نظام إدارة الوثائق السحابية Folderit

ما هو نظام إدارة الوثائق السحابية Folderit؟

نظام إدارة الوثائق السحابية Folderit هو منصة عبر الإنترنت لتخزين وتنظيم والبحث ومشاركة والتحكم في مستندات الأعمال. تم تصميمه للمنظمات التي تحتاج إلى مزيد من الهيكلية مقارنةً بتخزين السحاب القياسي ولكنها لا ترغب في تعقيد منصة إدارة المحتوى الكبيرة.

توفر الخدمة بيئة مركزية للعقود والفواتير والسياسات وسجلات الموظفين وملفات المشاريع والوثائق الفنية ومستندات العملاء ومواد الامتثال. يمكن تنظيم الملفات في مجلدات، وتغنيتها بالبيانات الوصفية، والبحث عن محتوياتها، وحمايتها بإذن وصول مفصل.

يدعم نظام إدارة الوثائق السحابية Folderit أيضًا سير العمل الوثائقي، والتحكم في الإصدارات، ومسارات التدقيق، وقواعد الاحتفاظ، والتوقيعات الإلكترونية، والتعاون مع المستخدمين الخارجيين. تساعد هذه الأدوات الشركات على تقليل الاعتماد على مرفقات البريد الإلكتروني، والمجلدات المحلية، ومحركات الأقراص المشتركة المعزولة، وعمليات الموافقة اليدوية.

المنصة مناسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة، والفرق الموزعة، وشركات الخدمات المهنية، والمنظمات غير الربحية، والهيئات العامة، والإدارات التي تدير كميات كبيرة من الوثائق الحيوية للأعمال.

ما الميزات الرئيسية التي يقدمها Folderit؟

• تخزين الوثائق المركزي:
  يخزن Folderit ملفات الأعمال في مستودع سحابي هيكلي واحد. يمكن للفرق تنظيم الوثائق حسب القسم أو العميل أو المشروع أو نوع الوثيقة أو السنة أو الحالة أو أي نظام تصنيف داخلي آخر.

• بحث نصي كامل عن الوثائق:
  يمكن للمستخدمين البحث ليس فقط عن أسماء الملفات ولكن أيضًا عن النصوص الموجودة داخل الوثائق المدعومة. يساعد ذلك الموظفين في العثور على العقود والفواتير والتقارير والسياسات دون الحاجة لتذكر موقع المجلد الدقيق.

• التعرف على الأحرف الضوئية:
  تجعل تقنية OCR الوثائق الممسوحة ضوئيًا وملفات PDF المستندة إلى الصور قابلة للبحث. يمكن فهرسة النصوص من السجلات الورقية والإيصالات والاتفاقيات الموقعة والملفات المؤرشفة وتحديد موقعها من خلال البحث.

• البيانات الوصفية المخصصة والعلامات:
  يمكن إثراء الوثائق بحقول مثل اسم العميل ورقم العقد وتاريخ انتهاء الصلاحية ورمز المشروع والقسم أو حالة الموافقة. تخلق البيانات الوصفية هيكلًا أكثر مرونة من المجلدات وحدها.

• التحكم في إصدارات الوثائق:
  يحافظ Folderit على تاريخ إصدارات الوثائق. يمكن للمستخدمين مراجعة الملفات السابقة، تتبع التغييرات، استعادة الإصدارات السابقة، وتقليل خطر العمل بمعلومات قديمة.

• أذونات الوصول:
  يمكن للمسؤولين تعريف من يمكنه عرض أو تعديل أو تنزيل أو مشاركة أو الموافقة أو حذف الوثائق. يمكن تطبيق الأذونات على المجلدات والملفات والفرق والمستخدمين الأفراد والمتعاونين الخارجيين.

• عمليات الموافقة والمراجعة:
  يمكن إرسال الوثائق من خلال مراجعة وهيكلة الموافقة والاعتراف أو عمليات التوقيع. يتلقى كل مشارك مهمة، بينما يمكن للمديرين تتبع التقدم وتحديد التأخيرات.

• التوقيعات الإلكترونية:
  يمكن توجيه الملفات للتوقيع الإلكتروني دون مغادرة بيئة إدارة الوثائق. هذا مفيد للعقود والسياسات والاتفاقيات ونماذج الموافقة ومستندات الموردين.

• مسارات التدقيق:
  يسجل Folderit نشاط الوثائق مثل التحميلات والتنزيلات والتعديلات والموافقات والمشاركة. تعزز سجلات التدقيق المساءلة وتدعم التحقيقات الداخلية، وضوابط الجودة، ومراجعات الامتثال.

• قواعد الاحتفاظ بالوثائق:
  يمكن للمنظمات تعريف المدة التي يجب أن تُحتفظ خلالها بعض فئات الوثائق. تساعد سياسات الاحتفاظ في إدارة السجلات المالية وملفات الموظفين والعقود والوثائق الخاضعة للتنظيم.

• تكامل Microsoft Office:
  يمكن للمستخدمين إنشاء وفتح وتحرير مستندات Office المتوافقة مع الحفاظ على الملفات داخل مستودع الوثائق المدارة.

• الاتصال عبر API:
  يمكن ربط Folderit بأنظمة CRM وERP والمحاسبة والإنترانت وبوابات العملاء وغيرها من نظم الأعمال عبر واجهة برمجة التطبيقات الخاصة به.

ما هي حالات الاستخدام التجاري التي تناسب Folderit؟

• إدارة العقود:
  يمكن للشركات تخزين الاتفاقيات، تتبع الإصدارات، تعيين خطوات الموافقة، جمع التوقيعات، ضبط تذكيرات انتهاء الصلاحية، والتحكم في الوصول إلى الشروط السرية.

• تخزين الفواتير والوثائق المالية:
  يمكن لفرق المحاسبة تنظيم الفواتير والإيصالات والبيانات والسجلات الداعمة حسب العميل أو المورد أو التاريخ أو الفترة المالية.

• إدارة وثائق الموظفين:
  يمكن لإدارات الموارد البشرية إدارة عقود العمل والسياسات والشهادات ووثائق الانضمام وسجلات الأفراد مع وصول مقيد.

• الامتثال والتحكم في السياسات:
  يمكن للمنظمات الحفاظ على إصدارات محكومة من السياسات والإجراءات والأدلة والوثائق التنظيمية بينما تسجل اعتراف الموظفين.

• توثيق المشاريع:
  يمكن للفرق الاحتفاظ بالمواصفات والتقارير والميزانيات والتصميمات وملاحظات الاجتماعات والموافقات ضمن هيكل مجلد مشروع مخصص.

• بوابات العملاء والموردين:
  يمكن للمستخدمين الخارجيين الحصول على وصول محكوم إلى وثائق مختارة دون الحصول على رؤية لمستودع الشركة بالكامل.

• إدارة الجودة:
  يمكن للشركات إدارة الإجراءات التشغيلية القياسية، والإجراءات التصحيحية، والشهادات، وسجلات الفحص، والوثائق المحكومة.

• تعاون الفرق عن بُعد:
  يمكن للموظفين الموزعين الوصول إلى الملفات المصرح بها من مواقع مختلفة مع الحفاظ على إصدارات موحدة وضوابط أمان.

• تنظيم الوثائق القانونية:
  يمكن للفرق القانونية تخزين ملفات القضايا والاتفاقيات والأدلة والمراسلات والمواد الداعمة مع البحث، والأذونات، وتاريخ النشاط.

ما الفوائد التي يمكن أن تحققها المنظمات من Folderit؟

يقلل Folderit من الوقت الذي يقضيه الموظفون في البحث عن الملفات عبر صناديق البريد الإلكتروني ومحركات الأقراص المشتركة وأجهزة الكمبيوتر المحلية والحسابات السحابية غير المتصلة. تجعل التخزين المركزي والبحث النصي الكامل الوثائق أسهل للتحديد وإعادة الاستخدام.

يقلل التحكم في الإصدارات من التكرار والارتباك بين نسخ الملفات المتعددة. يمكن للفرق تحديد الإصدار الحالي مع الحفاظ على المراجعات السابقة للرجوع إليها أو للتدقيق.

تحسن الأذونات التفصيلية من أمان الوثائق من خلال تحديد الوصول وفقًا للأدوار والمسؤوليات. يمكن تمكين التعاون الخارجي دون تعريض المعلومات الداخلية غير ذات الصلة.

تخلق أتمتة سير العمل عمليات موافقة ومراجعة وتوقيع أكثر اتساقًا. يحصل المديرون على رؤية لحالة الوثائق، والإجراءات المعلقة، والخطوات المكتملة.

تدعم البيانات الوصفية والعلامات وقواعد الاحتفاظ حوكمة معلومات أقوى. يمكن للمنظمات تصنيف السجلات بدقة أكبر، والحفاظ عليها لفترات مطلوبة، والحفاظ على أدلة تدقيق أوضح.

يمكن أن يقلل Folderit أيضًا من العمل الإداري من خلال ربط عمليات الوثائق بتطبيقات الأعمال الأخرى من خلال التكاملات والأتمتة المعتمدة على API.

كيف تكون تجربة مستخدم Folderit؟

يستخدم Folderit هيكلًا قائمًا على المجلدات مألوفًا، مما يجعل المنصة أسهل لفهمها للموظفين المعتادين على أنظمة الملفات التقليدية. يمكن للمستخدمين التنقل بين المجلدات، وتحميل الملفات، ومعاينة الوثائق، وتطبيق البيانات الوصفية، وإجراء عمليات البحث من واجهة ويب.

توازن الخدمة بين البساطة والتحكم المتقدم في الوثائق. يمكن للمستخدمين الأساسيين التركيز على العثور على الملفات وعرضها ومشاركتها، بينما يمكن للمسؤولين تكوين الأذونات وسير العمل وسياسات الاحتفاظ وحقول البيانات الوصفية وإعدادات الأمان.

تساعد التنبيهات والتذكيرات المستخدمين على الرد على مهام الوثائق دون الحاجة إلى التحقق المتكرر من حالة سير العمل. توفر عمليات الموافقة والتوقيع إجراءات واضحة، مما يقلل من عدم اليقين حول ما يجب أن يحدث بعد ذلك.

يدعم النموذج القائم على السحاب الوصول من مواقع مختلفة دون الحاجة إلى أن تحافظ المنظمات على خادم الوثائق الخاص بها. يجعل هذا Folderit عمليًا للفرق الهجينة والموظفين عن بُعد والشركات التي تعمل مع شركاء خارجيين.

بشكل عام، يوفر نظام إدارة الوثائق السحابية Folderit تجربة منظمة وقابلة للوصول للمنظمات التي تحتاج إلى تخزين آمن للوثائق، وبحث فعال، وتعاون محكوم، وسير عمل موثوق للأعمال.