SmartSuite – Einheitliche Arbeitsmanagement-Plattform

SmartSuite ist eine umfassende Lösung für das Arbeitsmanagement, die darauf ausgelegt ist, Geschäftsabläufe in einer einzigen, flexiblen Plattform zu zentralisieren. Sie ermöglicht es Teams jeder Größe, Arbeitsabläufe einfach zu planen, zu verfolgen und zu automatisieren – und ersetzt dabei fragmentierte Systeme wie Tabellenkalkulationen, Aufgabenverwaltungen und isolierte Kollaborationstools.

Im Kern vereint SmartSuite Projektmanagement, Aufgabenverfolgung, Datenbankfunktionen, Automatisierung und Teamkommunikation in einer kohärenten Umgebung. Die Plattform bietet einen modernen No-Code-Ansatz zur Erstellung und Verwaltung individueller Arbeitsabläufe, die sich an jeden Geschäftsprozess anpassen lassen – sei es für Vertriebspipelines, Mitarbeiter-Onboarding, IT-Services oder Marketingkampagnen.

Hauptfunktionen

• Anpassbare Arbeitsbereiche: Nutzer können mithilfe von Drag-and-Drop-Werkzeugen und vorgefertigten Vorlagen maßgeschneiderte Lösungen erstellen. Jeder Arbeitsbereich kann eine Abteilung, ein Projekt oder eine Funktion abbilden und enthält vollständig konfigurierbare Tabellen, Felder und Ansichten.

• Mehrere Ansichtsmodi: Daten lassen sich im Raster-, Kanban-, Kalender-, Zeitstrahl-, Gantt-, Karten- oder Kartenansicht darstellen. Diese Flexibilität ermöglicht es verschiedenen Teams – von Entwicklern bis zu Marketern – nach ihren eigenen Vorlieben zu arbeiten.

• Automatisierungs-Engine: Wiederkehrende Aufgaben können durch intuitive Logik-Builder automatisiert werden. Automatisierungen unterstützen Auslöser, Bedingungen und Aktionen wie Statusänderungen, E-Mail-Benachrichtigungen, Feldaktualisierungen oder Integrationen mit Drittanbieter-Apps.

• Erweiterte Feldtypen: SmartSuite unterstützt über 40 Feldtypen, darunter Text, Datum, Währung, Formeln, Dateiuploads, Barcodes, Checklisten, Unterschriften und relationale Felder zur Verknüpfung von Datensätzen.

• Integrierte Zeiterfassung: Eingebaute Timer und Zeitprotokolle helfen, Arbeitsstunden nach Aufgabe, Benutzer oder Projekt zu erfassen und erleichtern so die Ressourcenplanung und Leistungsanalyse.

• Teamkollaboration: Kommentarfunktionen, Aktivitätenverfolgung und Echtzeit-Updates sorgen für nahtlose Kommunikation. Kommentare können verschachtelt und direkt mit bestimmten Datensätzen oder Aufgaben verknüpft werden.

• Dokumentendesigner: Nutzer können professionelle Dokumente – wie Rechnungen, Verträge oder Marketingunterlagen – direkt aus Datensätzen mithilfe anpassbarer Vorlagen erstellen.

Branchenlösungen

SmartSuite ist branchenneutral, bietet jedoch gezielte Lösungen für:

• Dienstleistungsunternehmen: Kundenprojekte, Zeitnachweise und Abrechnungen effizient verwalten.

• Bauwesen und Technik: Aufgaben, Baufortschritte, Auftragnehmer und Bestände koordinieren.

• Bildungseinrichtungen: Stundenpläne, Veranstaltungen und administrative Prozesse organisieren.

• Gesundheitswesen: Patienteninformationen, Termine und regulatorische Dokumentationen verwalten.

• Non-Profit-Organisationen: Spenderdaten, Kampagnen, Veranstaltungen und Freiwilligenarbeit verwalten.

Sicherheit und Governance

Datenschutz und Compliance stehen im Mittelpunkt der Plattformarchitektur. SmartSuite unterstützt:

• Rollenbasierte Berechtigungen bis auf Feldebene

• Protokollierung aller Aktivitäten zur Nachverfolgbarkeit

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

• Sichere Datenspeicherung und verschlüsselte Kommunikation

• Unterstützung für DSGVO- und HIPAA-konforme Nutzung

Integrationen und API-Zugang

SmartSuite lässt sich mit zahlreichen Business-Tools verbinden. Die Plattform bietet Integrationen mit Kommunikationstools, Cloud-Speichern, Kalendern und mehr – nativ oder über Automatisierungsdienste.

Eine leistungsfähige REST-API und Unterstützung für Webhooks ermöglichen die Entwicklung individueller Integrationen mit internen oder externen Systemen.

Benutzererfahrung

SmartSuite legt Wert auf Benutzerfreundlichkeit – mit einer übersichtlichen Oberfläche, schneller Einarbeitung und intuitiver Bedienung. Drag-and-Drop-Funktionalität, Echtzeit-Synchronisation und Inline-Bearbeitung minimieren Reibungsverluste sowohl für technische als auch nicht-technische Nutzer.

Zur Unterstützung stellt SmartSuite bereit:

• Integrierte Tutorials und geführte Anleitungen

• Eine umfassende Hilfe-Datenbank

• Community-Foren und Online-Schulungen

Fazit

SmartSuite ist eine vielseitige und leistungsstarke Plattform zur Verwaltung von Arbeit, Daten und Zusammenarbeit. Sie konsolidiert verschiedene Werkzeuge in einer zentralen Umgebung und hilft Unternehmen, Transparenz zu schaffen, manuelle Prozesse zu reduzieren und die betriebliche Effizienz zu steigern. Dank ihres flexiblen, konfigurierbaren Aufbaus eignet sich SmartSuite für Startups, kleine und mittelständische Unternehmen sowie Konzerne.