actiTIME – Urmărirea Timpului și Controlul Costurilor Proiectului

Ce este actiTIME și cum funcționează?

actiTIME este un software de monitorizare a timpului și control al costurilor proiectelor pentru afaceri care trebuie să coreleze orele angajaților cu livrarea proiectelor și performanța financiară. Acesta servește firme de consultanță, echipe de dezvoltare, agenții creative, afaceri de inginerie și alte organizații care lucrează cu mai mulți clienți sau inițiative interne.

Echipele își organizează munca în clienți, proiecte și sarcini, apoi înregistrează orele petrecute pe activități individuale. Managerii folosesc aceste înregistrări pentru a compara estimările cu efortul efectiv, pentru a revizui munca facturabilă și pentru a înțelege costurile de muncă. Monitorizarea timpului devine, așadar, o sursă comună de informații pentru supravegherea proiectelor, raportarea financiară și facturarea clienților.

Produsul este disponibil ca un serviciu online găzduit și o instalare auto-găzduită. O versiune separată gratuită online suportă până la trei utilizatori cu funcționalitate limitată. Organizațiile pot alege între accesul în cloud gestionat și rularea software-ului pe propria infrastructură.

Care sunt caracteristicile cheie ale actiTIME?

• Înregistrare flexibilă a timpului. Angajații pot introduce ore în foi de timp săptămânale, pot folosi cartele de timp calendaristic și pot adăuga comentarii care explică munca finalizată. Monitorizarea mobilă și o extensie Chrome oferă modalități suplimentare de a captura timpul în paralel cu sarcinile zilnice.
• Gestionarea sarcinilor și fluxului de lucru. Echipele pot atribui responsabilități, pot defini estimări și termene limită, pot prioritiza munca și pot personaliza stările sarcinilor. O vedere Kanban afișează progresul, în timp ce câmpurile personalizate și importurile de sarcini CSV sprijină o administrare mai structurată a proiectului.
• Monitorizarea bugetului. Timpul, costurile și bugetele de facturare pot fi urmărite la nivel de client, proiect și sarcină. Managerii compară munca înregistrată cu limitele alocate, ajutându-i să investigheze depășirile și să identifice activitățile care consumă mai multe resurse decât se aștepta.
• Facturarea și calculul costurilor. Tarifele de facturare a sarcinilor transformă orele înregistrate în sume facturabile. Tarifele individuale ale angajaților sprijină calculul costurilor de muncă, ore suplimentare și concedii, în timp ce facturile PDF branduite prezintă costurile pe baza timpului înregistrat.
• Raportare și analiză. Raporturile acoperă performanța personalului, orele estimate versus cele reale, orele suplimentare, soldurile de concediu, totalurile de facturare și profitul și pierderea proiectului. Graficele, vizualizările de rapoarte configurabile și setările de rapoarte salvate ajută managerii să examineze întrebările recurente.
• Controale pentru foi de timp. Stările de revizuire și aprobat sprijină verificarea orelor trimise. Blocarea restricționează modificările perioadelor de raportare finalizate, iar mementourile prin email îi îndeamnă pe angajați să finalizeze foile de timp restante.

Cum pot folosi afacerile actiTIME?

• Agențiile și consultanțele pot separa livrarea către clienți de administrarea internă, pot documenta munca facturabilă și pot pregăti facturi folosind orele înregistrate și tarifele de facturare convenite.
• Echipele de software și inginerie pot compara estimările sarcinilor cu efortul efectiv de implementare, pot revizui unde se acumulează orele proiectului și pot folosi înregistrările muncii finalizate atunci când estimează sarcini similare.
• Managerii de operațiuni și finanțe pot compara costurile de muncă cu sumele facturabile, pot investiga proiectele cu marje slabe și pot revizui informațiile despre ore suplimentare sau concedii alături de orele lucrătoare.
• Organizațiile cu cerințe infrastructurale pot desfășura ediția auto-găzduită intern, menținând responsabilitatea pentru instalarea și întreținerea lor, păstrând în același timp datele de timp ale proiectului pe propriul server.

Ce beneficii oferă actiTIME?

actiTIME leagă înregistrările operaționale de întrebările financiare din spatele muncii de proiect. Managerii pot examina dacă o sarcină a consumat mai multe ore decât s-a planificat, cum afectează aceste ore costurile de muncă și ce sume sunt disponibile pentru facturare. Acest lucru creează o bază mai clară pentru revizuirea domeniului, tarifelor și estimărilor viitoare.

Rapoartele sale reduc, de asemenea, necesitatea de a asambla manual perspective separate asupra timpului, costurilor și muncii facturabile. Utilitatea acestor comparații depinde de introducerea constantă a timpului și estimările și tarifele configurate corect.

Care este experiența utilizatorului actiTIME?

Interfața documentată combină foi de timp săptămânale și înregistrări calendaristice cu liste de sarcini, tablouri Kanban și vizualizări de raportare. Configurarea implică definirea structurii de muncă, adăugarea utilizatorilor, atribuirea sarcinilor și configurarea tarifelor și controalelor necesare afacerii.

Utilizatorii de zi cu zi înregistrează în principal orele și actualizează detaliile muncii, în timp ce managerii revizuiesc trimiterile și rapoartele. Materialele oficiale de învățare, demonstrațiile și suportul pentru integrarea utilizatorilor sunt disponibile. Integrarea cu QuickBooks și Zapier, împreună cu accesul API în edițiile suportate, oferă opțiuni pentru conectarea datelor de timp cu alte sisteme de afaceri.