actiTIME – Zeiterfassung und Projektkostenkontrolle

Was ist actiTIME und wie funktioniert es?

actiTIME ist eine Software zur Zeiterfassung und Projektkostenkontrolle für Unternehmen, die Mitarbeiterstunden mit Projektlieferungen und finanzieller Leistung verbinden müssen. Sie dient Beratungsunternehmen, Entwicklungsteams, Kreativagenturen, Ingenieurbetrieben und anderen Organisationen, die an mehreren Kunden oder internen Initiativen arbeiten.

Teams organisieren die Arbeit in Kunden, Projekte und Aufgaben und erfassen dann die Stunden, die für einzelne Aktivitäten aufgewendet werden. Manager nutzen diese Aufzeichnungen, um Schätzungen mit dem tatsächlichen Aufwand zu vergleichen, abrechenbare Arbeiten zu überprüfen und die Arbeitskosten zu verstehen. Die Zeiterfassung wird somit zu einer gemeinsamen Informationsquelle für die Projektüberwachung, Finanzberichterstattung und Kundenabrechnung.

Das Produkt ist als gehosteter Online-Service und als selbstgehostete Installation verfügbar. Eine separate kostenlose Online-Version unterstützt bis zu drei Benutzer mit eingeschränkter Funktionalität. Organisationen können zwischen verwaltetem Cloud-Zugriff und der Ausführung der Software auf ihrer eigenen Infrastruktur wählen.

Was sind die Hauptmerkmale von actiTIME?

• Flexibles Zeitmanagement. Mitarbeiter können Stunden in wöchentlichen Stundenzetteln eingeben, Kalenderzeiterfassungen verwenden und Kommentare hinzufügen, die die erledigte Arbeit erklären. Mobile Zeiterfassung und eine Chrome-Erweiterung bieten zusätzliche Möglichkeiten, Zeit neben alltäglichen Aufgaben zu erfassen.
• Aufgaben- und Workflow-Management. Teams können Verantwortlichkeiten zuweisen, Schätzungen und Fristen definieren, Arbeiten priorisieren und den Status von Aufgaben anpassen. Eine Kanban-Ansicht zeigt den Fortschritt an, während benutzerdefinierte Felder und CSV-Aufgabenimporte eine strukturiertere Projektverwaltung unterstützen.
• Budgetüberwachung. Zeit-, Kosten- und Abrechnungsbudgets können auf Kunden-, Projekt- und Aufgabenebene verfolgt werden. Manager vergleichen die erfasste Arbeit mit den zugewiesenen Grenzen, was ihnen hilft, Überschreitungen zu untersuchen und Aktivitäten zu identifizieren, die mehr Ressourcen verbrauchen als erwartet.
• Abrechnung und Kostenberechnungen. Abrechnungssätze für Aufgaben verwandeln erfasste Stunden in abrechenbare Beträge. Einzelschichttarife unterstützen die Berechnung von Arbeits-, Überstunden- und Urlaubskosten, während gebrandete PDF-Rechnungen Gebühren basierend auf der erfassten Zeit präsentieren.
• Berichterstattung und Analyse. Berichte umfassen die Mitarbeiterleistung, geschätzte versus tatsächliche Stunden, Überstunden, Urlaubsstände, Abrechnungssummen sowie Projektgewinn und -verlust. Diagramme, konfigurierbare Berichtsansichten und gespeicherte Berichtseinstellungen helfen Managern, wiederkehrende Fragen zu untersuchen.
• Stundenzettel-Kontrollen. Überprüfungs- und Genehmigungsstatus unterstützen die Kontrolle der eingereichten Stunden. Das Sperren schränkt Änderungen an abgeschlossenen Berichtszeiträumen ein, und E-Mail-Erinnerungen fordern die Mitarbeiter auf, ausstehende Stundenzettel zu vervollständigen.

Wie können Unternehmen actiTIME nutzen?

• Agenturen und Beratungen können die Kundenlieferung von der internen Verwaltung trennen, abrechenbare Arbeiten dokumentieren und Rechnungen unter Verwendung erfasster Stunden und vereinbarter Abrechnungssätze vorbereiten.
• Software- und Ingenieurteams können Schätzungen von Aufgaben mit dem tatsächlichen Umsetzungsaufwand vergleichen, überprüfen, wo sich Projektstunden ansammeln, und die Aufzeichnungen über abgeschlossene Arbeiten verwenden, wenn sie ähnliche Aufgaben schätzen.
• Operations- und Finanzmanager können Arbeitskosten mit abrechenbaren Beträgen vergleichen, Projekte mit schwachen Margen untersuchen und Überstunden- oder Urlaubsinformationen zusammen mit den Arbeitsstunden überprüfen.
• Organisationen mit Infrastruktur-Anforderungen können die selbstgehostete Version intern bereitstellen, die Verantwortung für ihre Installation und Wartung behalten und die Projektdaten auf ihrem eigenen Server speichern.

Welche Vorteile bietet actiTIME?

actiTIME verknüpft betriebliche Aufzeichnungen mit den finanziellen Fragen hinter der Projektarbeit. Manager können überprüfen, ob eine Aufgabe mehr Stunden als geplant benötigt hat, wie sich diese Stunden auf die Arbeitskosten auswirken und welche Beträge zur Abrechnung verfügbar sind. Dies schafft eine klarere Grundlage für die Überprüfung von Umfang, Sätzen und zukünftigen Schätzungen.

Die Berichte verringern auch den Bedarf, manuell separate Ansichten von Zeit, Kosten und abrechenbaren Arbeiten zusammenzustellen. Die Nützlichkeit dieser Vergleiche hängt von einer konsistenten Zeiterfassung und korrekt konfigurierten Schätzungen und Sätzen ab.

Wie ist die Benutzererfahrung mit actiTIME?

Die dokumentierte Benutzeroberfläche kombiniert wöchentliche Stundenzettel und Kalendereinträge mit Aufgabenlisten, Kanban-Boards und Berichtsansichten. Die Einrichtung umfasst die Definition der Arbeitsstruktur, das Hinzufügen von Benutzern, das Zuweisen von Aufgaben sowie das Konfigurieren der von dem Unternehmen benötigten Sätze und Kontrollen.

Alltagsbenutzer erfassen hauptsächlich Stunden und aktualisieren Arbeitsdetails, während Manager Einreichungen und Berichte überprüfen. Offizielle Lernmaterialien, Demonstrationen und Unterstützung bei der Einarbeitung sind verfügbar. QuickBooks- und Zapier-Integrationen sowie API-Zugriff in unterstützten Editionen bieten Optionen zur Verbindung von Zeitdaten mit anderen Geschäftssystemen.