Intervals – Διαχείριση Έργων με Ενσωματωμένη Παρακολούθηση Χρόνου

Τι είναι τα Intervals και πώς λειτουργεί;

Τα Intervals είναι λογισμικό διαχείρισης έργων και παρακολούθησης χρόνου βασισμένο στον ιστό για επιχειρήσεις που παρέχουν υπηρεσίες σε πελάτες. Συνδυάζει καθήκοντα, καταγεγραμμένες ώρες, προϋπολογισμούς, έξοδα, αναφορές και τιμολόγηση σε έναν κοινόχρηστο χώρο εργασίας. Το κοινό του περιλαμβάνει ομάδες ανάπτυξης ιστού, δημιουργικά γραφεία, συμβούλους, παρόχους υπηρεσιών IT και άλλους οργανισμούς που χρειάζονται να συνδέσουν την παράδοση έργων με την προσπάθεια και τα κόστη πίσω από αυτή.

Οι ομάδες αρχίζουν δημιουργώντας πελάτες και έργα, ορίζοντας προϋπολογισμούς και οργανώνοντας την εργασία σε ενότητες, ορόσημα και καθήκοντα. Οι υπάλληλοι καταγράφουν το χρόνο χρησιμοποιώντας χρονομετρητές ή φύλλα χρόνου, ενώ οι διευθυντές αναθεωρούν την πρόοδο και συγκρίνουν την πραγματική προσπάθεια με τις εκτιμήσεις. Ο εγκεκριμένος χρόνος και τα έξοδα μπορούν στη συνέχεια να υποστηρίξουν την αναφορά και την τιμολόγηση προς τους πελάτες.

Η πλατφόρμα είναι ιδιαίτερα σχετική όταν μια επιχείρηση χρειάζεται περισσότερα συμφραζόμενα από όσα παρέχει ένας αυτόνομος χρονομετρητής. Οι ώρες παραμένουν συνδεδεμένες με συγκεκριμένη εργασία, βοηθώντας τους διευθυντές να κατανοήσουν ποιες αναθέσεις καταναλώνουν πόρους και πώς αυτό επηρεάζει την απόδοση του έργου.

Ποιες είναι οι βασικές δυνατότητες των Intervals;

• Παρακολούθηση χρόνου και φύλλα χρόνου: Τα μέλη της ομάδας μπορούν να εκτελούν χρονομετρητές ή να εισάγουν ώρες απευθείας σε εβδομαδιαία φύλλα χρόνου. Οι καταχωρίσεις συνδέονται με πελάτες, έργα, καθήκοντα και τύπους εργασίας. Υπενθυμίσεις και ροές έγκρισης υποστηρίζουν πιο πλήρη αρχεία πριν ο χρόνος χρησιμοποιηθεί για αναφορά ή τιμολόγηση.
• Οργάνωση έργων και καθήκοντων: Τα έργα μπορούν να περιλαμβάνουν ενότητες, ορόσημα και ανατεθέντα καθήκοντα με εκτιμήσεις, προθεσμίες, καταστάσεις, σχόλια και αρχεία. Η διατήρηση συζητήσεων και υποστηρικτικών εγγράφων παράλληλα με την εργασία παρέχει στους συνεργάτες μια κοινή αναφορά για τις αποφάσεις παράδοσης.
• Αναφορά προϋπολογισμού και κερδοφορίας: Οι διευθυντές μπορούν να συγκρίνουν την καταγεγραμμένη προσπάθεια και τα κόστη με τους προϋπολογισμούς έργων, να διακρίνουν την χρεώσιμη από την μη χρεώσιμη εργασία και να λαμβάνουν ειδοποιήσεις ορίου προϋπολογισμού. Ιστορικά δεδομένα έργων παρέχουν βάση για την αναθεώρηση εκτιμήσεων και τον προγραμματισμό παρόμοιων αναθέσεων.
• Τιμολόγηση και διαχείριση εξόδων: Ο καταγεγραμμένος χρόνος και τα έξοδα μπορούν να τροφοδοτήσουν τα τιμολόγια πελατών. Αυτό συνδέει τα λειτουργικά αρχεία με την τιμολόγηση και μειώνει την ανάγκη για συγκέντρωση λεπτομερειών τιμολογίων από ξεχωριστά ημερολόγια χρόνου και υπολογιστικά φύλλα έργων.
• Ενσωματώσεις και πρόσβαση σε δεδομένα: Οι διαθέσιμες συνδέσεις περιλαμβάνουν την αντιγραφή τιμολογίων στο QuickBooks Online, την προσάρτηση εγγράφων από το Google Drive και την αποστολή ειδοποιήσεων Slack για εισερχόμενα αιτήματα εργασίας. Το Xero χρησιμοποιεί μια ροή εξαγωγής και εισαγωγής. Μια τεκμηριωμένη REST API υποστηρίζει προσαρμοσμένες συνδέσεις.
• Προσαρμοσμένες αναφορές και ανάλυση φόρτου εργασίας: Οι ομάδες μπορούν να αποθηκεύσουν και να προγραμματίσουν αναφορές, να εξετάσουν την κατανομή χρόνου σε πελάτες και έργα και να εξάγουν δεδομένα για περαιτέρω ανάλυση. Οι πληροφορίες φόρτου εργασίας βοηθούν τους διευθυντές να εκτιμήσουν τη διαθέσιμη χωρητικότητα πριν αναθέσουν επιπλέον εργασία.

Πώς μπορούν οι επιχειρήσεις να χρησιμοποιήσουν τα Intervals;

• Ομάδες ανάπτυξης και IT: Οργανώστε την υλοποίηση πελατών, αιτήματα συντήρησης και υποστηρικτική εργασία ενώ συγκρίνετε τις εκτιμώμενες ώρες καθήκοντος με την πραγματική προσπάθεια παράδοσης. Η ιστορία του έργου μπορεί να ενημερώσει το πεδίο των μελλοντικών συνεργασιών.
• Δημιουργικά και διαφημιστικά γραφεία: Συντονίστε καθήκοντα καμπάνιας, διατηρήστε έγγραφα και σχόλια με αναθέσεις και αναθεωρήστε πόσο χρόνο καταναλώνει κάθε πελάτης ή έργο πριν προετοιμάσετε τα τιμολόγια.
• Συμβουλευτικές εταιρείες: Καταγράφετε χρεώσιμη και εσωτερική εργασία, συνδέετε έξοδα με συνεργασίες και παράγετε αναφορές που εξηγούν την δραστηριότητα πίσω από τις χρεώσεις των πελατών.
• Διανεμημένες ομάδες υπηρεσιών: Διατηρείτε κοινά αρχεία καθήκοντος και καταγράφετε χρόνο μέσω υποστηριζόμενων εργαλείων κινητού και προγράμματος περιήγησης, δίνοντας στους διευθυντές πληροφορίες έργου χωρίς να χρειάζεται να συλλέγουν ξεχωριστές ενημερώσεις από κάθε υπάλληλο.

Ποια οφέλη προσφέρει τα Intervals;

Τα Intervals συνδέουν την δραστηριότητα παράδοσης με οικονομικό πλαίσιο. Ένας διευθυντής μπορεί να αναθεωρήσει την πρόοδο των καθήκοντων παράλληλα με τις ώρες και τα κόστη που έχουν ήδη καταγραφεί, διευκολύνοντας την αναγνώριση εργασιών που χρειάζονται συζήτηση πεδίου ή αναθεωρημένη εκτίμηση.

Τα κοινά αρχεία έργων παρέχουν επίσης συνέχεια μεταξύ εκτέλεσης, αναφοράς και τιμολόγησης. Οι ιστορικές πληροφορίες μπορούν να υποστηρίξουν πιο ενημερωμένο προγραμματισμό, αν και η χρησιμότητά τους εξαρτάται από τη συνεπή καταχώρηση χρόνου και την κατάλληλη ρύθμιση του έργου.

Πώς είναι η εμπειρία χρήστη με τα Intervals;

Η τεκμηριωμένη ροή εργασίας εστιάζει σε έργα, λεπτομέρειες καθήκοντος, φύλλα χρόνου και αναφορές. Οι ομάδες διαμορφώνουν πελάτες, άτομα, δομές εργασίας και δικαιώματα πριν χρησιμοποιήσουν αυτά τα αρχεία στην καθημερινή εργασία. Οπτικά θέματα, επιλογές branding και προηγμένη προσαρμογή CSS παρέχουν εξατομίκευση του интерфέις.

Τα Intervals προσφέρουν κέντρο βοήθειας, επιδείξεις προϊόντων και συμβουλές για την εκπαίδευση. Οι ομάδες που το αξιολογούν θα πρέπει να χρησιμοποιήσουν τη δοκιμή για να ελέγξουν εάν η δομή καθήκοντος, οι μέθοδοι καταχώρησης χρόνου, οι αναφορές και οι λογιστικές συνδέσεις ταιριάζουν με τις υπάρχουσες διαδικασίες τους.