Zistemo – Urmărirea timpului de proiect și managementul afacerii

Ce este Zistemo și cum funcționează?

Zistemo este un software cloud care conectează managementul proiectelor, urmărirea timpului, prezența angajaților și facturarea clienților. Acesta servește liber-profesioniștilor, agențiilor, consultantilor și afacerilor care au nevoie să înțeleagă cum orele lucrate se traduc în costurile proiectului și facturi. În loc să păstreze înregistrările de prezență, foile de timp ale proiectului și informațiile de facturare în aplicații separate, echipele pot gestiona aceste fluxuri de lucru corelate într-o singură platformă.

Un flux de lucru tipic începe cu crearea unui client și a unui proiect, definirea sarcinilor, atribuirea persoanelor și alegerea regulilor de facturare. Angajații își înregistrează timpul de proiect, în timp ce managerii revizuiesc progresul și pregătesc facturi din munca înregistrată. Managementul prezenței adaugă o vedere separată a programelor de lucru, pauzelor, concediilor și orelor suplimentare. Această distincție ajută afacerile să urmărească atât disponibilitatea angajaților, cât și timpul alocat sarcinilor individuale.

Care sunt caracteristicile cheie ale Zistemo?

• Planificarea și bugetarea proiectelor. Echipele pot organiza proiectele în vizualizări de listă sau Kanban, reutiliza șabloane și atribui sarcini angajaților. Opțiunile de facturare includ tarife pe oră pentru sarcini, proiecte și personal, sume fixe și tarife pe zi. Bugetele pot fi bazate pe ore sau costuri.
• Urmărirea timpului proiectului și aprobările. Angajații își înregistrează timpul pentru sarcinile lor și depun rapoarte săptămânale sau lunare pentru revizuire. Supraveghetorii pot inspecta foile de timp pendinte înainte ca orele înregistrate să treacă în fluxurile de facturare, creând un punct de control între livrare și facturare.
• Managementul prezenței și absențelor. Șabloanele configurabile acoperă programele de muncă cu normă întreagă, cu normă parțială și flexibile. Administratorii pot defini reguli pentru pauze, notificări pentru ore suplimentare, alocații pentru concedii și tipuri de absență. Calendarele departamentale aduc concediile viitoare și disponibilitatea echipei într-o vedere comună de planificare.
• Estimări, facturi și urmărirea plăților. Afacerile pot transforma estimările în proiecte sau facturi, personaliza aspectul documentelor și factura în diferite monede și limbi. Retainerii, serviciile plătite în avans, mementourile automate de plată și starea plăților facturilor sprijină administrarea continuă a clienților.
• Integrări și raportare. Resursele oficiale de integrare acoperă instrumente precum QuickBooks, Xero, Asana, Jira, Slack, Microsoft Teams, HubSpot și Pipedrive. Accesul API oferă o altă cale pentru conectarea sistemelor de afaceri, în timp ce raportarea ajută echipele să examineze timpul, costurile și performanța proiectului.

Cum pot afacerile utiliza Zistemo?

• Agențiile și consultanțele pot conecta munca facturabilă la facturile clienților, compara efortul proiectului cu bugetele convenite și revizui orele înregistrate înainte de a taxa clienții.
• Libero-profesioniștii și micile afaceri de servicii pot pregăti estimări, urmări sarcinile, înregistra cheltuielile și menține documente de facturare personalizate fără a asambla instrumente separate pentru fiecare pas.
• Managerii de departament pot coordona programele angajaților, revizui cererile de concediu și ține cont de absențele viitoare atunci când alocă muncă.
• Afaceri cu relații recurente cu clienții pot gestiona serviciile plătite în avans și retainerii, menținând în același timp soldurile facturilor și mementourile de plată vizibile.

Ce beneficii oferă Zistemo?

Conectarea înregistrărilor de timp cu administrarea proiectelor poate reduce introducerea repetată de date și face facturarea mai ușor de urmărit înapoi la munca livrată. Managerii obțin o bază mai clară pentru a discuta despre consumul bugetului, volumul de muncă și capacitatea disponibilă. Regulile de prezență configurabile ajută, de asemenea, la standardizarea modului în care echipele diferite înregistrează orele lucrate și solicită concedii.

Valoarea sa practică depinde de înregistrarea consistentă a timpului și de configurarea potrivită. Afacerile ar trebui să verifice cu atenție limitele planului: accesul echipelor, aprobările foilor de timp, planificarea resurselor și capacitățile avansate de analiză variază între abonamente.

Care este experiența utilizatorului Zistemo?

Interfața documentată include previzualizări ale proiectelor, vizualizări de listă și tablouri, tablouri de prezență, calendare și editoare de documente. Administratorii pot activa module relevante și configura șabloane de prezență pentru echipe sau indivizi. Angajații pot verifica intrarea și ieșirea folosind un buton disponibil pe tot parcursul interfeței de prezență.

Accesul web este suplimentat de aplicații pentru iOS și Android. Configurarea inițială implică definirea clienților, proiectelor, permisiunilor, tarifelor și regulilor de timp de lucru. Vânzătorul furnizează o bază de cunoștințe căutabilă și sesiuni de expert pentru întrebările de integrare; aceste observații descriu documentația sa mai degrabă decât testarea practică.

Începeți perioada de probă gratuită