersji dokumentów:
  Folderit utrzymuje historię wersji dokumentów. Użytkownicy mogą przeglądać wcześniejsze pliki, śledzić zmiany, przywracać poprzednie wersje i zmniejszać ryzyko pracy z nieaktualnymi informacjami.

• Uprawnienia dostępu:
  Administratorzy mogą definiować, kto może przeglądać, edytować, pobierać, udostępniać, zatwierdzać lub usuwać dokumenty. Uprawnienia mogą być stosowane do folderów, plików, zespołów, pojedynczych użytkowników i zewnętrznych współpracowników.

• Przepływy pracy związane z zatwierdzaniem i przeglądaniem:
  Dokumenty mogą być wysyłane przez uporządkowane procesy przeglądania, zatwierdzania, potwierdzania lub podpisywania. Każdy uczestnik otrzymuje zadanie, a menedżerowie mogą śledzić postępy i identyfikować opóźnienia.

• Podpisy elektroniczne:
  Pliki mogą być kierowane do elektronicznego podpisania bez opuszczania środowiska zarządzania dokumentami. Jest to przydatne dla umów, polityk, porozumień, formularzy zgody i dokumentów dostawców.

• Ścieżki audytowe:
  Folderit rejestruje aktywność dokumentów, taką jak przesyłanie, pobieranie, edytowanie, zatwierdzanie i udostępnianie. Dzienniki audytowe poprawiają odpowiedzialność i wspierają wewnętrzne dochodzenia, kontrole jakości i przeglądy zgodności.

• Zasady przechowywania dokumentów:
  Organizacje mogą definiować, jak długo pewne kategorie dokumentów muszą być przechowywane. Polityki przechowywania pomagają zarządzać dokumentacją finansową, aktami pracowniczymi, umowami i dokumentami regulacyjnymi.

• Integracja z Microsoft Office:
  Użytkownicy mogą tworzyć, otwierać i edytować zgodne dokumenty Office, zachowując pliki w zarządzanym repozytorium dokumentów.

• Łączność API:
  Folderit może być połączony z systemami CRM, ERP, księgowymi, intranetowymi, portali klientów i innymi systemami biznesowymi za pomocą swojego API.

Jakie przypadki użycia biznesowego pasują do Folderit?

• Zarządzanie umowami:
  Firmy mogą przechowywać umowy, śledzić wersje, przypisywać kroki zatwierdzania, zbierać podpisy, ustawiać przypomnienia o wygaśnięciu i kontrolować dostęp do poufnych warunków.

• Przechowywanie faktur i dokumentów finansowych:
  Zespoły księgowe mogą organizować faktury, paragony, zestawienia i dokumenty pomocnicze według klienta, dostawcy, daty lub okresu finansowego.

• Zarządzanie dokumentami pracowników:
  Działy kadr mogą zarządzać umowami o pracę, politykami, certyfikatami, dokumentami wdrożeniowymi i aktami osobowymi z ograniczonym dostępem.

• Kontrola zgodności i polityki:
  Organizacje mogą utrzymywać kontrolowane wersje polityk, procedur, podręczników i dokumentów regulacyjnych, rejestrując jednocześnie potwierdzenie pracowników.

• Dokumentacja projektowa:
  Zespoły mogą przechowywać specyfikacje, raporty, budżety, projekty, notatki ze spotkań i zatwierdzenia w dedykowanej strukturze folderów projektowych.

• Portale klientów i dostawców:
  Użytkownicy zewnętrzni mogą uzyskać kontrolowany dostęp do wybranych dokumentów bez uzyskiwania wglądu w całe repozytorium firmy.

• Zarządzanie jakością:
  Firmy mogą zarządzać standardowymi procedurami operacyjnymi, działaniami korygującymi, certyfikatami, zapisami inspekcji i kontrolowanymi dokumentami.

• Współpraca zespołów zdalnych:
  Rozproszeni pracownicy mogą uzyskiwać dostęp do autoryzowanych plików z różnych lokalizacji, zachowując jednocześnie spójne wersje i kontrole bezpieczeństwa.

• Organizacja dokumentów prawnych:
  Zespoły prawne mogą przechowywać akta spraw, umowy, dowody, korespondencję i materiały pomocnicze z możliwością wyszukiwania, uprawnień i historii aktywności.

Jakie korzyści mogą uzyskać organizacje korzystające z Folderit?

Folderit skraca czas, który pracownicy spędzają na wyszukiwaniu plików w skrzynkach e-mailowych, współdzielonych dyskach, lokalnych komputerach i odłączonych kontach w chmurze. Zcentralizowane przechowywanie i pełnotekstowe wyszukiwanie ułatwiają lokalizowanie i ponowne wykorzystywanie dokumentów.

Kontrola wersji zmniejsza duplikację i zamieszanie między wieloma kopiami plików. Zespoły mogą identyfikować bieżącą wersję, jednocześnie zachowując wcześniejsze rewizje do odniesienia lub audytu.

Szczegółowe uprawnienia poprawiają bezpieczeństwo dokumentów, ograniczając dostęp zgodnie z rolami i obowiązkami. Współpraca zewnętrzna może być włączona bez ujawniania niepowiązanych informacji wewnętrznych.

Automatyzacja przepływów pracy tworzy bardziej spójne procesy zatwierdzania, przeglądania i podpisywania. Menedżerowie uzyskują wgląd w status dokumentów, oczekujące działania i zakończone kroki.

Metadane, tagi i zasady przechowywania wspierają silniejsze zarządzanie informacjami. Organizacje mogą dokładniej klasyfikować dokumenty, przechowywać je przez wymagane okresy i utrzymywać jaśniejsze dowody audytowe.

Folderit może również zmniejszyć pracę administracyjną, łącząc procesy dokumentów z innymi aplikacjami biznesowymi przez integracje i automatyzację opartą na API.

Jakie jest doświadczenie użytkownika w Folderit?

Folderit wykorzystuje znaną strukturę opartą na folderach, co ułatwia zrozumienie platformy dla pracowników przyzwyczajonych do tradycyjnych systemów plików. Użytkownicy mogą przeglądać foldery, przesyłać pliki, podglądać dokumenty, stosować metadane i przeprowadzać wyszukiwania z interfejsu opartego na sieci.

Usługa łączy prostotę z zaawansowanymi kontrolami dokumentów. Użytkownicy podstawowi mogą skupić się na znajdowaniu, przeglądaniu i udostępnianiu plików, podczas gdy administratorzy mogą konfigurować uprawnienia, przepływy pracy, polityki przechowywania, pola metadanych i ustawienia zabezpieczeń.

Powiadomienia i przypomnienia pomagają użytkownikom odpowiadać na zadania dokumentów bez potrzeby wielokrotnego sprawdzania statusu przepływu pracy. Procesy zatwierdzania i podpisywania zapewniają jasne działania, zmniejszając niepewność co do tego, co musi się wydarzyć dalej.

Model oparty na chmurze wspiera dostęp z różnych lokalizacji bez konieczności utrzymywania własnego serwera dokumentów przez organizacje. To sprawia, że Folderit jest praktyczny dla zespołów hybrydowych, pracowników zdalnych oraz firm współpracujących z partnerami zewnętrznymi.

Ogólnie rzecz biorąc, Folderit Cloud Document Management System oferuje uporządkowane i dostępne doświadczenie dla organizacji, które potrzebują bezpiecznego przechowywania dokumentów, wydajnego wyszukiwania, kontrolowanej współpracy i niezawodnych przepływów pracy biznesowych.