Folderit Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων Cloud

Τι είναι το Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων Folderit Cloud;

Το Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων Folderit Cloud είναι μια διαδικτυακή πλατφόρμα για την αποθήκευση, οργάνωση, αναζήτηση, κοινοποίηση και έλεγχο επιχειρηματικών εγγράφων. Έχει σχεδιαστεί για οργανισμούς που χρειάζονται περισσότερη δομή από την τυπική αποθήκευση στο cloud, αλλά δεν επιθυμούν την πολυπλοκότητα μιας μεγάλης πλατφόρμας διαχείρισης περιεχομένου επιχείρησης.

Η υπηρεσία παρέχει ένα κεντρικό περιβάλλον για συμβόλαια, τιμολόγια, πολιτικές, αρχεία υπαλλήλων, αρχεία έργων, τεχνική τεκμηρίωση, έγγραφα πελατών και υλικά συμμόρφωσης. Τα αρχεία μπορούν να οργανωθούν σε φακέλους, να εμπλουτιστούν με μεταδεδομένα, να αναζητηθούν με βάση το περιεχόμενό τους και να προστατευτούν με λεπτομερείς άδειες πρόσβασης.

Το Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων Folderit Cloud υποστηρίζει επίσης ροές εργασιών εγγράφων, έλεγχο εκδόσεων, ιχνηλασίες ελέγχου, κανόνες διατήρησης, ηλεκτρονικές υπογραφές και συνεργασία με εξωτερικούς χρήστες. Αυτά τα εργαλεία βοηθούν τις εταιρείες να μειώσουν την εξάρτηση από συνημμένα email, τοπικούς φακέλους, αποσυνδεδεμένους κοινόχρηστους δίσκους και διαδικασίες έγκρισης με το χέρι.

Η πλατφόρμα είναι κατάλληλη για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, κατανεμημένες ομάδες, εταιρείες επαγγελματικών υπηρεσιών, μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, δημόσιους οργανισμούς και τμήματα που διαχειρίζονται μεγάλους όγκους επιχειρηματικά κρίσιμων εγγράφων.

Ποιες είναι οι βασικές δυνατότητες που παρέχει το Folderit;

• Κεντρική αποθήκευση εγγράφων:
  Το Folderit αποθηκεύει επιχειρηματικά αρχεία σε ένα δομημένο αποθετήριο cloud. Οι ομάδες μπορούν να οργανώνουν έγγραφα ανά τμήμα, πελάτη, έργο, τύπο εγγράφου, έτος, κατάσταση ή άλλο εσωτερικό σύστημα κατάταξης.

• Αναζήτηση πλήρους κειμένου εγγράφων:
  Οι χρήστες μπορούν να αναζητούν όχι μόνο ονόματα αρχείων αλλά και κείμενα που περιέχονται μέσα σε υποστηριζόμενα έγγραφα. Αυτό βοηθά τους υπαλλήλους να βρίσκουν συμβόλαια, τιμολόγια, αναφορές και πολιτικές χωρίς να θυμούνται την ακριβή τοποθεσία του φακέλου τους.

• Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων:
  Η τεχνολογία OCR καθιστά τα σκαναρισμένα έγγραφα και τα PDF που βασίζονται σε εικόνες αναζητήσιμα. Κείμενα από έγγραφα σε χαρτί, αποδείξεις, υπογεγραμμένες συμφωνίες και αρχαία αρχεία μπορούν να ευρετηριαστούν και να εντοπιστούν μέσω αναζήτησης.

• Προσαρμοσμένα μεταδεδομένα και ετικέτες:
  Τα έγγραφα μπορούν να εμπλουτιστούν με πεδία όπως όνομα πελάτη, αριθμό συμβολαίου, ημερομηνία λήξης, κωδικό έργου, τμήμα ή κατάσταση έγκρισης. Τα μεταδεδομένα δημιουργούν μια πιο ευέλικτη δομή από τους φακέλους μόνο.

• Έλεγχος εκδόσεων εγγράφων:
  Το Folderit διατηρεί ιστορικό εκδόσεων εγγράφων. Οι χρήστες μπορούν να αναθεωρήσουν προηγούμενα αρχεία, να παρακολουθούν αλλαγές, να αποκαθιστούν προηγούμενες εκδόσεις και να μειώσουν τον κίνδυνο εργασίας με ξεπερασμένες πληροφορίες.

• Άδειες πρόσβασης:
  Οι διαχειριστές μπορούν να καθορίσουν ποιος μπορεί να δει, να επεξεργαστεί, να κατεβάσει, να μοιραστεί, να εγκρίνει ή να διαγράψει έγγραφα. Οι άδειες μπορούν να εφαρμοστούν σε φακέλους, αρχεία, ομάδες, μεμονωμένους χρήστες και εξωτερικούς συνεργάτες.

• Ροές εργασίας έγκρισης και αναθεώρησης:
  Τα έγγραφα μπορούν να αποστέλλονται μέσω δομημένων διαδικασιών αναθεώρησης, έγκρισης, επιβεβαίωσης ή υπογραφής. Κάθε συμμετέχων λαμβάνει μια εργασία, ενώ οι διευθυντές μπορούν να παρακολουθούν την πρόοδο και να εντοπίζουν καθυστερήσεις.

• Ηλεκτρονικές υπογραφές:
  Τα αρχεία μπορούν να αποστέλλονται για ηλεκτρονική υπογραφή χωρίς να αφήνουν το περιβάλλον διαχείρισης εγγράφων. Αυτό είναι χρήσιμο για συμβόλαια, πολιτικές, συμφωνίες, έντυπα συγκατάθεσης και έγγραφα προμηθευτών.

• Ιχνηλασίες ελέγχου:
  Το Folderit καταγράφει δραστηριότητα εγγράφων όπως ανέβασμα, κατέβασμα, επεξεργασία, εγκρίσεις και κοινοποιήσεις. Τα αρχεία ιχνηλασίας ελέγχου βελτιώνουν την υπευθυνότητα και υποστηρίζουν τις εσωτερικές έρευνες, τους ποιοτικούς ελέγχους και τις ανασκοπήσεις συμμόρφωσης.

• Κανόνες διατήρησης εγγράφων:
  Οι οργανισμοί μπορούν να καθορίσουν πόσο καιρό πρέπει να διατηρούνται ορισμένες κατηγορίες εγγράφων. Οι πολιτικές διατήρησης βοηθούν στη διαχείριση χρηματοοικονομικών αρχείων, αρχείων υπαλλήλων, συμβολαίων και ρυθμιζόμενων εγγράφων.

• Ενσωμάτωση με Microsoft Office:
  Οι χρήστες μπορούν να δημιουργούν, να ανοίγουν και να επεξεργάζονται συμβατά έγγραφα Office διατηρώντας τα αρχεία μέσα στο διαχειριζόμενο αποθετήριο εγγράφων.

• Σύνδεση API:
  Το Folderit μπορεί να συνδεθεί με CRM, ERP, λογιστική, intranet, πύλες πελατών και άλλα επιχειρηματικά συστήματα μέσω του API του.

Ποιες επιχειρηματικές περιπτώσεις χρήσης ταιριάζουν στο Folderit;

• Διαχείριση συμβολαίων:
  Οι επιχειρήσεις μπορούν να αποθηκεύουν συμφωνίες, να παρακολουθούν εκδόσεις, να αναθέτουν βήματα έγκρισης, να συλλέγουν υπογραφές, να ορίζουν υπενθυμίσεις λήξης και να ελέγχουν την πρόσβαση σε εμπιστευτικούς όρους.

• Αποθήκευση τιμολογίων και χρηματοοικονομικών εγγράφων:
  Οι λογιστικές ομάδες μπορούν να οργανώνουν τιμολόγια, αποδείξεις, καταστάσεις και υποστηρικτικά αρχεία ανά πελάτη, προμηθευτή, ημερομηνία ή χρηματοοικονομική περίοδο.

• Διαχείριση εγγράφων εργαζομένων:
  Τα τμήματα ανθρώπινων πόρων μπορούν να διαχειρίζονται συμβόλαια απασχόλησης, πολιτικές, πιστοποιητικά, έγγραφα εισαγωγής και αρχεία προσωπικού με περιορισμένη πρόσβαση.

• Έλεγχος συμμόρφωσης και πολιτικών:
  Οι οργανισμοί μπορούν να διατηρούν ελεγχόμενες εκδόσεις πολιτικών, διαδικασιών, εγχειριδίων και ρυθμιστικών εγγράφων ενώ καταγράφουν την επιβεβαίωση των υπαλλήλων.

• Τεκμηρίωση έργων:
  Οι ομάδες μπορούν να διατηρούν προδιαγραφές, αναφορές, προϋπολογισμούς, σχέδια, σημειώσεις συναντήσεων και εγκρίσεις εντός μιας αφιερωμένης δομής φακέλων έργου.

• Πύλες πελατών και προμηθευτών:
  Οι εξωτερικοί χρήστες μπορούν να λαμβάνουν ελεγχόμενη πρόσβαση σε επιλεγμένα έγγραφα χωρίς να αποκτούν ορατότητα σε ολόκληρο το αποθετήριο της εταιρείας.

• Διαχείριση ποιότητας:
  Οι εταιρείες μπορούν να διαχειρίζονται τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας, διορθωτικές ενέργειες, πιστοποιήσεις, αρχεία επιθεώρησης και ελεγχόμενη τεκμηρίωση.

• Συνεργασία απομακρυσμένων ομάδων:
  Κατανεμημένοι υπάλληλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε εξουσιοδοτημένα αρχεία από διαφορετικές τοποθεσίες, διατηρώντας ταυτόχρονα συνεπείς εκδόσεις και ελέγχους ασφάλειας.

• Οργάνωση νομικών εγγράφων:
  Οι νομικές ομάδες μπορούν να αποθηκεύουν αρχεία υποθέσεων, συμφωνίες, αποδείξεις, αλληλογραφία και υποστηρικτικά υλικά με αναζήτηση, άδειες και ιστορικό δραστηριότητας.

Ποια οφέλη μπορούν να αποκομίσουν οι οργανισμοί από το Folderit;

Το Folderit μειώνει τον χρόνο που ξοδεύουν οι υπάλληλοι αναζητώντας αρχεία σε εισερχόμενα email, κοινούς δίσκους, τοπικούς υπολογιστές και αποσυνδεδεμένους λογαριασμούς cloud. Η κεντρική αποθήκευση και η αναζήτηση πλήρους κειμένου διευκολύνουν την τοποθέτηση και επαναχρησιμοποίηση εγγράφων.

Ο έλεγχος εκδόσεων μειώνει την επανάληψη και την σύγχυση μεταξύ πολλαπλών αντιγράφων αρχείων. Οι ομάδες μπορούν να εντοπίσουν την τρέχουσα έκδοση ενώ διατηρούν προηγούμενες αναθεωρήσεις για αναφορά ή έλεγχο.

Οι λεπτομερείς άδειες βελτιώνουν την ασφάλεια των εγγράφων περιορίζοντας την πρόσβαση σύμφωνα με ρόλους και ευθύνες. Η εξωτερική συνεργασία μπορεί να ενεργοποιηθεί χωρίς να εκτίθεται άσχετη εσωτερική πληροφορία.

Η αυτοματοποίηση ροών εργασίας δημιουργεί πιο συνεπείς διαδικασίες έγκρισης, αναθεώρησης και υπογραφής. Οι διευθυντές αποκτούν ορατότητα στην κατάσταση των εγγράφων, τις εκκρεμείς ενέργειες και τα ολοκληρωμένα βήματα.

Τα μεταδεδομένα, οι ετικέτες και οι κανόνες διατήρησης υποστηρίζουν ισχυρότερη διακυβέρνηση πληροφοριών. Οι οργανισμοί μπορούν να κατατάσσουν τα αρχεία πιο ακριβώς, να τα διατηρούν για απαιτούμενες περιόδους και να διατηρούν σαφέστερα αποδεικτικά στοιχεία ελέγχου.

Το Folderit μπορεί επίσης να μειώσει τη διοικητική εργασία συνδέοντας τις διαδικασίες εγγράφων με άλλες επιχειρηματικές εφαρμογές μέσω ενσωματώσεων και αυτοματοποίησης βάσει API.

Πώς είναι η εμπειρία χρήστη στο Folderit;

Το Folderit χρησιμοποιεί μια γνωστή δομή φακέλων, καθιστώντας την πλατφόρμα πιο κατανοητή για τους υπαλλήλους που είναι εξοικειωμένοι με παραδοσιακά συστήματα αρχείων. Οι χρήστες μπορούν να περιηγούνται σε φακέλους, να ανεβάζουν αρχεία, να προβάλλουν έγγραφα, να εφαρμόζουν μεταδεδομένα και να εκτελούν αναζητήσεις από μια διαδικτυακή διεπαφή.

Η υπηρεσία ισορροπεί την απλότητα με προχωρημένους ελέγχους εγγράφων. Οι βασικοί χρήστες μπορούν να επικεντρωθούν στην εύρεση, προβολή και κοινοποίηση αρχείων, ενώ οι διαχειριστές μπορούν να ρυθμίζουν άδειες, ροές εργασιών, πολιτικές διατήρησης, πεδία μεταδεδομένων και ρυθμίσεις ασφάλειας.

Οι ειδοποιήσεις και οι υπενθυμίσεις βοηθούν τους χρήστες να ανταποκριθούν σε εργασίες εγγράφων χωρίς να ελέγχουν συνεχώς την κατάσταση της ροής εργασίας. Οι διαδικασίες έγκρισης και υπογραφής παρέχουν σαφείς ενέργειες, μειώνοντας την αβεβαιότητα σχετικά με το τι πρέπει να συμβεί στη συνέχεια.

Το μοντέλο cloud υποστηρίζει πρόσβαση από διαφορετικές τοποθεσίες χωρίς να απαιτεί από τους οργανισμούς να διατηρούν τον δικό τους διακομιστή εγγράφων. Αυτό καθιστά το Folderit πρακτικό για υβριδικές ομάδες, απομακρυσμένους υπαλλήλους και εταιρείες που συνεργάζονται με εξωτερικούς εταίρους.

Συνολικά, το Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων Folderit Cloud προσφέρει μια δομημένη και προσβάσιμη εμπειρία για οργανισμούς που χρειάζονται ασφαλή αποθήκευση εγγράφων, αποτελεσματική αναζήτηση, ελεγχόμενη συνεργασία και αξιόπιστες επιχειρηματικές ροές εργασίας.