Intervals – Projektmanagement mit integriertem Zeittracking

Was sind Intervals und wie funktioniert es?

Intervals ist eine webbasierte Projektmanagement- und Zeiterfassungssoftware für Unternehmen, die Dienstleistungen für Kunden erbringen. Es bringt Aufgaben, erfasste Stunden, Budgets, Ausgaben, Berichterstattung und Rechnungsstellung in einen gemeinsamen Arbeitsbereich. Zu seiner Zielgruppe gehören Webentwicklungsteams, kreative Agenturen, Berater, IT-Dienstleister und andere Organisationen, die die Projektabwicklung mit dem Aufwand und den Kosten dahinter verbinden müssen.

Teams beginnen damit, Kunden und Projekte zu erstellen, Budgets zu definieren und die Arbeit in Module, Meilensteine und Aufgaben zu organisieren. Mitarbeiter erfassen die Zeit mit Timern oder Stundenzetteln, während Manager den Fortschritt überprüfen und den tatsächlichen Aufwand mit Schätzungen vergleichen. Genehmigte Zeiten und Ausgaben können dann die Kundenberichterstattung und Abrechnung unterstützen.

Die Plattform ist besonders relevant, wenn ein Unternehmen mehr Kontext benötigt, als ein eigenständiger Timer bietet. Stunden bleiben mit spezifischer Arbeit verbunden, was Managern hilft zu verstehen, welche Aufgaben Ressourcen verbrauchen und wie sich das auf die Projektleistung auswirkt.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Intervals?

• Zeiterfassung und Stundenzettel: Teammitglieder können Timer laufen lassen oder Stunden direkt in wöchentliche Stundenzettel eingeben. Einträge sind mit Kunden, Projekten, Aufgaben und Arbeitstypen verbunden. Erinnerungen und Genehmigungsworkflows unterstützen umfassendere Aufzeichnungen, bevor die Zeit für Berichterstattung oder Rechnungsstellung genutzt wird.
• Projekt- und Aufgabenorganisation: Projekte können Module, Meilensteine und zugewiesene Aufgaben mit Schätzungen, Fristen, Status, Kommentaren und Dateien enthalten. Die Diskussion und unterstützende Dokumente neben der Arbeit zu halten, bietet den Mitarbeitern einen gemeinsamen Referenzpunkt für Entscheidungen zur Lieferung.
• Budget- und Rentabilitätsberichterstattung: Manager können recorded effort und Kosten mit Projektbudgets vergleichen, zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Arbeit unterscheiden und Budgetgrenzbenachrichtigungen erhalten. Historische Projektdaten bieten eine Grundlage für die Überprüfung von Schätzungen und die Planung ähnlicher Aufträge.
• Rechnungsstellung und Ausgabenverwaltung: Erfasste Zeiten und Ausgaben können in Kundenrechnungen einfließen. Dies verbindet betriebliche Aufzeichnungen mit der Abrechnung und reduziert die Notwendigkeit, Rechnungsdetails aus separaten Zeitprotokollen und Projekt-Tabellenkalkulationen zusammenzustellen.
• Integrationen und Datenzugang: Verfügbare Verbindungen umfassen das Kopieren von Rechnungen nach QuickBooks Online, das Anhängen von Google Drive-Dokumenten und das Versenden von Slack-Benachrichtigungen für eingehende Arbeitsanfragen. Xero verwendet einen Export- und Importworkflow. Eine dokumentierte REST-API unterstützt benutzerdefinierte Verbindungen.
• Benutzerdefinierte Berichte und Arbeitslastanalyse: Teams können Berichte speichern und planen, die Zeitverteilung über Kunden und Projekte hinweg untersuchen und Daten für weitergehende Analysen exportieren. Informationen zur Arbeitslast helfen Managern, die verfügbare Kapazität zu bewerten, bevor sie zusätzliche Arbeit zuweisen.

Wie können Unternehmen Intervals nutzen?

• Entwicklungs- und IT-Teams: Organisieren Sie Kundenimplementierungen, Wartungsanfragen und Supportarbeiten, während Sie die geschätzten Arbeitsstunden mit dem tatsächlichen Aufwand vergleichen. Die Projektgeschichte kann den Umfang zukünftiger Engagements informieren.
• Kreative und Marketingagenturen: Koordinieren Sie Kampagnenaufgaben, halten Sie Dateien und Feedback mit den Aufgaben und überprüfen Sie, wie viel Zeit jeder Kunde oder jedes Projekt benötigt, bevor Sie Rechnungen vorbereiten.
• Beratungsunternehmen: Erfassen Sie abrechenbare und interne Arbeiten, verknüpfen Sie Ausgaben mit Engagements und erstellen Sie Berichte, die die Aktivität hinter den Kundenkosten erklären.
• Verteilte Serviceteams: Führen Sie gemeinsame Aufgabenprotokolle und erfassen Sie die Zeit über unterstützte mobile und Browser-Tools, wodurch Managern Projektinformationen zur Verfügung stehen, ohne separate Updates von jedem Mitarbeiter sammeln zu müssen.

Welche Vorteile bietet Intervals?

Intervals verbindet die Lieferaktivität mit finanziellem Kontext. Ein Manager kann den Fortschritt der Aufgaben neben den bereits erfassten Stunden und Kosten überprüfen, was es einfacher macht, Arbeiten zu identifizieren, die eine Umfangsdiskussion oder eine überarbeitete Schätzung benötigen.

Gemeinsame Projektaufzeichnungen bieten auch Kontinuität zwischen Ausführung, Berichterstattung und Abrechnung. Historische Informationen können eine informiertere Planung unterstützen, obwohl ihre Nützlichkeit von konsistenter Zeiteingabe und einer angemessenen Projektstruktur abhängt.

Wie ist das Benutzererlebnis von Intervals?

Der dokumentierte Workflow konzentriert sich auf Projekte, Aufgabendetails, Stundenzettel und Berichte. Teams konfigurieren Kunden, Personen, Arbeitsstrukturen und Berechtigungen, bevor sie diese Aufzeichnungen in der täglichen Arbeit verwenden. Visuelle Themen, Branding-Optionen und erweiterte CSS-Anpassungen bieten eine Personalisierung der Benutzeroberfläche.

Intervals bietet ein Hilfezentrum, Produktdemonstrationen und Onboarding-Beratungen. Teams, die es evaluieren, sollten die Testversion nutzen, um zu überprüfen, ob die Aufgabenstruktur, die Zeiteingabemethoden, die Berichte und die Buchhaltungsanbindungen mit ihren bestehenden Prozessen übereinstimmen.