Folderit Хмарна система управління документами

Що таке система управління документами Folderit Cloud?

Folderit Cloud Document Management System - це онлайн-платформа для зберігання, організації, пошуку, обміну та контролю бізнес-документів. Вона призначена для організацій, які потребують більшої структурованості, ніж стандартне хмарне зберігання, але не хочуть складності великої платформи управління контентом підприємства.

Сервіс забезпечує централізоване середовище для контрактів, рахунків-фактур, політик, записів співробітників, проектних файлів, технічної документації, документів клієнтів та матеріалів з дотримання нормативних вимог. Файли можуть бути організовані в папки, збагачені метаданими, шукатися за вмістом та захищені детальними правами доступу.

Folderit Cloud Document Management System також підтримує робочі процеси документів, контроль версій, аудиторські сліди, правила зберігання, електронні підписи та співпрацю з зовнішніми користувачами. Ці інструменти допомагають компаніям зменшити залежність від вкладень електронної пошти, локальних папок, роз'єднаних спільних дисків та ручних процесів затвердження.

Платформа підходить для малих та середніх підприємств, розподілених команд, компаній професійних послуг, неприбуткових організацій, державних установ та відділів, які керують великими обсягами критично важливих бізнес-документів.

Які ключові функції надає Folderit?

• Централізоване зберігання документів:
  Folderit зберігає бізнес-файли в одному структурованому хмарному репозиторії. Команди можуть організовувати документи за відділом, клієнтом, проектом, типом документа, роком, статусом або іншою внутрішньою системою класифікації.

• Пошук документів за повним текстом:
  Користувачі можуть шукати не лише за іменами файлів, а й за текстом, що міститься в підтримуваних документах. Це допомагає співробітникам знаходити контракти, рахунки-фактури, звіти та політики, не згадуючи про їх точне місцезнаходження в папці.

• Оптичне розпізнавання символів:
  Технологія OCR робить скановані документи та PDF-файли на основі зображень доступними для пошуку. Текст з паперових записів, квитанцій, підписаних угод та архівних файлів може бути індексований та знаходитися через пошук.

• Користувацькі метадані та теги:
  Документи можуть бути збагачені полями, такими як ім'я клієнта, номер контракту, дата закінчення, код проекту, відділ або статус затвердження. Метадані створюють більш гнучку структуру, ніж папки самі по собі.

• Контроль версій документів:
  Folderit зберігає історію версій документів. Користувачі можуть переглядати попередні файли, відстежувати зміни, відновлювати попередні версії та зменшувати ризик роботи з застарілою інформацією.

• Права доступу:
  Адміністратори можуть визначати, хто може переглядати, редагувати, завантажувати, ділитися, затверджувати або видаляти документи. Права можуть бути застосовані до папок, файлів, команд, окремих користувачів і зовнішніх співпрацівників.

• Процеси затвердження та огляду:
  Документи можуть бути надіслані через структурований огляд, затвердження, підтвердження або процеси підписання. Кожен учасник отримує завдання, в той час як менеджери можуть відстежувати прогрес і виявляти затримки.

• Електронні підписи:
  Файли можуть бути відправлені на електронне підписання без виходу з середовища управління документами. Це корисно для контрактів, політик, угод, форм згоди та документів постачальників.

• Аудиторські сліди:
  Folderit фіксує активність документів, таку як завантаження, скачування, редагування, затвердження та обмін. Аудиторські журнали покращують підзвітність та підтримують внутрішні розслідування, контроль якості та перевірки дотримання.

• Правила зберігання документів:
  Організації можуть визначити, як довго певні категорії документів повинні зберігатися. Політики зберігання допомагають управляти фінансовими записами, файлами співробітників, контрактами та регульованими документами.

• Інтеграція з Microsoft Office:
  Користувачі можуть створювати, відкривати та редагувати сумісні документи Office, зберігаючи файли в межах керованого репозиторію документів.

• API-з'єднання:
  Folderit можна підключити до CRM, ERP, бухгалтерії, внутрішніх мереж, портальних систем для клієнтів та інших бізнес-систем через свій API.

Які бізнес-випадки підходять для Folderit?

• Управління контрактами:
  Бізнес може зберігати угоди, відстежувати версії, призначати етапи затвердження, збирати підписи, встановлювати нагадування про закінчення та контролювати доступ до конфіденційних умов.

• Зберігання рахунків-фактур та фінансових документів:
  Бухгалтерські команди можуть організувати рахунки-фактури, квитанції, виписки та супутні записи за клієнтом, постачальником, датою або фінансовим періодом.

• Управління документами співробітників:
  Відділи людських ресурсів можуть управляти трудовими контрактами, політиками, сертифікатами, документами з адаптації та записами персоналу з обмеженим доступом.

• Контроль дотримання та політики:
  Організації можуть підтримувати контрольовані версії політик, процедур, посібників та регуляторних документів, фіксуючи підтвердження співробітників.

• Проектна документація:
  Команди можуть зберігати специфікації, звіти, бюджети, проекти, нотатки з нарад та затвердження в рамках спеціальної структури папок проекту.

• Портали для клієнтів та постачальників:
  Зовнішні користувачі можуть отримувати контрольований доступ до вибраних документів, не отримуючи видимості до всього репозиторію компанії.

• Управління якістю:
  Компанії можуть управляти стандартними операційними процедурами, коригуючими заходами, сертифікаціями, записами перевірок та контрольованою документацією.

• Співпраця віддалених команд:
  Розподілені співробітники можуть отримувати доступ до авторизованих файлів з різних місць, підтримуючи при цьому постійні версії та контролі безпеки.

• Організація юридичних документів:
  Юридичні команди можуть зберігати справи, угоди, докази, кореспонденцію та супутні матеріали з можливістю пошуку, правами доступу та історією активності.

Які переваги можуть отримати організації від Folderit?

Folderit зменшує час, який співробітники витрачають на пошук файлів в електронній пошті, спільних дисках, локальних комп'ютерах та роз'єднаних хмарних облікових записах. Централізоване зберігання та пошук за повним текстом спрощують пошук та повторне використання документів.

Контроль версій зменшує дублювання та плутанину між кількома копіями файлів. Команди можуть визначити поточну версію, зберігаючи при цьому попередні редакції для посилання або аудиту.

Детальні права доступу покращують безпеку документів, обмежуючи доступ відповідно до ролей та обов'язків. Зовнішню співпрацю можна активувати без розкриття непов'язаних внутрішніх даних.

Автоматизація робочих процесів створює більш послідовні процеси затвердження, огляду та підписання. Менеджери отримують видимість статусу документів, очікуючи дій та завершених етапів.

Метадані, теги та правила зберігання підтримують більш сильне управління інформацією. Організації можуть класифікувати записи більш точно, зберігати їх протягом необхідних періодів і підтримувати більш прозорі докази аудиту.

Folderit також може зменшити адміністративну роботу, пов'язуючи процеси документів з іншими бізнес-додатками через інтеграції та автоматизацію на основі API.

Який досвід користувачів у Folderit?

Folderit використовує знайому структуру на основі папок, що робить платформу легшою для розуміння для співробітників, звиклих до традиційних файлових систем. Користувачі можуть навігувати папками, завантажувати файли, переглядати документи, застосовувати метадані та виконувати пошук з веб-інтерфейсу.

Сервіс збалансовує простоту з розширеними контролями документів. Базові користувачі можуть зосередитися на знаходженні, перегляді та обміні файлами, тоді як адміністратори можуть налаштовувати права доступу, робочі процеси, політики зберігання, поля метаданих та налаштування безпеки.

Сповіщення та нагадування допомагають користувачам реагувати на завдання документів, не перевіряючи повторно статус робочого процесу. Процеси затвердження та підписання забезпечують чіткі дії, зменшуючи невизначеність щодо того, що має відбутися далі.

Модель на базі хмари підтримує доступ з різних місць, не вимагаючи від організацій утримувати власний сервер документів. Це робить Folderit практичним для гібридних команд, віддалених співробітників та компаній, які працюють з зовнішніми партнерами.

В цілому, Folderit Cloud Document Management System пропонує структурований та доступний досвід для організацій, які потребують безпечного зберігання документів, ефективного пошуку, контрольованої співпраці та надійних бізнес-робочих процесів.