Folderit Bulut Doküman Yönetim Sistemi

Folderit Bulut Doküman Yönetim Sistemi nedir?

Folderit Bulut Doküman Yönetim Sistemi, iş belgelerini depolamak, düzenlemek, aramak, paylaşmak ve kontrol etmek için çevrimiçi bir platformdur. Standart bulut depolamadan daha fazla yapı gerektiren ancak büyük bir kurumsal içerik yönetim platformunun karmaşıklığını istemeyen organizasyonlar için tasarlanmıştır.

Hizmet, sözleşmeler, faturalar, politikalar, çalışan kayıtları, proje dosyaları, teknik belgeler, müşteri belgeleri ve uyumluluk materyalleri için merkezi bir ortam sağlar. Dosyalar klasörlere düzenlenebilir, meta verilerle zenginleştirilebilir, içerikleri üzerinden aranabilir ve ayrıntılı erişim izinleriyle korunabilir.

Folderit Bulut Doküman Yönetim Sistemi ayrıca belge iş akışlarını, sürüm kontrolünü, denetim izlerini, saklama kurallarını, elektronik imzaları ve dış kullanıcılarla iş birliğini destekler. Bu araçlar, şirketlerin e-posta eklerine, yerel klasörlere, bağlantısız paylaşılan sürücülere ve manuel onay süreçlerine olan bağımlılığı azaltmasına yardımcı olur.

Platform, küçük ve orta ölçekli işletmeler, dağıtılmış ekipler, profesyonel hizmet şirketleri, kar amacı gütmeyen kuruluşlar, kamu organizasyonları ve büyük hacimli iş kritik belgeleri yöneten departmanlar için uygundur.

Folderit hangi ana özellikleri sunar?

• Merkezi belge depolama:
  Folderit, iş dosyalarını tek bir yapılandırılmış bulut deposunda depolar. Ekipler, belgeleri departman, müşteri, proje, belge türü, yıl, durum veya başka bir iç sınıflandırma sistemine göre organize edebilir.

• Tam metin belge arama:
  Kullanıcılar, yalnızca dosya adlarını değil, aynı zamanda desteklenen belgeler içindeki metni de arayabilir. Bu, çalışanların sözleşmeleri, faturaları, raporları ve politikaları tam klasör konumlarını hatırlamadan bulmalarına yardımcı olur.

• Optik karakter tanıma:
  OCR teknolojisi, taranmış belgeleri ve görüntü tabanlı PDF'leri aranabilir hale getirir. Kağıt kayıtları, makbuzlar, imzalı anlaşmalar ve arşivlenmiş dosyalardan metin indekslenebilir ve arama ile bulunabilir.

• Özel meta veriler ve etiketler:
  Belgeler, müşteri adı, sözleşme numarası, son kullanma tarihi, proje kodu, departman veya onay durumu gibi alanlarla zenginleştirilebilir. Meta veriler, yalnızca klasörlerden daha esnek bir yapı oluşturur.

• Belge sürüm kontrolü:
  Folderit, belge sürümlerinin tarihini tutar. Kullanıcılar daha önceki dosyaları gözden geçirebilir, değişiklikleri takip edebilir, önceki sürümleri geri yükleyebilir ve güncel olmayan bilgilerle çalışma riskini azaltabilir.

• Erişim izinleri:
  Yönetici kullanıcılar, belgeleri kimlerin görüntüleyebileceğini, düzenleyebileceğini, indirebileceğini, paylaşabileceğini, onaylayabileceğini veya silebileceğini tanımlayabilir. İzinler, klasörlere, dosyalara, ekipler, bireysel kullanıcılar ve dış işbirlikçilerine uygulanabilir.

• Onay ve gözden geçirme iş akışları:
  Belgeler, yapılandırılmış gözden geçirme, onay, kabul veya imzalama süreçlerinden geçirilebilir. Her katılımcı bir görev alırken, yöneticiler ilerlemeyi takip edebilir ve gecikmeleri tespit edebilir.

• Elektronik imzalar:
  Dosyalar, belge yönetim ortamını terk etmeden elektronik imza için yönlendirilebilir. Bu, sözleşmeler, politikalar, anlaşmalar, onay formları ve tedarikçi belgeleri için kullanışlıdır.

• Denetim izleri:
  Folderit, yüklemeler, indirmeler, düzenlemeler, onaylar ve paylaşımlar gibi belge etkinliklerini kaydeder. Denetim günlükleri, hesap verebilirliği artırır ve iç soruşturmaları, kalite kontrollerini ve uyumluluk incelemelerini destekler.

• Belge saklama kuralları:
  Organizasyonlar, belirli belge kategorilerinin ne kadar süreyle saklanması gerektiğini tanımlayabilir. Saklama politikaları, mali kayıtların, çalışan dosyalarının, sözleşmelerin ve düzenlenmiş belgelerin yönetilmesine yardımcı olur.

• Microsoft Office entegrasyonu:
  Kullanıcılar, yönetilen belge deposu içinde dosyaları açarak ve düzenleyerek uyumlu Office belgeleri oluşturabilirler.

• API bağlantısı:
  Folderit, CRM, ERP, muhasebe, intranet, müşteri portalları ve diğer iş sistemleri ile API’si aracılığıyla bağlantı kurulabilir.

Hangi iş kullanım senaryoları Folderit için uygundur?

• Sözleşme yönetimi:
  İşletmeler, anlaşmaları saklayabilir, sürümleri takip edebilir, onay adımlarını atayabilir, imzaları toplayabilir, son kullanma tarihlerine hatırlatmalar ayarlayabilir ve gizli koşullara erişimi kontrol edebilir.

• Fatura ve mali belge depolama:
  Muhasebe ekipleri, faturaları, makbuzları, ek belgeleri müşteri, tedarikçi, tarih veya mali dönem bazında organize edebilir.

• Çalışan belge yönetimi:
  İnsan kaynakları departmanları, istihdam sözleşmeleri, politikalar, sertifikalar, işe alım belgeleri ve sınırlı erişimle personel kayıtlarını yönetebilir.

• Uyumluluk ve politika kontrolü:
  Organizasyonlar, politikaların, prosedürlerin, kılavuzların ve düzenleyici belgelerin kontrol edilen sürümlerini koruyabilirken, çalışanların kabulünü kaydedebilirler.

• Proje belgeleri:
  Ekipler, spesifikasyonları, raporları, bütçeleri, tasarımları, toplantı notlarını ve onayları özel bir proje klasör yapısında tutabilirler.

• Müşteri ve tedarikçi portalları:
  Dış kullanıcılar, şirketin tüm deposunu görmeden seçilen belgelere kontrollü erişim alabilirler.

• Kalite yönetimi:
  Şirketler, standart işletim prosedürlerini, düzeltici eylemleri, sertifikaları, denetim kayıtlarını ve kontrol edilen belgeleri yönetebilirler.

• Uzaktan ekip iş birliği:
  Dağıtılmış çalışanlar, farklı lokasyonlardan yetkilendirilmiş dosyalara erişebilirken, tutarlı sürümler ve güvenlik kontrollerini koruyabilirler.

• Hukuki belge organizasyonu:
  Hukuk ekipleri, dava dosyalarını, anlaşmaları, kanıtları, yazışmaları ve arşiv materyallerini arama, izinler ve etkinlik geçmişi ile depolayabilirler.

Organizasyonlar Folderit'ten hangi faydaları elde edebilir?

Folderit, çalışanların e-posta gelen kutularında, paylaşılan sürücülerde, yerel bilgisayarlarda ve bağlantısız bulut hesaplarında dosya aramak için harcadıkları zamanı azaltır. Merkezi depolama ve tam metin arama, belgelerin daha kolay bulunmasını ve yeniden kullanılmasını sağlar.

Sürüm kontrolü, birden fazla dosya kopyası arasındaki tekrarları ve karışıklıkları azaltır. Ekipler, güncel sürümü tanımlayabilirken, önceki revizyonları referans veya denetim için saklayabilir.

Ayrıntılı izinler, rollere ve sorumluluklara göre erişimi sınırlayarak belge güvenliğini artırır. Dış iş birliği, alakasız iç bilgileri ifşa etmeden sağlanabilir.

İş akışı otomasyonu, daha tutarlı onay, gözden geçirme ve imzalama süreçleri oluşturur. Yöneticiler, belge durumu, bekleyen işlemler ve tamamlanan adımlar hakkında bilgi sahibi olurlar.

Meta veriler, etiketler ve saklama kuralları, daha güçlü bilgi yönetimini destekler. Organizasyonlar, kayıtları daha doğru bir şekilde sınıflandırabilir, gerekli süreler boyunca koruyabilir ve daha net denetim kanıtları tutabilirler.

Folderit, ayrıca belge süreçlerini diğer iş uygulamalarıyla bağlantı kurarak ve API tabanlı otomasyon aracılığıyla idari işleri azaltabilir.

Folderit kullanıcı deneyimi nasıldır?

Folderit, geleneksel dosya sistemlerine alışkın çalışanlar için platformu daha anlaşılır hale getiren tanıdık bir klasör tabanlı yapı kullanır. Kullanıcılar, klasörlerde gezinebilir, dosyaları yükleyebilir, belgeleri önizleyebilir, meta veriler uygulayabilir ve web tabanlı bir arayüz üzerinden arama yapabilirler.

Hizmet, basitlik ile gelişmiş belge kontrolleri arasında bir denge kurar. Temel kullanıcılar, dosyaları bulma, görüntüleme ve paylaşmaya odaklanabilirken, yöneticiler izinleri, iş akışlarını, saklama politikalarını, meta veri alanlarını ve güvenlik ayarlarını yapılandırabilirler.

Bildirimler ve hatırlatmalar, kullanıcıların iş belge görevlerine yanıt vermelerine yardımcı olur ve iş akışı durumunu sürekli kontrol etmelerini gerektirmez. Onay ve imzalama süreçleri, ne olacağı konusunda belirsizliği azaltarak net eylemler sağlar.

Bulut tabanlı model, organizasyonların kendi belge sunucularını sürdürmelerine gerek kalmadan farklı lokasyonlardan erişimi destekler. Bu, Folderit'i hibrid ekipler, uzaktan çalışanlar ve dış ortaklarla çalışan şirketler için pratik hale getirir.

Genel olarak, Folderit Bulut Doküman Yönetim Sistemi, güvenli belge depolama, verimli arama, kontrollü iş birliği ve güvenilir iş akışlarına ihtiyaç duyan organizasyonlar için yapılandırılmış ve erişilebilir bir deneyim sunar.