Happay – Oprogramowanie do zarządzania wydatkami firmowymi

Happay to kompleksowe oprogramowanie do zarządzania wydatkami firmowymi, stworzone w celu automatyzacji i optymalizacji procesów związanych z podróżami służbowymi, rozliczaniem wydatków, płatnościami oraz zgodnością z polityką wewnętrzną firmy. Platforma została zaprojektowana z myślą o nowoczesnych organizacjach i może być skalowana w zależności od wielkości przedsiębiorstwa — od startupów po duże korporacje.

Główne funkcje

Happay oferuje szeroki wachlarz modułów umożliwiających zarządzanie wydatkami pracowników, zwrotami kosztów, rezerwacjami podróży, zgodnością z regulacjami oraz płatnościami realizowanymi za pomocą kart przedpłaconych.

1. Zarządzanie wydatkami
   System automatyzuje cały cykl obiegu wydatków: od zgłoszenia, przez zatwierdzenie, aż po zwrot środków i zaksięgowanie. Pracownicy mogą przesyłać paragony, składać wnioski i śledzić status zwrotu. Działy finansowe korzystają z automatycznej kontroli zgodności z polityką, rozpoznawania paragonów i gotowych do audytu raportów.

2. Zarządzanie podróżami służbowymi
   Zintegrowany system rezerwacji pozwala pracownikom na dokonywanie rezerwacji zgodnych z firmową polityką — obejmuje loty, hotele i transport. Proces zatwierdzania i kontrola kosztów są w pełni zautomatyzowane.

3. Karty przedpłacone i firmowe
   Happay umożliwia wystawianie fizycznych i wirtualnych kart płatniczych dla pracowników, działów czy kontrahentów. Karty mogą mieć indywidualnie dopasowane limity, ograniczenia zakupów i śledzenie transakcji w czasie rzeczywistym.

4. Zwroty i rozliczenia
   Po zatwierdzeniu wniosku o zwrot, środki mogą być automatycznie przelane na konto pracownika. System umożliwia też hurtowe przetwarzanie wielu zwrotów jednocześnie, co oszczędza czas i zmniejsza ilość pracy manualnej.

5. Audyt i zgodność z przepisami
   Zaawansowane narzędzia analityczne i audytowe wykrywają błędy, duplikaty i niezgodności z wewnętrznymi zasadami. Oprogramowanie wspiera zgodność z lokalnymi przepisami podatkowymi i generuje przejrzyste, audytowalne raporty.

6. Analityka i raportowanie
   Dashboardy analityczne umożliwiają szczegółowy wgląd w trendy wydatków, centra kosztów, zachowania pracowników oraz wydajność dostawców. Raporty można dostosować do potrzeb działu finansów i zarządu.

7. Aplikacja mobilna
   Dzięki aplikacji mobilnej użytkownicy mogą zgłaszać wydatki, skanować paragony (z użyciem OCR) i śledzić proces zatwierdzania w czasie rzeczywistym. Menedżerowie mogą akceptować wnioski jednym kliknięciem, gdziekolwiek się znajdują.

8. Integracje z systemami firmowymi
   Happay łatwo integruje się z systemami ERP, księgowości, kadrowymi i płacowymi, umożliwiając automatyczną synchronizację danych oraz eliminując podwójne wpisy i błędy.

Zastosowania

• Podróże służbowe: planowanie, rezerwacje i rozliczanie wydatków zgodnie z polityką firmy.

• Świadczenia pracownicze: dystrybucja benefitów i dodatków przy użyciu kart cyfrowych.

• Zarządzanie wydatkami oddziałów: pełna kontrola nad gotówką i zakupami w oddziałach terenowych.

• Płatności dla dostawców: śledzenie i realizacja płatności w ramach budżetu.

Bezpieczeństwo i zgodność

Happay stosuje zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie danych, kontrola dostępu na poziomie ról i logi audytowe. Oprogramowanie jest zgodne z przepisami podatkowymi i ochrony danych (np. RODO), co czyni je odpowiednim dla firm działających międzynarodowo.

Korzyści

• Skrócenie czasu obsługi zwrotów i rozliczeń.

• Pełna przejrzystość i kontrola nad wydatkami w firmie.

• Automatyczna zgodność z politykami wewnętrznymi i przepisami prawa.

• Zadowolenie pracowników dzięki prostym i szybkim procesom.

• Eliminacja papierowej dokumentacji i ręcznego wprowadzania danych.

Podsumowanie

Happay to modułowa, skalowalna i intuicyjna platforma, która pozwala firmom nowoczesnym zarządzać wydatkami w sposób zautomatyzowany i przejrzysty. Dzięki inteligentnej automatyzacji, elastycznej konfiguracji i integracji z systemami biznesowymi, Happay wspiera organizacje w redukcji kosztów i zwiększeniu efektywności operacyjnej. Doskonały wybór zarówno dla rozwijających się firm, jak i dla dużych korporacji.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny