actiTIME – Ndjekja e Kohës dhe Kontrolli i Kostove të Projekteve

Çfarë është actiTIME, dhe si funksionon?

actiTIME është softuer për ndjekjen e kohës dhe kontrollin e kostove të projekteve për bizneset që kanë nevojë të lidhin orët e punonjësve me dorëzimin e projekteve dhe performancën financiare. Ai shërben për firmat konsulente, ekipet e zhvillimit, agjencitë krijuese, bizneset inxhinierike dhe organizata të tjera që punojnë në shumë klientë ose iniciativa të brendshme.

Ekipet organizojnë punën në klientë, projekte dhe detyra, pastaj regjistrojnë orët e kaluara në aktivitete individuale. Menaxherët përdorin këto regjistra për të krahasuar vlerësimet me përpjekjet reale, për të shqyrtuar punën e faturueshme dhe për të kuptuar kostot e punës. Ndjekja e kohës kështu bëhet një burim i përbashkët informacioni për mbikëqyrjen e projekteve, raportimin financiar dhe faturimin e klientëve.

Produkti është në dispozicion si një shërbim online të hostuar dhe një instalim të vetë-hostuar. Një version i veçantë falas online mbështet deri në tre përdorues me funksionalitet të kufizuar. Organizatat mund të zgjedhin midis qasjes në re të menaxhuar dhe ekzekutimit të softuerit në infrastrukturën e tyre.

Çfarë janë karakteristikate kryesore të actiTIME?

• Regjistrimi i fleksibilitetit të kohës. Punonjësit mund të shënojnë orët në fletëkohore javore, të përdorin karta kohe kalendarike dhe të shtojnë komente që shpjegojnë punën e përfunduar. Ndjekja mobile dhe një zgjerim për Chrome ofrojnë mënyra shtesë për të kapur kohën përkrah detyrave të përditshme.
• Menaxhimi i detyrave dhe rrjedhës së punës. Ekipet mund të caktojnë përgjegjësi, të definonin vlerësime dhe afate, të japin prioritet punës dhe të personalizojnë statuset e detyrave. Një pamje Kanban tregon përparimin, ndërsa fushat e personalizuara dhe importet e detyrave CSV mbështesin një administrim më të strukturuar të projekteve.
• Monitorimi i buxhetit. Koha, kostot dhe buxhetet e faturimit mund të ndjeken në nivelet e klientëve, projekteve dhe detyrave. Menaxherët krahasojnë punën e regjistruar me kufijtë e caktuar, duke i ndihmuar ata të hetojnë tejkalimet dhe të identifikojnë aktivitetet që konsumojnë më shumë burime sesa pritej.
• Faturimi dhe llogaritjet e kostove. Tarifat e faturimit për detyrat shndërrojnë orët e regjistruara në shuma të faturueshme. Tarifat individuale të punonjësve mbështesin llogaritjet e kostove për punën, orët e tepërta dhe lejet, ndërsa faturat PDF të markuara paraqesin tarifat bazuar në kohën e regjistruar.
• Raportimi dhe analiza. Raportet mbulojnë performancën e stafit, orët e vlerësuara përballë atyre reale, orët e tepërta, bilancet e lejeve, totalet e faturimit dhe fitimet dhe humbjet e projekteve. Grafiket, pamjet e raportit të konfigurueshme dhe cilësimet e ruajtura të raportit ndihmojnë menaxherët të shqyrtojnë pyetje të përsëritura.
• Kontrolli i fletëve të kohës. Statuset e shqyrtimit dhe miratimit mbështesin kontrollin e orëve të dorëzuara. Bllokimi kufizon ndryshimet në periudhat e raportimit të përfunduar, dhe kujtimet me email i nxisin punonjësit të përfundojnë fletët e kohës së prapambetur.

Si mund të përdorin bizneset actiTIME?

• Agjencitë dhe konsulencat mund të ndajnë dorëzimin e klientëve nga administrata e brendshme, të dokumentojnë punën e faturueshme dhe të përgatisin faturat duke përdorur orët e regjistruara dhe tarifat e dakorduara të faturimit.
• Ekipet e softuerit dhe inxhinierisë mund të krahasojnë vlerësimet e detyrave me përpjekjen e realizuar, të shqyrtojnë ku grumbullohen orët e projekteve, dhe të përdorin regjistrat e punës të përfunduar kur vlerësojnë detyra të ngjashme.
• Menaxherët e operacioneve dhe financave mund të krahasojnë kostot e punës me shumat e faturueshme, të hetojnë projektet me marzhe të dobëta dhe të shqyrtojnë informacionin për orët e tepërta ose lejet përkrah orëve të punës.
• Organizatat me kërkesa për infrastrukturë mund të përdorin edicionin e vetë-hostuar brenda, duke mbajtur përgjegjësinë për instalimin dhe mirëmbajtjen e tyre, duke ruajtur të dhënat e kohës së projekteve në serverin e tyre.

Çfarë përfitimesh ofron actiTIME?

actiTIME lidh regjistrat operativë me pyetjet financiare pas punës së projekteve. Menaxherët mund të shqyrtojnë nëse një detyrë ka përdorur më shumë orë se sa ishte planifikuar, si ato orë ndikojnë në kostot e punës, dhe cilat shuma janë të disponueshme për faturim. Kjo krijon një bazë më të qartë për shqyrtimin e fushës, tarifave dhe vlerësimeve të ardhshme.

Raportet e tij gjithashtu reduktojnë nevojën për të assembluar manualisht pamje të veçanta të kohës, kostove dhe punës së faturueshme. Përdorshmëria e këtyre krahasimeve varet nga regjistrimi i qëndrueshëm të kohës dhe vlerësimet dhe tarifat e konfigurura siç duhet.

Si është përvoja e përdoruesve me actiTIME?

Ndërfaqja e dokumentuar kombinon fletëkohorejavore dhe hyrje kalendarike me lista detyrash, tabela Kanban, dhe pamje raportimi. Konfigurimi përfshin përcaktimin e strukturës së punës, shtimin e përdoruesve, caktimin e detyrave dhe konfigurimin e tarifave dhe kontrollove të nevojshme nga biznesi.

Përdoruesit e përditshëm kryesisht regjistrojnë orët dhe përditësojnë detajet e punës, ndërsa menaxherët shqyrtojnë dorëzimet dhe raportet. Materialet zyrtare të mësimit, demonstatrat dhe mbështetja për fillim janë në dispozicion. Integrimet me QuickBooks dhe Zapier, së bashku me aksesin API në edicionet e mbështetura, ofrojnë mundësi për të lidhur të dhënat e kohës me sisteme të tjera të biznesit.