actiTIME – Отслеживание времени и контроль затрат на проекты

Что такое actiTIME и как он работает?

actiTIME — это программное обеспечение для учета рабочего времени и контроля затрат на проекты для бизнеса, которому необходимо связать часы работы сотрудников с выполнением проектов и финансовыми результатами. Оно служит консалтинговым фирмам, командам разработчиков, креативным агентствам, инженерным компаниям и другим организациям, работающим с несколькими клиентами или внутренними инициативами.

Команды организуют работу по клиентам, проектам и задачам, а затем фиксируют часы, затраченные на отдельные действия. Менеджеры используют эти записи для сравнения оценок с фактическими затратами, проверки оплачиваемой работы и понимания трудозатрат. Таким образом, учет рабочего времени становится общим источником информации для надзора за проектами, финансовой отчетности и выставления счетов клиентам.

Продукт доступен как в виде хостингового онлайн-сервиса, так и в виде установки на собственном сервере. Отдельная бесплатная онлайн-версия поддерживает до трех пользователей с ограниченным функционалом. Организации могут выбрать между управляемым облачным доступом и запуском программного обеспечения на собственной инфраструктуре.

Каковы ключевые функции actiTIME?

• Гибкая запись времени. Сотрудники могут вводить часы в недельные табели учета рабочего времени, использовать временные карточки календаря и добавлять комментарии, объясняющие выполненную работу. Мобильный учет и расширение для Chrome предоставляют дополнительные способы фиксации времени наряду с повседневными задачами.
• Управление задачами и рабочими процессами. Команды могут назначать обязанности, определять оценки и сроки, расставлять приоритеты и настраивать статусы задач. Вид Канбан отображает прогресс, в то время как пользовательские поля и импорт задач из CSV поддерживают более структурированное администрирование проектов.
• Мониторинг бюджета. Бюджеты по времени, затратам и выставлению счетов могут отслеживаться на уровне клиентов, проектов и задач. Менеджеры сравнивают зафиксированную работу с установленными лимитами, что помогает им исследовать перерасходы и выявлять действия, потребляющие больше ресурсов, чем ожидалось.
• Выставление счетов и расчеты затрат. Ставки за задачи превращают зафиксированные часы в суммы для выставления счетов. Индивидуальные ставки сотрудников поддерживают расчеты затрат на работу, сверхурочные и отпуск, в то время как брендированные PDF-счета представляют начисления на основе зафиксированного времени.
• Отчетность и анализ. Отчеты охватывают производительность сотрудников, запланированные и фактические часы, сверхурочные, остатки отпусков, общие суммы выставления счетов и прибыль и убытки по проектам. Диаграммы, настраиваемые представления отчетов и сохраненные настройки отчетов помогают менеджерам рассматривать повторяющиеся вопросы.
• Контроль табелей учета рабочего времени. Статусы проверки и утверждения поддерживают проверку поданных часов. Блокировка ограничивает изменения в завершенных отчетных периодах, а напоминания по электронной почте побуждают сотрудников завершить незавершенные табели учета рабочего времени.

Как бизнес может использовать actiTIME?

• Агентства и консалтинговые фирмы могут отделить выполнение клиентских заказов от внутреннего администрирования, документировать оплачиваемую работу и готовить счета на основе зафиксированных часов и согласованных ставок.
• Команды разработки программного обеспечения и инженеры могут сравнивать оценки задач с фактическими затратами на выполнение, пересматривать, где накапливаются часы проекта, и использовать записи завершенной работы при оценке аналогичных заданий.
• Менеджеры по операциям и финансам могут сравнивать трудозатраты с суммами для выставления счетов, исследовать проекты с низкими маржами и пересматривать информацию о сверхурочных или отпусках наряду с рабочими часами.
• Организации с требованиями к инфраструктуре могут развернуть саморазмещенную версию внутри компании, сохраняя ответственность за свою установку и обслуживание, а также храня данные о времени проекта на своем собственном сервере.

Какие преимущества предлагает actiTIME?

actiTIME связывает операционные записи с финансовыми вопросами, связанными с проектной работой. Менеджеры могут проверить, использовалось ли больше часов, чем планировалось, как эти часы влияют на трудозатраты и какие суммы доступны для выставления счетов. Это создает более четкую основу для пересмотра объема работ, ставок и будущих оценок.

Его отчеты также уменьшают необходимость вручную собирать отдельные представления времени, затрат и оплачиваемой работы. Полезность этих сравнений зависит от последовательного ввода времени и правильно настроенных оценок и ставок.

Каков пользовательский опыт с actiTIME?

Документированный интерфейс сочетает недельные табели учета рабочего времени и записи в календаре с списками задач, досками Канбан и представлениями отчетов. Настройка включает определение структуры работы, добавление пользователей, назначение задач и настройку ставок и контролей, необходимых бизнесу.

Обычные пользователи в основном фиксируют часы и обновляют детали работы, в то время как менеджеры просматривают поданные данные и отчеты. Доступны официальные учебные материалы, демонстрации и поддержка при вводе в использование. Интеграции с QuickBooks и Zapier, а также доступ к API в поддерживаемых версиях предоставляют варианты для подключения данных о времени к другим бизнес-системам.