Avaza – Projektmanagement, Zeiterfassung und Rechnungsstellung

Was ist Avaza und wie funktioniert es?

Avaza ist eine cloudbasierte Plattform für das Management von Arbeitsabläufen und die Automatisierung professioneller Dienstleistungen für Unternehmen, die Kundenprojekte durchführen. Sie kombiniert Projektmanagement, Ressourcenplanung, Teamkommunikation, Zeiterfassung, Ausgaben, Kostenvoranschläge, Rechnungsstellung und Berichterstattung. Agenturen, Beratungsunternehmen, Software-Teams und unabhängige Fachleute können sie nutzen, um die Durchführung von Arbeiten mit den finanziellen Aufzeichnungen zu verbinden, die zur Abrechnung von Kunden erforderlich sind.

Der Workflow kann mit einem Kostenvoranschlag beginnen, den ein Kunde genehmigt und das Unternehmen in ein Projekt umwandelt. Manager organisieren Aufgaben, weisen Personen zu und planen deren Verfügbarkeit. Teammitglieder erfassen Zeit und Ausgaben in Bezug auf die Arbeit, während autorisierte Prüfer die eingereichten Stunden genehmigen. Abrechenbare Einträge und feste Projektbeträge können dann zu Rechnungen hinzugefügt werden.

Da diese Aktivitäten Projekt- und Kundendaten teilen, können Manager die Arbeit von der Planung bis zur Abrechnung verfolgen, ohne dieselben Aufzeichnungen in separaten Anwendungen neu zu erstellen. Avaza unterstützt auch die Zusammenarbeit mit externen Kunden durch konfigurierbare Rollen und Berechtigungen.

Was sind die Hauptmerkmale von Avaza?

• Projekt- und Aufgabenmanagement: Teams organisieren die Arbeit mit Listen, Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen. Aufgaben unterstützen Zuweisungen, Prioritäten, Fristen, Diskussionen und Anhänge. Projektvorlagen und wiederkehrende Aufgaben helfen dabei, wiederholbare Lieferprozesse zu standardisieren und die Notwendigkeit zu verringern, vertraute Projektstrukturen neu zu erstellen.
• Ressourcenplanung: Ein interaktiver Zeitplan ermöglicht es Managern, Buchungen zu erstellen, zu verschieben und neu zuzuweisen. Verfügbarkeitsindikatoren helfen dabei, überlastete oder untergenutzte Teammitglieder zu identifizieren. Arbeitskapazität, Feiertage und Abwesenheiten können konfiguriert werden, und geplante Zuweisungen können zu Zeitstundeneinträgen werden, um einen Vergleich mit der tatsächlichen Arbeit zu ermöglichen.
• Zeiterfassung und Genehmigungen: Benutzer erfassen Stunden mit Timern oder täglichen und wöchentlichen Zeiterfassungsbögen. Abrechenbare und Kostenraten können je nach Projekt, Person oder Aktivitätskategorie variieren. Genehmigungsregeln, optionale Sperrungen genehmigter Einträge, Budgets und Schwellenwertwarnungen unterstützen eine kontrolliertere Zeiterfassung.
• Ausgaben und Rechnungsstellung: Teams erfassen Projektausgaben und übertragen nicht abgerechnete Zeiten, Ausgaben und feste Beträge in markenbezogene Rechnungen. Wiederkehrende Rechnungen, Retainer, Zahlungserinnerungen, Gutschriften und unterstützte Online-Zahlungsgateways helfen bei der Verwaltung laufender Kundenabrechnungen.
• Berichterstattung und Integrationen: Berichte verbinden den Projektfortschritt mit Auslastung, Kosten und Abrechnung. Gespeicherte Berichte können automatisch per E-Mail versendet werden. Integrationen umfassen Xero, QuickBooks Online, GitHub, Google Drive und Dropbox, während Zapier und die API breitere Workflows unterstützen. Avaza bietet auch einen MCP-Server für kompatible KI-Assistenten an.

Wie können Unternehmen Avaza nutzen?

• Kreative und Marketingagenturen können Kampagnen in wiederholbare Projekte strukturieren, Lieferungen mit Kunden besprechen und den aufgezeichneten Aufwand mit der in ihrem Vertrag enthaltenen Arbeit vergleichen.
• IT-Dienstleister und Beratungsunternehmen können Spezialisten über verschiedene Aufträge hinweg zuweisen, abrechenbare Beratungs- oder Entwicklungsstunden verfolgen und Rechnungen unter Verwendung der zugehörigen Projektunterlagen vorbereiten.
• Verteilte professionelle Teams können kommende Zuweisungen koordinieren, Abwesenheiten berücksichtigen und Unterschiede zwischen geplanter Arbeit und eingereichten Zeiterfassungen überprüfen.
• Unabhängige Fachleute und kleine Dienstleistungsfirmen können Kostenvoranschläge, Projektaktivitäten, erstattungsfähige Ausgaben und wiederkehrende Kundenabrechnungen über einen gemeinsamen Betriebsarbeitsbereich verwalten.

Welche Vorteile bietet Avaza?

Avaza verbindet die Durchführung von Aktivitäten mit Abrechnungsdaten, was Teams hilft, nicht abgerechnete Arbeiten zu identifizieren und zu verstehen, wie die verfügbare Kapazität genutzt wird. Gemeinsame Aufzeichnungen können die doppelte Eingabe zwischen Planung, Zeiterfassung und Rechnungsstellung reduzieren. Berichte bieten eine Grundlage zur Überprüfung von Projektkosten, Einnahmen und Auslastung zusammen.

Die Beteiligung der Kunden kann auch Diskussionen über Aufgaben und Zeitgenehmigungen einfacher nachvollziehbar machen. Diese Vorteile hängen von einer konsistenten Zeiteingabe, angemessenen Raten und geeigneten Genehmigungseinstellungen ab.

Wie ist die Benutzererfahrung von Avaza?

Avaza bietet Zugriff über den Browser und mobile Anwendungen. Die dokumentierte Schnittstelle umfasst visuelle Aufgabenboards, Zeitplan-Zeitleisten und Zeiterfassungsraster. Die Einrichtung umfasst das Hinzufügen von Kunden und Projekten, das Einladen von Benutzern, das Zuweisen von Berechtigungen und das Konfigurieren von Raten.

Alle Pläne beinhalten unbegrenzte Projektmitarbeiter, aber die Zeiterfassung, Finanzen, Planung und Chat haben separate Benutzerzulassungen. Unternehmen sollten diese Grenzen prüfen, wenn sie den Zugriff konfigurieren und die Abonnementkosten schätzen.

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