TimeTap – Terminplanung für komplexe Geschäftsabläufe

Was ist TimeTap und wie funktioniert es?

TimeTap ist eine Online-Terminplanungssoftware für Organisationen, die Buchungen über Mitarbeiter, Dienstleistungen, Klassen und Standorte koordinieren. Es kombiniert die Buchung durch den Kunden im Selbstbedienungsmodus mit administrativen Werkzeugen zur Verwaltung von Verfügbarkeiten, Kundeninformationen, Zahlungen und Terminkommunikation. Die Plattform dient Unternehmen, Bildungseinrichtungen, medizinischen Praxen und öffentlichen Institutionen mit Planungsanforderungen, die über einen persönlichen Kalender hinausgehen.

Eine Organisation konfiguriert ihr Personal, Standorte, Dienstleistungen und Buchungsregeln und teilt dann eine gehostete Buchungsseite oder bettet den Planer in ihre Website ein. Kunden wählen aus den verfügbaren Optionen und reichen die während der Buchung angeforderten Informationen ein. Ihre Daten werden in Kundenprofilen oder Terminunterlagen gespeichert, sodass das Personal vor dem Treffen Kontext hat.

TimeTap unterstützt Einzeltermine und Gruppensitzungen. Die Kalender-Synchronisation, automatisierte Nachrichten und konfigurierbare Buchungsabläufe verbinden diese Aktivitäten zu einem konsistenteren Prozess, während höhere Service-Stufen Automatisierung und organisatorische Kontrollen hinzufügen.

Was sind die Hauptmerkmale von TimeTap?

• Konfigurierbare Buchungsseiten: Organisationen können die Buchungsschritte anordnen, ihr Branding anwenden und Informationen über benutzerdefinierte Felder sammeln. Screening-Fragen helfen, die Berechtigung vor der Buchung eines Termins zu überprüfen, wodurch der Buchungsprozess relevanter für die Dienstleistung wird.
• Personal- und Standortplanung: Mehrere Mitarbeiterkalender können zu einer Buchungsseite kombiniert werden, mit Sichtbarkeit auf Termine und Abdeckung. Standorte können eine Buchungsseite teilen oder separate Seiten unter demselben Konto haben, was verteilte Teams unterstützt.
• Kalender- und Verfügbarkeitsautomatisierung: Die bidirektionale Kalender-Synchronisation aktualisiert die Verfügbarkeit in Bezug auf bestehende Verpflichtungen. Die Integration mit Office 365 kann gebuchte Meetings und Urlaube blockieren, einschließlich Ereignisse über mehrere Kalender hinweg. Die Berechnung der Reisezeit und die gemeinsame Raumbuchung adressieren zusätzliche Verfügbarkeitsbeschränkungen.
• Kundenunterlagen und Kommunikation: Buchungsdetails füllen Kundenprofile aus, in denen Teams Informationen und Terminverläufe pflegen können. Automatisierte Bestätigungen, Erinnerungen, Folge-Nachrichten und Rückrufkampagnen bieten Kommunikation vor und nach einem Besuch.
• Klassen, Kurse und Wartelisten: Teams können Sitzungen mit mehreren Teilnehmern anbieten oder Kurse und mehrtägige Veranstaltungen organisieren. Automatisierte Wartelisten benachrichtigen interessierte Kunden, wenn ein Platz oder Termin verfügbar wird, mit Einstellungen für manuelle Kontrollen, wo gewünscht.
• Zahlungen und Geschäftsintegration: Die Integration mit Square unterstützt das Sammeln von Anzahlungen oder vollständigen Zahlungen während der Buchung und die Zuordnung von Zahlungen zu verbundenen Standorten. Die Integration mit Salesforce sendet Kontakt- und Veranstaltungsinformationen in das CRM; API-Zugriff unterstützt Verbindungen mit anderer Geschäftssoftware.

Wie können Unternehmen TimeTap nutzen?

• Professionelle Dienstleistungsteams können Kunden einen Ort bieten, um eine Dienstleistung, einen Standort und ein verfügbares Personalmitglied auszuwählen, während sie Anforderungen vor einer Beratung sammeln.
• Schulungseinrichtungen und Bildungseinrichtungen können Teilnehmer für Klassen, Seminare oder Kurse registrieren, die Kapazität verwalten und Personen kontaktieren, die auf eine Öffnung warten.
• Mobile Dienstleister können Reisen zwischen den Terminstandorten berücksichtigen, wodurch die Notwendigkeit entfällt, manuell Pendelzeiten in ihren Zeitplänen zu reservieren.
• Organisationen, die Salesforce verwenden, können die Terminbuchung mit Kundenunterlagen verknüpfen, Buchungsinformationen in das CRM senden und eingebettete Buchungs-Widgets innerhalb von Salesforce verwenden.

Welche Vorteile bietet TimeTap?

TimeTap bringt Buchung, Aufnahme und Terminkommunikation in einen verbundenen Arbeitsablauf. Dies kann wiederholte Dateneingaben reduzieren und dem Personal Zugriff auf Informationen geben, die sonst über separate E-Mails oder Telefonanrufe eintreffen würden.

Die Kalender-Synchronisation hilft, die kundenorientierte Verfügbarkeit mit bestehenden Verpflichtungen in Einklang zu halten. Wartelisten bieten eine strukturierte Möglichkeit, mit Stornierungen umzugehen, während Reiseberechnungen realistischere Zeitpläne unterstützen. Diese Vorteile hängen von der Konfiguration und dem gewählten Plan ab.

Wie ist die Benutzererfahrung von TimeTap?

TimeTap dokumentiert eine geführte Kontoeinrichtung, gefolgt von zusätzlicher Anpassung. Kunden verwenden eine gehostete Buchungsseite oder einen eingebetteten Planer, während das Personal Kalender und Kundenunterlagen über das Administrationskonto verwaltet.

Organisationen können mit einer gebrandeten Buchungsseite beginnen, ohne eine Website erstellen zu müssen. Komplexere Implementierungen erfordern die Konfiguration von Buchungsregeln, Integrationen und Berechtigungen. Hilfedokumentationen, Demos und Support sind verfügbar, wobei die Supportoptionen je nach Plan variieren.