QuickSigner – Ηλεκτρονικές Υπογραφές και Ροές Εργασίας Εγγράφων

Τι είναι το QuickSigner και πώς λειτουργεί;

Το QuickSigner είναι μια πλατφόρμα ηλεκτρονικής υπογραφής βασισμένη στο σύννεφο για επιχειρήσεις, ελεύθερους επαγγελματίες, μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς και ομάδες που χρειάζονται να υπογράψουν συμφωνίες εξ αποστάσεως. Συνδυάζει την προετοιμασία εγγράφων, τη συλλογή υπογραφών, την παρακολούθηση προόδου και τη λήψη ολοκληρωμένων PDF σε μια ροή εργασίας μέσω προγράμματος περιήγησης. Ένας αποστολέας δημιουργεί έναν λογαριασμό, ανεβάζει ένα έγγραφο, προσθέτει παραλήπτες και τοποθετεί τα πεδία που πρέπει να συμπληρώσει ο κάθε άνθρωπος. Οι παραλήπτες λαμβάνουν έναν ασφαλή σύνδεσμο μέσω email και μπορούν να σχεδιάσουν, να πληκτρολογήσουν ή να ανεβάσουν την υπογραφή τους χωρίς να χρειάζεται να εγγραφούν ή να εγκαταστήσουν μια εφαρμογή. Τα έγγραφα μπορούν να προχωρήσουν μέσω μιας καθορισμένης σειράς υπογραφής ή να φτάσουν σε πολλούς υπογράφοντες ταυτόχρονα.

Αφού ολοκληρωθεί η υπογραφή, το QuickSigner σφραγίζει το PDF και παρέχει ένα πιστοποιητικό ολοκλήρωσης με καταγεγραμμένα γεγονότα υπογραφής. Οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν την εφαρμογή ιστού απευθείας ή να συνδέσουν ηλεκτρονικές υπογραφές με το δικό τους λογισμικό μέσω του REST API της πλατφόρμας.

Ποιες είναι οι βασικές δυνατότητες του QuickSigner;

• Προετοιμασία εγγράφων και επαναχρησιμοποιούμενα πρότυπα. Οι αποστολείς τοποθετούν πεδία υπογραφής, σφραγίδας, κειμένου, ημερομηνίας, αρχικών, πλαισίων ελέγχου και επισυναπτόμενων σε έγγραφα, ανάλογα με τη συνδρομή τους. Τα επαναχρησιμοποιούμενα πρότυπα διατηρούν τις διατάξεις πεδίων για επαναλαμβανόμενες συμφωνίες, μειώνοντας την επαναλαμβανόμενη προετοιμασία όταν στέλνουν την ίδια δομή εγγράφου σε διαφορετικούς παραλήπτες.
• Πολλοί υπογράφοντες και σειρά υπογραφής. Οι αιτήσεις μπορούν να περιλαμβάνουν αρκετούς παραλήπτες, με πεδία που αποδίδονται ατομικά. Η διαδοχική υπογραφή υποστηρίζει ροές εργασίας όπου ένα μέρος πρέπει να υπογράψει πριν από την ειδοποίηση ενός άλλου.
• Παρακολούθηση και οργάνωση εγγράφων. Οι αποστολείς μπορούν να ελέγξουν την πρόοδο της αίτησης, να εντοπίσουν εκκρεμείς υπογραφές και να στείλουν υπενθυμίσεις. Οι αναζητήσεις, τα φίλτρα, οι ετικέτες και οι αναφορές βοηθούν τις ομάδες να εντοπίζουν συμφωνίες και να παρακολουθούν τη δραστηριότητα των εγγράφων χωρίς να βασίζονται εντελώς σε συνομιλίες μέσω email.
• Σφράγιση εγγράφων και αποδεικτικά υπογραφής. Το QuickSigner χρησιμοποιεί σφράγιση PAdES με πιστοποιητικό από την Adobe Approved Trust List. Τα αρχεία καταγραφής γεγονότων καταγράφουν πληροφορίες όπως χρονοσήματα, διευθύνσεις IP, λεπτομέρειες συσκευών, συγκατάθεση και δραστηριότητα υπογραφής. Οι ολοκληρωμένες αιτήσεις περιλαμβάνουν ένα πιστοποιητικό που διατηρεί την ιστορία υπογραφής.
• Επιπλέον επαλήθευση και ροές εργασίας ομάδας. Το επαγγελματικό σχέδιο προσθέτει κωδικούς επαλήθευσης μιας χρήσης μέσω SMS ή WhatsApp, μαζική αποστολή, δυνατότητες ομάδας και επεξεργασία αποσταλμένων αιτήσεων. Αυτά τα εργαλεία υποστηρίζουν τις επιχειρήσεις που συντονίζουν μεγαλύτερους φόρτους εγγράφων ή απαιτούν ένα επιπλέον βήμα επαλήθευσης παραλήπτη.
• REST API και ενσωματωμένη υπογραφή. Οι προγραμματιστές μπορούν να δημιουργούν αιτήσεις από ανεβασμένα αρχεία ή αποθηκευμένα πρότυπα, να ενσωματώνουν τη διεπαφή υπογραφής, να λαμβάνουν ειδοποιήσεις webhook και να ανακτούν ολοκληρωμένα έγγραφα. Η αυθεντικοποίηση API-key και ένας δωρεάν λογαριασμός προγραμματιστή υποστηρίζουν την ανάπτυξη ενσωμάτωσης πριν από την παραγωγική ανάπτυξη.

Πώς μπορούν οι επιχειρήσεις να χρησιμοποιήσουν το QuickSigner;

• Πρακτορεία και σύμβουλοι μπορούν να στέλνουν συμφωνίες υπηρεσιών και συμφωνίες μη αποκάλυψης στους πελάτες, να επαναχρησιμοποιούν καθιερωμένα πρότυπα και να ελέγχουν ποια έγγραφα χρειάζονται ακόμη υπογραφές.
• Ομάδες HR μπορούν να συλλέγουν υπογραφές σε προσφορές εργασίας και έγγραφα ένταξης, συντονίζοντας πολλούς συμμετέχοντες όταν απαιτούνται εσωτερικές και εξωτερικές υπογραφές.
• Διαχειριστές ακινήτων μπορούν να κατευθύνουν συμφωνίες ενοικίασης και σχετικά έγγραφα σε πολλαπλά μέρη, κρατώντας αρχείο της ολοκληρωμένης διαδικασίας υπογραφής.
• Προμηθευτές λογισμικού και ομάδες ενσωμάτωσης μπορούν να προσθέσουν υπογραφή συμβολαίων στην ένταξη πελατών ή σε ροές εργασίας CRM. Οι ολοκληρωμένες ειδοποιήσεις webhook μπορούν να ενημερώνουν τα συνδεδεμένα συστήματα όταν μια συμφωνία έχει ολοκληρωθεί.

Ποια οφέλη προσφέρει το QuickSigner;

Το QuickSigner συνδυάζει την προετοιμασία, την υπογραφή, την παρακολούθηση και τη συλλογή αποδεικτικών σε μία ροή εργασίας. Η υπογραφή χωρίς λογαριασμό μειώνει τις απαιτήσεις ρύθμισης για τους παραλήπτες, ενώ τα πρότυπα και οι υπενθυμίσεις βοηθούν τους αποστολείς να διαχειρίζονται επαναλαμβανόμενη διοικητική εργασία.

Τα πληρωμένα σχέδια ιστού περιλαμβάνουν απεριόριστα έγγραφα, με ξεχωριστούς περιορισμούς για το μέγεθος αρχείων, τους παραλήπτες και τα έγγραφα ανά αίτηση. Η χρήση του API παραγωγής έχει τα δικά της τέλη. Η σφράγιση με βάση το πιστοποιητικό δίνει επίσης στους παραλήπτες έναν τρόπο να ελέγχουν την ακεραιότητα των εγγράφων σε συμβατό λογισμικό PDF.

Πώς είναι η εμπειρία χρήστη του QuickSigner;

Η τεκμηριωμένη διεπαφή ακολουθεί μια ακολουθία ανεβάσματος, προετοιμασίας, αποστολής και παρακολούθησης. Οι αποστολείς τοποθετούν πεδία σε μια προεπισκόπηση εγγράφου και παρακολουθούν τις αιτήσεις μέσω ενός πίνακα ελέγχου. Οι παραλήπτες ολοκληρώνουν τα αποδεσμευμένα πεδία τους σε ένα πρόγραμμα περιήγησης στον υπολογιστή, το tablet ή το τηλέφωνό τους.

Η διαδικασία ένταξης μπορεί να ξεκινήσει με το δωρεάν σχέδιο ή μια δοκιμή πληρωμένου σχεδίου. Οι διαθέσιμες μορφές αρχείων, τα επαναχρησιμοποιούμενα πρότυπα, οι επιλογές επαλήθευσης και τα εργαλεία ομάδας εξαρτώνται από τη επιλεγμένη συνδρομή. Οι προγραμματιστές διαθέτουν μια διαδραστική αναφορά API και δοκιμαστικές αιτήσεις; τα ολοκληρωμένα δοκιμαστικά έγγραφα φέρουν υδατογράφημα.