Zistemo – Παρακολούθηση Χρόνου Έργου και Διαχείριση Επιχείρησης

Τι είναι το Zistemo και πώς λειτουργεί;

Το Zistemo είναι λογισμικό στο σύννεφο που συνδέει τη διαχείριση έργων, την παρακολούθηση χρόνου, την παρακολούθηση παρουσιών υπαλλήλων και την τιμολόγηση πελατών. Εξυπηρετεί ελεύθερους επαγγελματίες, πρακτορεία, συμβούλους και επιχειρήσεις που χρειάζονται να κατανοήσουν πώς οι ώρες εργασίας μεταφράζονται σε κόστος έργων και τιμολόγια. Αντί να διατηρούν αρχεία παρουσίας, φύλλα χρόνου έργων και πληροφορίες τιμολόγησης σε ξεχωριστές εφαρμογές, οι ομάδες μπορούν να διαχειρίζονται αυτές τις σχετικές ροές εργασίας σε μία μόνο πλατφόρμα.

Μια τυπική ροή εργασίας ξεκινά με τη δημιουργία πελάτη και έργου, τον καθορισμό καθηκόντων, την ανάθεση ατόμων και την επιλογή κανόνων τιμολόγησης. Οι υπάλληλοι καταγράφουν τον χρόνο τους στο έργο, ενώ οι διαχειριστές ελέγχουν την πρόοδο και προετοιμάζουν τιμολόγια από την καταγεγραμμένη εργασία. Η διαχείριση παρουσίας προσθέτει μια ξεχωριστή άποψη των προγραμμάτων εργασίας, των διαλειμμάτων, των αδειών και της υπερωρίας. Αυτή η διάκριση βοηθά τις επιχειρήσεις να παρακολουθούν τόσο τη διαθεσιμότητα των υπαλλήλων όσο και τον χρόνο που έχει ανατεθεί σε ατομικές αναθέσεις.

Ποιες είναι οι κύριες δυνατότητες του Zistemo;

• Σχεδιασμός και προϋπολογισμός έργων. Οι ομάδες μπορούν να οργανώνουν έργα σε λίστες ή σε προβολές Kanban, να επαναχρησιμοποιούν πρότυπα και να αναθέτουν καθήκοντα σε υπαλλήλους. Οι επιλογές τιμολόγησης περιλαμβάνουν ωριαία καθήκοντα, έργα και τιμές προσωπικού, σταθερά ποσά και ημερήσιες τιμές. Οι προϋπολογισμοί μπορούν να βασίζονται σε ώρες ή κόστη.
• Παρακολούθηση χρόνου έργου και εγκρίσεις. Οι υπάλληλοι καταγράφουν τον χρόνο τους στις αναθέσεις τους και υποβάλλουν εβδομαδιαίες ή μηνιαίες αναφορές για έγκριση. Οι επιτηρητές μπορούν να ελέγχουν τα εκκρεμή φύλλα χρόνου πριν οι καταγεγραμμένες ώρες μεταφερθούν σε ροές εργασίας τιμολόγησης, δημιουργώντας ένα σημείο ελέγχου μεταξύ παράδοσης και τιμολόγησης.
• Διαχείριση παρουσίας και απουσίας. Τα ρυθμιζόμενα πρότυπα καλύπτουν πλήρη, μερική και ευέλικτη προγράμματα. Οι διαχειριστές μπορούν να καθορίσουν κανόνες διαλειμμάτων, ειδοποιήσεις υπερωρίας, επιτρεπόμενες άδειες και τύπους απουσίας. Τα ημερολόγια τμημάτων φέρνουν τις επερχόμενες άδειες και τη διαθεσιμότητα της ομάδας σε μια κοινή προβολή προγραμματισμού.
• Εκτιμήσεις, τιμολόγια και παρακολούθηση πληρωμών. Οι επιχειρήσεις μπορούν να μετατρέπουν εκτιμήσεις σε έργα ή τιμολόγια, να προσαρμόζουν διατάξεις εγγράφων και να τιμολογούν σε διαφορετικά νομίσματα και γλώσσες. Οι διατηρήσεις, οι προπληρωμένες υπηρεσίες, οι αυτόματες υπενθυμίσεις πληρωμών και οι καταστάσεις πληρωμών τιμολογίων υποστηρίζουν τη συνεχιζόμενη διοίκηση πελατών.
• Ενσωματώσεις και αναφορές. Οι επίσημοι πόροι ενσωμάτωσης καλύπτουν εργαλεία όπως QuickBooks, Xero, Asana, Jira, Slack, Microsoft Teams, HubSpot και Pipedrive. Η πρόσβαση API παρέχει έναν άλλο δρόμο για τη σύνδεση επιχειρηματικών συστημάτων, ενώ η αναφορά βοηθά τις ομάδες να εξετάσουν τον χρόνο, τα κόστη και την απόδοση έργων.

Πώς μπορούν οι επιχειρήσεις να χρησιμοποιήσουν το Zistemo;

• Πρακτορεία και συμβουλευτικές υπηρεσίες μπορούν να συνδέσουν χρεώσιμη εργασία με τιμολόγια πελατών, να συγκρίνουν την προσπάθεια του έργου με τους συμφωνηθέντες προϋπολογισμούς και να ελέγξουν τις καταγεγραμμένες ώρες πριν χρεώσουν τους πελάτες.
• Ελεύθεροι επαγγελματίες και μικρές επιχειρήσεις υπηρεσιών μπορούν να προετοιμάσουν εκτιμήσεις, να παρακολουθούν αναθέσεις, να καταγράφουν δαπάνες και να διατηρούν εγγράφως τιμολόγησης με επωνυμία χωρίς να συναρμολογούν ξεχωριστά εργαλεία για κάθε βήμα.
• Διευθυντές τμημάτων μπορούν να συντονίζουν τα προγράμματα των υπαλλήλων, να εξετάζουν αιτήματα αδειών και να υπολογίζουν τις επερχόμενες απουσίες κατά την κατανομή εργασίας.
• Επιχειρήσεις με επαναλαμβανόμενες σχέσεις πελατών μπορούν να διαχειρίζονται προπληρωμένες υπηρεσίες και διατηρήσεις ενώ διατηρούν τις υπολοίπες τιμολογίων και τις υπενθυμίσεις πληρωμής ορατές.

Ποια οφέλη προσφέρει το Zistemo;

Η σύνδεση των καταγραφών χρόνου με τη διαχείριση έργων μπορεί να μειώσει την επαναλαμβανόμενη εισαγωγή δεδομένων και να διευκολύνει την παρακολούθηση της τιμολόγησης πίσω στην παραδοθείσα εργασία. Οι διαχειριστές αποκτούν μια πιο καθαρή βάση για να συζητήσουν την κατανάλωση προϋπολογισμού, το φόρτο εργασίας και τη διαθέσιμη ικανότητα. Οι ρυθμιζόμενοι κανόνες παρουσίας βοηθούν επίσης στην τυποποίηση του τρόπου που διάφορες ομάδες καταγράφουν τις ώρες εργασίας και ζητούν άδεια.

Η πρακτική του αξία εξαρτάται από τη συνεπή καταγραφή χρόνου και τη κατάλληλη ρύθμιση. Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να ελέγχουν προσεκτικά τα όρια του σχεδίου: η πρόσβαση της ομάδας, οι εγκρίσεις φύλλων χρόνου, ο προγραμματισμός πόρων και οι προηγμένες δυνατότητες ανάλυσης διαφέρουν ανάμεσα σε συνδρομές.

Πώς είναι η εμπειρία χρήστη του Zistemo;

Η τεκμηριωμένη διεπαφή περιλαμβάνει επισκοπήσεις έργων, προβολές λίστας και πίνακα, πίνακες παρουσίας, ημερολόγια και επεξεργαστές εγγράφων. Οι διαχειριστές μπορούν να ενεργοποιήσουν σχετικές ενότητες και να ρυθμίσουν πρότυπα παρουσίας για ομάδες ή άτομα. Οι υπάλληλοι μπορούν να κάνουν check-in και check-out χρησιμοποιώντας ένα κουμπί που είναι διαθέσιμο σε όλη τη διεπαφή παρουσίας.

Η πρόσβαση μέσω διαδικτύου συμπληρώνεται από εφαρμογές iOS και Android. Η αρχική ρύθμιση περιλαμβάνει τον καθορισμό πελατών, έργων, αδειών, τιμών και κανόνων χρόνου εργασίας. Ο προμηθευτής παρέχει μια αναζητήσιμη βάση γνώσεων και ειδικές συνεδρίες για ερωτήσεις σχετικά με την ένταξη; αυτές οι παρατηρήσεις περιγράφουν την τεκμηρίωσή της παρά τις πρακτικές δοκιμές.

Ξεκινήστε τη δωρεάν δοκιμή σας